Strzał w dziesiątkę, czyli 10 najistotniejszych pytań podczas wyboru systemu zarządzania magazynem wysokiego składowania

Z wyborem systemu zarządzania magazynem wysokiego składowania wiąże się lawina pytań. Wątpliwości są nie tylko liczne, ale też bardzo różnorodne: od technicznych zagadnień po kwestie organizacyjne. Aby ułatwić odnalezienie się w gąszczu wątpliwości, wybraliśmy kilka najistotniejszych pytań, które warto sobie zadać, decydując się na wprowadzenie systemu we własnym biznesie.

Dzisiaj rozwiązanie zarządzające magazynem wysokiego składowania to coś znacznie więcej niż system do ewidencjonowania miejsc położenia towaru w magazynie, aby łatwiej było magazynierowi go znaleźć. Niektórym firmom proste systemy ewidencyjne wystarczą, szczególnie tym, które zaczynają informatyzację swojego magazynu. Ale znacznie lepsze efekty osiąga się po wdrożeniu systemu, który może realnie przejąć zarządzanie pracą magazynu. Automatyka zarządzania, w której nie będzie odstępstw od przyjętych reguł, – przynosi realne korzyści biznesowe. Rozwiązanie, w którym kierownik magazynu może się skupić na zarządzaniu ludźmi, a nie na sterowaniu ich bieżącą pracą. Struktura systemu powinna umożliwiać wdrożenie takiej wizji, a zespół je szykujący powinien posiadać doświadczenie w przygotowywaniu takich rozwiązań

Innym ważnym kryterium są narzędzia integracji, w jakie wyposażony jest system. Posiadanie gotowego rozwiązania jest nie wystarczające. Świat elektroniczny dookoła nas bardzo szybko się zmienia, dzisiaj ważne jest nie tyle co gotowy plugin integracyjny, co zdolność systemu do adaptacji do zmieniających się warunków. Przez zdolność rozumiemy tutaj nie to, czy w ogóle technicznie jest to możliwe (bo zawsze usłyszymy, że tak), ale koszty zmian, czasochłonność adaptacji oraz niezawodność wdrażania zmian.

To nie zmienia się od lat. W mojej opinii, najważniejsze są doświadczenia i umiejętności zespołu wdrożeniowego. Owo doświadczenie powinno dotyczyć przede wszystkim osiągniętych rezultatów biznesowych tam, gdzie dany zespół wdrażał rozwiązania. Na pewno znajomość i doświadczenie z konkretnym systemem jest przydatna. Ważne, by najpierw uświadomić sobie swoje wymagania biznesowe względem określonego projektu, bo kupowanie systemu na zasadzie “najlepszy i najtańszy” zwykle kończy się porażką. Warto wybrać taki system, w którym zakres zmian koniecznych do przygotowania będzie najmniejszy. A jeśli już, to by zespół realizujący dane wdrożenie był doświadczony wykonywaniu takich modyfikacji, a nie robił tego po raz pierwszy.

Na rynku można spotkać różne rozwiązania. Większość to takie, które proponują swoje najlepsze praktyki organizacyjne, z ograniczonymi możliwościami skutecznej rozbudowy czy modyfikacji. Jeśli nasze wymagania obecne i w najbliższym, dającym się przewidzieć czasie spełnia taki system – warto go kupić, aby nie przeinwestować. Zwykle jednak, jak już mamy doświadczenia z jakimś systemem na magazynie, to jesteśmy bardziej świadomi swoich potrzeb, i swoich indywidualnych problemów na magazynie. Wówczas potrzebujemy rozwiązania “bliższego ciału”. Warto rozważyć wdrożenie systemu, który może “z pudełka” ma mniej funkcjonalności, ale technologia i zespół wdrożeniowy potrafią precyzyjnie dopasować rozwiązanie do potrzeb organizacyjnych firmy. Kosztuje zwykle więcej, ale efekty biznesowe są często nie do przecenienia. Firm oferujących takie podejście na polskim rynku też jest kilka.

Na zmianę rozwiązań do zarządzania magazynem wpływają głównie zmiany otoczenia technologicznego. Nowe hand-heldy oparte o systemy Android to zmiana technologiczna w stosunku do tych opartych na systemach Windows. Zmieniają się również integracje elektroniczne z kooperantami – głównie spedytorami, ale również z dostawcami towarów. Lepsza awizacja dostaw umożliwia lepsze zarządzanie przyjęciem towarów i ich alokacją w magazynie.

Strategia sprzedaży omnichanel zwykle nie ma wpływu na technologiczną organizację magazynów centralnych, gdyż zazwyczaj wydziela się do obsługi kanałów B2C osobne magazyny / strefy magazynowe. Dzieje się tak, ponieważ organizacja obsługi kompletacji dla sieci sprzedaży a dla kanału B2C jest zupełnie inna.

Oba zakresy funkcjonalne są dziś standardem. Trudno sobie wyobrazić system wspierający prace magazynu bez obsługi procesu inwentaryzacji. Wszak są to czynności przeplatane z innymi, wykonywane przez magazynierów, w trakcie ich dnia pracy. Wobec tego aby zapewnić kompleksowość zarządzania zespołem, najefektywniej jest objąć te działania operacyjne jednym rozwiązaniem.

Dobry system powinien wspierać proces inwentaryzacji który nie powoduje konieczności zawieszania pracy magazynu. W zależności od realizacji zamówień, system blokuje do wydania określone lokacje magazynowe, i w sposób ciągły zleca wybranym magazynierom przeliczenie towaru w określonych lokalizacjach. Sam proces inwentaryzacji lokacji zależy od wielu elementów, np. jednorodności towaru na lokacji, rozmiarów towaru, trudności jego zliczania. Inaczej też obsługuje się lokacje górne, do których magazynier bez wózka koszowego lub zdjęcia palety nie ma dostępu. Często proces ten jest projektowany indywidualnie.

W przypadku zwrotów paczkowych, często proces przebiega w taki sposób, że przesyłka zwrotu jest przyjmowana na magazyn, znakowana i zgłaszana do obsługi w biurze celem zezwolenia na przyjęcie. Po uzyskaniu zezwolenia (sprawdzenie co to za zwrot, i z jakiego powodu go odesłano), określona jest już charakterystyka dalszego procesu, zależnego od identyfikacji typu zwrotu. Po zwolnieniu, towar pełnowartościowy jest przyjmowany jak dostawa od dystrybutora. Oczywiście, taki proces często obejmuje wiele specyficznych scenariuszy (wielokrotnie zależnych nawet od specyfiki obsługi konkretnego klienta) – aby unikać pomyłek i i straty czasu na ich wyjaśnianie warto ten proces dokładnie skonfigurować w systemie.

Najczęstszym błędem jest brak sprecyzowanych potrzeb względem dostawcy systemu i efektu biznesowego, jakiego się oczekuje po wdrożeniu systemu. Dlatego najczęstszym kryterium porównania ofert stają się funkcje (potrzebne lub nie) oraz cena. Potem okazuje się, ze z jakiegoś powodu system “nie działa optymalnie” – tylko owo “optymalnie” nigdy nie było dobrze uświadomione, a już tym bardziej opisane. Tymczasem obszar zarządzania magazynem wysokiego składowania, szczególnie w średnich i większych magazynach, wymaga precyzyjnego zdiagnozowania wąskich gardeł systemu magazynowego, charakterystyki obrotu, i zaplanowania reguł zarządzania pracą magazynu w określonym środowisku.

Tak, pod warunkiem, że zaprosimy do rozmowy partnera doświadczonego i umiejącego myśleć biznesowo, a nie funkcjonalnie. Partnera, który będzie adwersarzem dla kierownika magazynu i managementu firmy, aby w drodze wspólnej dyskusji ustalić najlepsze rozwiązania organizacyjne. Dopiero potem jest czas na wdrożenie systemu. Implementacja zmienionej organizacji nie musi się udać za pierwszym razem – projektowanie organizacji pracy zawsze jest obarczone ryzykiem, którego firma musi być świadoma. Wówczas liczy się szybka reakcja i zdolność do zmian konfiguracji procesu “w locie”.

Jak w każdym projekcie informatycznym, tak i tutaj najwięcej zagrożeń wynika z niedokładności analizy procesów biznesowych firmy na etapie specyfikacji systemu. Musimy być świadomi, ze analitycy systemowi mają tendencję do upraszczania modelu, a rzeczywistość pokazuje, że potrafi być dużo bardziej złożona. Ważne więc, aby podczas etapu specyfikacji poświęcić co najmniej tyle samo czasu sytuacjom powszechnym, jak i tym rzadko spotykanym. Zasada Pereto sprawdza się tutaj znakomicie – 80% czasu wdrożeniowego poświęcamy na przygotowanie obsługi 20% przypadków. Ale to na ich obsłudze “zatnie” się system.