System SCM – zarządzanie łańcuchem dostaw

Jak zarządzać łańcuchem dostaw, aby potrzebny towar – zawsze w terminie i w najlepszej możliwej cenie – znalazł się w naszym magazynie? Czy system SCM potrzebny jest w każdej firmie? Jakie alternatywne rozwiązania stosują przedsiębiorstwa w tym obszarze? W artykule szczegółowo odpowiadamy na powyższe pytania.

Zarządzanie łańcuchem dostaw to wyzwanie, z którym mierzą się wszystkie firmy dystrybucyjne i produkcyjne. Ile towaru zamówić, który dostawca oferuje najkorzystniejsze ceny, jakie opcje transportu będą odpowiednie? Te i wiele innych pytań to codzienność pracy osób odpowiedzialnych za zakupy i organizację łańcucha dostaw.

Pojęcie zarządzania łańcuchem dostaw to – według definicji – proces ujednolicenia przepływu informacji, który w swoim działaniu zapewnienia optymalny przepływ towarów lub surowców z pierwotnego miejsca pozyskania go, aż do miejsca finalnej konsumpcji. Ale na czym konkretnie polega? Na takim ułożeniu i zoptymalizowaniu procesu zamawiania i realizowania zamówień u dostawców, aby w jego efekcie firma zawsze posiadała potrzebne produkty w odpowiednim czasie, ilości oraz korzystnych cenach zakupu.

Rozwiązania SCM (ang. Supply Chain Management) służą do usprawnienia procesu zamawiania towaru u dostawców. W zależności od skali działania przedsiębiorstwa, liczby dostawców z którymi współpracuje i częstotliwości oraz charakterystyki realizowanych transakcji, zarządzanie łańcuchem dostaw odbywa się w różnych modelach.

Najprostszy z nich nie wymaga w zasadzie inwestycji w rozwiązania informatyczne – opiera się na wymianie informacji i tworzeniu uzgodnień mailowo i telefonicznie. Dla małych firm, realizujących niewielkie zamówienia z małą częstotliwością, taki model będzie najlepszy. Zdecydowanie nie ma potrzeby inwestowania w system, kiedy firma po prostu nie skorzystałaby z ich wdrożenia, a wręcz przeciwnie – ich implementacja mogłaby tylko skomplikować działanie.

Drugim popularnym modelem, w jakim firmy zarządzają procesem zamawiania u dostawców jest wymiana plików czyli tzw. EDI. Katalogi produktów z aktualnymi cenami są wysyłane przez dostawców w plikach w odpowiedniej postaci. Te zaś są automatycznie importowane do systemu firmy dystrybucyjnej czy produkcyjnej i już w ramach tego systemu (zazwyczaj klasy ERP) są przetwarzane. Pracownicy mogą przeglądać oferty dostawców, porównywać je i na ich podstawie tworzyć zamówienia dostaw, które następnie są przesyłane do dostawców. Takie rozwiązanie jest na ten moment najbardziej popularne w firmach średniej wielkości, które na co dzień kooperują z kilkoma dostawcami. Kiedy skala zamówień dostaw nie jest bardzo duża, to jak najbardziej możliwe jest zarządzanie relacjami z dostawcami z poziomu systemu ERP i wymienianie się plikami w ramach EDI.

System SCM to specjalnie zaprojektowane rozwiązanie, które służy kompleksowemu zarządzaniu relacjami z dostawcami. Zazwyczaj przyjmuje on formę interfejsu graficznego, który jest udostępniany dostawcom. Dostawcy logują się do platformy SCM i z poziomu swojego indywidualnego konta dodają informacje o ofercie produktowej, warunkach cenowych itp. Rozwiązanie jest ułatwieniem dla dostawców, ponieważ nie muszą oni mieć po swojej stronie wdrożonych żadnych rozwiązań, aby wziąć udział w procesie ofertowania firmy, która posiada swój własny system SCM. Z drugiej strony, rozwiązanie wymaga od dostawców logowania się do platformy, a więc wykonania konkretnej akcji – zazwyczaj firma musi już działać w odpowiedniej skali, aby być dla dostawców na tyle istotnym kontrahentem, by ci faktycznie korzystali z platformy SCM.

Jak już wspomnieliśmy powyżej – czasem najprostsze rozwiązanie będzie najlepszą odpowiedzią na potrzeby firm w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw. Natomiast są sytuacje, kiedy stworzenie i wdrożenie rozbudowanego systemu SCM staje się koniecznością. 

Jakie przesłanki wskazują na to, że system SCM będzie dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstwa? 

• firma potrzebuje gromadzić bardzo szczegółowe informacje na temat produktów,
• częstotliwość wymiany informacji i ich zmienność jest bardzo duża, 
• firma współpracuje z co najmniej kilkunastoma dostawcami,
• możliwość prognozowania dokładnego terminu poszczególnych dostaw jest kluczowa, 
• ze względu na skalę transakcji, braki w zamówieniach mogą stanowić istotną wartość i potrzebna jest ich pełna ewidencja.

Jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie systemu SCM?

• możliwość dotarcia do szerokiego grona dostawców – kontrahenci potrzebują wyłącznie komputera, aby zalogować się do platformy SCM. Nie muszą wdrażać żadnych mechanizmów systemowych po swojej stronie, nie muszą przygotowywać plików w specjalnych formach. Współpraca jest uproszczona, a próg wejścia dla dostawców bardzo niski,
• zwiększenie efektywności pracy działu zakupowego – dzięki systemowi SCM współpraca z wieloma dostawcami równocześnie przebiega płynnie i nie wymaga zwykle interwencji osób zajmujących się zakupami, dzięki czemu pracownicy z tego działu mogą skupić się na bardziej zaawansowanych czynnościach, a w codzienną współpracę z dostawcami ingerować wyłącznie, kiedy pojawi się taka potrzeba, 
• optymalizacja kosztów dostaw – system SCM pozwala na łatwe porównanie oferty wszystkich dostawców i wybór najbardziej korzystnych warunków cenowych oraz optymalnego sposobu transportu.

Zarządzanie łańcuchem dostaw w każdej firmie może wyglądać inaczej z uwagi na skalę działania, ale i rodzaj asortymentu. Przybliżyliśmy podstawowe elementy związane z tym zagadnieniem i omówiliśmy rozwiązania i metody, które są obecnie najczęściej wykorzystywane przez firmy w tym zakresie. Jak widać, system SCM nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem i nie sprawdzi się we wszystkich firmach. Jednocześnie, dla przedsiębiorstw działających w warunkach, które opisaliśmy w artykule, wdrożenie systemu SCM może okazać się rewolucyjną zmianą organizacyjną, istotnie zwiększająca efektywność zarządzania łańcuchem dostaw.