WMS – co to za system? Jakie ma funkcje?

Aktualizacja artykułu – marzec 2025

Oprogramowanie magazynowe WMS to niezbędne narzędzie do optymalizacji działania magazynu, które m.in. usprawnia zarządzanie przyjęciami i monitoruje stany magazynowe. Dzięki niemu firmy mogą lepiej kontrolować swoje zapasy, minimalizować błędy i zwiększać wydajność operacyjną. Systemy magazynowe tego typu rewolucjonizują zarządzanie przestrzenią i zasobami w magazynach na całym świecie. Wspierają procesy logistyczne, automatyzują rutynowe zadania i pozwalają na bardziej efektywne planowanie. Dowiedz się, jakie funkcje oferują i dlaczego są kluczowe dla nowoczesnych przedsiębiorstw.

„System WMS – co to jest?” to jedna z najczęściej wyszukiwanych fraz dotyczących tego tematu. Nic dziwnego – wielu menedżerów i właścicieli firm poszukuje skutecznych rozwiązań, które pomogą usprawnić logistykę i zarządzanie zasobami. Poniższy artykuł zaznajomi Cię z tym rozwiązaniem, przedstawi jego korzyści oraz zaprezentuje, w jaki sposób wpływa ono na poprawę efektywności operacyjnej.

System WMS (ang. Warehouse Management System) to zaawansowane narzędzie informatyczne przeznaczone do zarządzania operacjami magazynowymi. Jest niezbędny w nowoczesnych centrach logistycznych, gdzie wymagana jest wysoka dokładność i szybkość przepływu towarów. Wdrożenie systemu WMS pozwala na automatyzację wielu procesów, takich jak przyjęcie, składowanie, kompletacja czy wysyłka towarów. Dzięki temu systemy magazynowe WMS znacząco przyczyniają się do redukcji błędów i poprawy efektywności pracy. Oprogramowanie umożliwia również lepsze wykorzystanie przestrzeni, zapewniając optymalne rozmieszczenie towarów. Monitorowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym jest kolejną kluczową funkcją WMS, która pozwala na szybką reakcję na zmiany w zapotrzebowaniu. 

Integracja z innymi narzędziami IT firmy, jak system ERP, platforma e-Commerce B2B, czy CRM, rozszerza funkcjonalność WMS, tworząc spójny ekosystem informatyczny. Efektywne zarządzanie zasobami, lepsza obsługa klienta i zwiększenie produktywności – to główne korzyści, jakie niesie za sobą wdrożenie systemu WMS. W związku z tym inwestycja w dobrze dopasowane do potrzeb rozwiązanie jest kluczowa dla firm, które chcą utrzymać konkurencyjność na rynku.

Historia systemów WMS sięga lat 70. XX wieku, kiedy to rozpoczęła się intensywna informatyzacja procesów magazynowych. Początkowo proste oprogramowania z czasem ewoluowały, stając się coraz bardziej złożonymi i funkcjonalnymi. Rozwój technologii umożliwił integrację systemów WMS z nowoczesnymi rozwiązaniami z zakresu robotyki, czy sztucznej inteligencji. Wdrożenie takiego oprogramowanie jest obecnie standardem w branżach wymagających efektywnego zarządzania logistyką – zwłaszcza w przedsiębiorstwach nastawionych na rozwój i skalowanie procesów bez ograniczeń. Dzisiaj, systemy magazynowe WMS są kluczowe dla dynamicznego rozwoju przedsiębiorstw, którym zależy na budowaniu konkurencyjności.

System WMS optymalizuje realizację wszystkich procesów magazynowych: od przyjęcia towaru, przez jego składowanie, aż po finalną wysyłkę. Każdy z nich jest automatycznie rejestrowany w systemie, co pozwala na natychmiastową aktualizację danych magazynowych. Następnie, algorytmy WMS efektywnie kierują rozmieszczeniem produktów, maksymalizując wykorzystanie dostępnej przestrzeni. Rozwiązanie stanowi centrum dowodzenia magazynem i idealnie odwzorowuje wszystkie procesy, które są realizowane w jego obrębie. Picking oraz packing są automatycznie sterowane przez system, który zapewnia, że zamówienia są kompletowane szybko i bezbłędnie. Wdrożenie WMS umożliwia także łatwe zarządzanie zwrotami oraz obsługę reklamacji. Dzięki temu, systemy tej klasy nie tylko zwiększają efektywność operacyjną, ale również poprawiają jakość obsługi klienta. W rezultacie oprogramowanie staje się niezastąpionym narzędziem w nowoczesnym zarządzaniu magazynem.

Podstawowe funkcje systemu zarządzania magazynem (WMS) obejmują:

• Przyjęcia towaru – system rejestruje każdą dostawę i przypisuje jej unikalny identyfikator, co eliminuje błędy w ewidencji i zapewnia dokładność stanów magazynowych.
• Składowanie i zarządzanie przestrzenią – algorytmy WMS optymalizują rozmieszczenie towarów, minimalizując czas potrzebny na kompletację i maksymalnie wykorzystując powierzchnię magazynową.
• Śledzenie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym – każda zmiana w magazynie jest natychmiast rejestrowana, co pozwala na pełną kontrolę nad zapasami i eliminuje ryzyko braków lub nadwyżek.
• Kompletacja zamówień (picking) – oprogramowanie WMS wskazuje optymalne trasy zbierania produktów, skracając czas realizacji zamówień i zmniejszając ryzyko błędów.
• Pakowanie i wysyłka (packing & shipping) – WMS automatycznie dobiera odpowiednie metody pakowania i generuje etykiety wysyłkowe, co przyspiesza proces logistyczny.
• Zarządzanie zwrotami i reklamacjami – system umożliwia szybkie przetwarzanie zwrotów, ich ponowną alokację w magazynie lub przygotowanie do dalszej obsługi [1].

Koszt wdrożenia systemu WMS zależy od wielu czynników i może się znacznie różnić w zależności od specyfiki firmy i magazynu. Kluczowe elementy wpływające na cenę to:

• Model wdrożenia – system w chmurze (SaaS) wiąże się z miesięcznym abonamentem i niższymi kosztami początkowymi, podczas gdy wersja on-premise wymaga jednorazowej inwestycji w infrastrukturę i licencję, ale eliminuje stałe opłaty subskrypcyjne.
• Liczba użytkowników – cena zależy od liczby pracowników korzystających z systemu. Można wykupić licencje na stałe lub w modelu subskrypcyjnym.
• Dodatkowe usługi – wsparcie techniczne, szkolenia i personalizacja systemu pod konkretne potrzeby mogą zwiększyć koszt końcowy.
• Infrastruktura IT – jeśli firma nie posiada własnych serwerów, konieczny może być zakup sprzętu, konfiguracja sieci WiFi czy wyposażenie pracowników w terminale mobilne.

Warto jednak pamiętać, że dobrze dobrany system szybko się zwraca, optymalizując procesy magazynowe i redukując koszty operacyjne [2].

Przeczytaj: System WMS – koszt czy inwestycja?

Wdrożenie systemu WMS przynosi firmom szereg korzyści. Przede wszystkim, automatyzacja procesów magazynowych znacząco zwiększa efektywność pracy. Dzięki precyzyjnemu zarządzaniu zapasami redukowane jest ryzyko pomyłek i strat towarowych. System WMS umożliwia również śledzenie produktów w czasie rzeczywistym, co poprawia kontrolę nad stanami magazynowymi. Ułatwia to planowanie i realizację zamówień, co z kolei przekłada się na wyższą satysfakcję klientów. Ponadto lepsze wykorzystanie przestrzeni i zasobów ludzkich prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych. Inwestycja w WMS to krok w stronę nowoczesności i konkurencyjności na rynku.

Wdrożenie dopasowanego systemu WMS u jednego z naszych Klientów z branży logistycznej poprawiło wydajność realizowanych dziennie linii o 233%. Czas realizacji zamówień został skrócony do jednego dnia (nawet w okresach największego popytu, jak Black Friday, czy Święta), a dzięki lepszemu rozlokowaniu asortymentu w magazynie i możliwości prowadzenia inwentaryzacji ciągłych poziom braków w wysyłanych towarach obniżył się z 2-3% do poniżej 0,5%. Ponadto ogólna wydajność magazynu wzrosła o 300%.

Projekt wdrożenia systemu WMS u jednego z naszych Klientów z branży rolniczej poprawił wydajność pracy magazynu o 60%, jednocześnie zmniejszając liczbę pomyłek w realizowanych zamówieniach o 83% w skali miesiąca. Dzięki wprowadzeniu rozwiązania multipicking możliwa stała się obsługa wielu zleceń równocześnie, co pozwala na istotne usprawnienie i przyspieszenie kompletacji.

W efekcie wdrożenia systemu WMS przedsiębiorstwa mogą nie tylko redukować koszty operacyjne, ale także poprawiać jakość obsługi klientów i zwiększać swoją konkurencyjność na rynku. Z kolei dzięki automatyzacji procesów magazynowych, możliwe jest osiągnięcie wyższej precyzji w zarządzaniu zapasami i szybsza realizacja zamówień.

System WMS to zaawansowane oprogramowanie przeznaczone do zarządzania operacjami magazynowymi. Umożliwia automatyzację procesów (od przyjęcia, przez składowanie, aż po kompletację i wysyłkę towarów), co znacząco poprawia efektywność pracy i redukuje pomyłki. Kluczowymi funkcjami systemu WMS są monitorowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym oraz optymalne rozmieszczenie towarów, co pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni. Integracja z innymi używanymi w firmie, takimi jak ERP, tworzy spójny ekosystem informatyczny, który zwiększa produktywność i poprawia obsługę klienta. Wdrożenie WMS to inwestycja, która pozwala firmom utrzymać konkurencyjność na rynku dzięki efektywnemu zarządzaniu zasobami i procesami logistycznymi.

Podejmując decyzję o wyborze systemu WMS, warto oprzeć ją na rzetelnej analizie potrzeb firmy, prognozowanym zwrocie z inwestycji i długofalowych korzyściach operacyjnych. Skontaktuj się z naszym ekspertem, aby wspólnie wybrać optymalny system WMS dla Twojego biznesu.

Skrót WMS dosłownie oznacza z angielskiego Warehouse Management System, czyli System Zarządzania Magazynem. W języku polskim często stosuje się również określenie „Magazynowy system informatyczny”, aby podkreślić jego technologiczny aspekt – czyli fakt, że jest to oprogramowanie IT wspierające zarządzanie ruchem produktów w magazynach. Oba określenia są poprawne i odnoszą się do systemów, które optymalizują procesy magazynowe, takie jak przyjmowanie, składowanie, kompletacja i wysyłka towarów.

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest kompleksowym narzędziem do zarządzania kluczowymi procesami biznesowymi, takimi jak planowanie produkcji, obsługa klienta i zarządzanie finansami. Z kolei system WMS koncentruje się na operacjach magazynowych, obejmujących kontrolę stanów zapasów, kompletację zamówień oraz efektywne wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

Tak, nowoczesne systemy WMS można zintegrować z innymi systemami wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwa. Przykładowo – dzięki integracji z systemem ERP, WMS zapewnia płynny przepływ informacji i pełną kontrolę nad łańcuchem dostaw.

Wybór systemu WMS powinien być oparty na analizie potrzeb magazynu oraz kluczowych procesów logistycznych w firmie. Warto zwrócić uwagę na funkcjonalności, takie jak kontrola stanów magazynowych, zarządzanie lokalizacjami, automatyzacja kompletacji zamówień i integracja z systemem ERP. Ważnym aspektem jest również skalowalność rozwiązania, aby system mógł rosnąć wraz z rozwojem firmy. Ostateczna decyzja powinna uwzględniać koszty wdrożenia, model licencjonowania (SaaS lub on-premise) oraz łatwość obsługi dla pracowników. Jeśli szukasz pomocy w wyborze odpowiedniego systemu WMS, skontaktuj się z nami.

Źródła:

[1] Zob. https://pl.wikipedia.org/wiki/Magazynowy_system_informatyczny, dostęp: 19 marca 2025 r.

[2] Por. https://sente.pl/blog/system-wms-koszt-czy-inwestycja/, dostęp 19 marca 2025 r.