Zarządzanie importem w firmie dystrybucyjnej – kluczowe wyzwania

Wiele firm handlowych opiera swój model biznesowy na sprzedaży towarów pochodzących z importu. Towary sprowadzane są często z odległych zakątków świata, gdzie ich produkcja jest bardziej opłacalna. Następnie, firmy handlowe dystrybuują je lokalnym kontrahentom. Choć proces wydaje się prosty, to jego organizacja przysparza wielu wyzwań. Jak zarządzać importem w firmie dystrybucyjnej, aby zachować właściwe zapasy towaru w odpowiednim czasie? Ile i kiedy zamawiać, aby zapewniać realizację bieżących zamówień klientów? Szczegóły w artykule.

Jakie wyzwania niesie za sobą import towarów? Najbardziej oczywiste wydają się kwestie natury formalnej, czyli wszelkie dokumenty i procedury, o które trzeba zadbać, aby legalnie sprowadzać towar z zagranicy. Choć z pozoru jest to skomplikowane, to w praktyce sprowadza się do wykonywania powtarzalnych i jasno zdefiniowanych kroków przy każdej transakcji. Zwykle proste systemy klasy ERP wyposażone są w funkcje, które pozwalają szybko i sprawnie dopełnić wszelkich formalności. 

Na skomplikowanie procesu importu wpływa to, z jak odległego miejsca sprowadzamy towary. Kiedy pochodzą one z miejsca, które znajduje się w relatywnie bliskiej odległości, to w teorii proces powinien przebiegać płynnie i bez problemów. Transport trwa dni lub maksymalnie tygodnie. W praktyce zdarza się, że z uwagi na skomplikowane przepisy, nawet import z blisko położonych krajów generuje trudności natury formalnej. Dobrym przykładem takiego zjawiska jest Wielka Brytania w pierwszych miesiącach funkcjonowania nowych zasad w związku z wprowadzeniem Brexitu – wymagania formalne konieczne do realizacji importu zmieniły się z dnia na dzień i przysporzyły wielu utrudnień przedsiębiorcom.  

Zupełnie innym zagadnieniem jest import z bardziej oddalonych rejonów, np. z Azji, w ramach którego transport odbywa się drogą morską lub lotniczą. W takim modelu wyzwań jest multum. Wynikają one głównie z faktu, że od momentu złożenia zamówienia u dostawcy do momentu, w którym towar pojawi się w naszym magazynie mijają zwykle nie dni czy tygodnie, lecz miesiące. Planować zaopatrzenie trzeba w związku z tym z wyprzedzeniem, tak samo jak i sprzedaż.

Aby zamówić odpowiednie ilości towarów z dużym wyprzedzeniem musimy stworzyć wiarygodne prognozy zaopatrzenia. Jakie są najważniejsze czynniki i zmienne, które musimy wziąć pod uwagę w tym procesie?

Kluczowy czynnik, na podstawie którego powinniśmy prognozować zaopatrzenie. Szczegółowe określenie tego, jakie rodzaju produktów, w jakich ilościach i w jakim okresie roku planujemy sprzedać to punkt wyjścia do planowania dostaw. Prognozy sprzedaży dobrze jest opierać na analizie historycznych poziomów obrotów w poszczególnych miesiącach oraz grupach asortymentowych na przestrzeni np. dwóch ostatnich lat (lub więcej jeśli są ku temu przesłanki i posiadamy takie dane). Dane z poprzednich okresów, po analizie, powinniśmy skorygować o wzrosty lub spadki sprzedaży, które przewidujemy – również w podziale na produkty, uwzględniając różnice w popycie na poszczególne rodzaje towarów. Tak skonstruowany plan sprzedaży powie nam, ile towaru będziemy potrzebować, aby zaspokoić potrzeby naszych klientów. To jednak dopiero pierwszy z czynników, które musimy wziąć pod uwagę w procesie prognozowania zaopatrzenie.

Ile sztuk poszczególnych rodzajów produktów mamy w magazynie? W jakim stopniu zgromadzone zapasy pokrywają zapotrzebowanie wynikające z planu sprzedaży? Jaką powierzchnią magazynu dysponujemy? To kolejne informacje, które musimy zebrać w procesie tworzenia prognoz zaopatrzenia. 

To zmienna wynikająca ściśle z tego, w jakiej branży działamy i jak w związku z tym dotyka nas zjawisko sezonowości. Ten czynnik może bardzo istotnie wpłynąć na prognozę zaopatrzenia – jeśli szczytem sezonu jest dla nas np. okres wakacyjny, to musimy mieć pewność, że w tym okresie nie zabraknie nam towaru. W przeciwnym razie stracimy potencjalne zyski, których nie będziemy w stanie wygenerować w żadnym innym czasie w roku. Z drugiej strony, nie powinniśmy zamówić zbyt wiele towaru, bo jeśli zostanie on w naszym magazynie po sezonie, to nie sprzeda się do następnego – koszty magazynowania produktów przez niemal rok będą ogromne. Dlatego tak istotne jest, aby w swoich planach uwzględniać również sezonowość i wpływ, jaki ma ona na popyt na poszczególne produkty.

Ważny klient w pewnym momencie składa olbrzymie zamówienie. Możemy je zrealizować, ale wówczas nie wystarczy nam zapasu na zaspokojenie potrzeb innych klientów.  Potencjalnie przypadkowa sytuacja, a często wynika z rozpoczęcia nowych projektów, inwestycji czy wygranych przetargów na realizację dostaw czy wykonanie prac. Klienci często wiedzą z wyprzedzeniem, że będą mieli takie potrzeby w perspektywie kwartału czy półrocza, ale nie dzielą się z nami taką informacją. Czasem ich potrzeby są nagłe i nieplanowane. Warto na etapie tworzenia planów sprzedaży pozyskać dodatkowe informacje od kluczowych klientów – jakie plany zakupowe mają na ten rok, czy mają jakieś szczególne potrzeby odbiegające od tych codziennych? Dane, które pozyskamy, będą oczywiście obarczone dużą dozą niepewności, lecz ich pogłębiona analiza i uwzględnienie w odpowiednim zakresie sprawi, że będziemy w stanie przygotować się na ewentualne (nie)planowane piki sprzedaży.

Import towarów z odległych miejsc wiąże się z dużymi kosztami ich przewozu. Dlatego prognozując zaopatrzenie powinniśmy uwzględnić również to, jak zorganizować poszczególne dostawy, aby ich transport był najbardziej opłacalny. Jeśli z naszego planu wynika, że w jednym miesiącu musimy zamówić 1 kontener towaru, a standardowo dostawy obejmują 20 kontenerów, to być może warto to małe zamówienie połączyć z inną, planowaną już dostawą? Jeśli miejsce w magazynie pozwoli na taką operację, to możemy sporo zaoszczędzić. Z perspektywy transportu taniej jest zamówić 2 kontenery raz na 3 miesiące, niż po jednym kontenerze co miesiąc. Dobre jest łączyć zamówienia w ramach grup asortymentu i np. uzupełniając produkt X, ponieważ się kończy, uzupełnić też zapasy produktów Y i Z, bo one może jeszcze w połowie zapasu są dostępne, ale i tak bardziej opłaca się je zamówić już teraz, bo ich składowanie jest tańsze niż osobny transport. 

Jaki jest okres oczekiwania na zamówiony towar u naszych dostawców? Jeśli np. wiemy, że na dostawy czekamy 2 miesiące, to na podstawie analizy aktualnie posiadanych stanów magazynowych i planów sprzedaży oraz wszelkich innych ważnych dla naszego biznesu czynników, możemy finalnie stworzyć prognozę zaopatrzenia. Określimy wówczas ile dostaw, jakich produktów i w jakich ilościach będziemy potrzebować w skali roku, aby zapewnić optymalny poziom zapasów, zadbać o możliwie niskie koszty transportu oraz dobrze wykorzystać powierzchnię magazynową.

Gotowa prognoza zaopatrzenia to podstawa działania, która wymaga jednak bieżących korekt. Plan sprzedaży, który oszacowaliśmy na początku roku, może realizować się w punkt, ale równie dobrze może okazać się niedoszacowany.

Nawet jeśli nasza sprzedaż jest płynna i jednostajna, to i tak musimy na bieżąco monitorować i kontrolować poziomy stanów magazynowych, tempo sprzedaży, bieżący poziom zapasów i stopień wykorzystania powierzchni magazynowej. Wnioski z analizy sytuacji powinny posłużyć nam do korekty założonych prognoz – choć mają one charakter długoterminowy, to należy modyfikować je zgodnie z aktualną sytuacją i potrzebami.

Omówiliśmy szczegółowo czynniki, które warto wziąć pod uwagę w procesie prognozowania zaopatrzenia. Jak widać jest ich bardzo wiele i stanowią system naczyń połączonych – zmiana jednego parametru bezpośrednio wpływa na wszystkie pozostałe. 

Rozwiązania klasy ERP wspierają firmy dystrybucyjne na wszystkich etapach procesu planowania sprzedaży i prognozowania zaopatrzenia. Dostęp do danych sprzedażowych zapewnia każdy system ERP. Jeśli chcemy wyciągać z danych istotne biznesowo wnioski, nie możemy analizować ich ręcznie. Byłoby to skrajnie nieefektywne – mówimy o ogromnych zbiorach danych do przetworzenia. Potrzebna będzie implementacja algorytmów, przetwarzających w odpowiednim ujęciu korelacje pomiędzy poszczególnymi zmiennymi. Ich opracowaniu musi towarzyszyć pogłębiona analiza specyfiki konkretnego biznesu, otoczenia rynkowego, zgromadzonych dotychczas danych. W proces musi zostać zatem zaangażowany konsultant po stronie dostawcy systemu ERP oraz przedstawiciel Twojej firmy, który najlepiej zna jej procesy związane z zarządzaniem łańcuchem dostaw. 

Informacje o tym, ile towaru i w jakim okresie będą potrzebowali klienci, zestawione z danymi na temat powierzchni magazynowej, którą dysponujesz, to punkt wyjścia do rozmów z dostawcami na temat zamówień na najbliższe miesiące. Dokonując zamówień z możliwie dużym wyprzedzeniem, nie tylko zapewniamy swoim klientom oczekiwane przez nich towary, ale również będziemy mogli analizować oferty dostawców i w razie potrzeby je negocjować. Wszystko to z odpowiednim wyprzedzeniem i pewnością, że nasi klienci będą zadowoleni, a my kupimy towar na korzystnych warunkach. System ERP dostosowany do specyfiki biznesu, wzbogacony o algorytmy analizujące zapasy magazynowe, prognozujące sprzedaż i pozwalające planować zaopatrzenie, to narzędzie niezbędne do efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw.