Zarządzanie przez cele – MBO

Umiejętność wyznaczania celów to element związany z wykonywaniem jednego z najważniejszych obowiązków zarządczych, jakim jest planowanie. Czym natomiast jest MBO? Dlaczego warto zapoznać się z tą metodą i jak stosować ją prawidłowo? Na te pytania postaram się odpowiedzieć poniżej.

MBO (ang. Management by Objectives) to metoda tzw. zarządzania przez cele. Co to takiego? Jest to taki sposób zarządzania przedsiębiorstwem, w którym kierownictwo angażuje w działania na rzecz rozwoju organizacji pracowników wszystkich szczebli. Metodę tę zdefiniował jeden z najważniejszych przedstawicieli i twórców nowożytnej myśli zarządzania – Peter Drucker – w swojej książce „Praktyka zarządzania”.

Podstawowe założenia MBO nie są zbyt skomplikowane, lecz system ich wdrożenia musi być kompleksowo zaplanowany i dostosowany do indywidualnych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Najważniejszym elementem zarządzania przez cele jest natomiast ich prawidłowe formułowanie.

Prawidłowo określony cel powinien mieć dwie podstawowe cechy. Po pierwsze oznaczać trwałą zmianę. Po drugie mieć precyzyjnie opisany stan docelowy. 

Trwała zmiana oznacza, że realizacja celu powinna zapewnić organizacji przejście z punktu bazowego (A) do punktu docelowego (B). Bez wątpienia jest to jednoznaczne z transformacją – np. sposobu działania, procedur lub podejścia ogółem.

Opis stanu docelowego oznacza natomiast, że cele powinny być sformułowane za pomocą metody SMART i spełniać wszystkie jej cechy. Być: konkretne, mierzalne, ambitne, osiągalne i określone w czasie. 

W MBO kluczową rzeczą jest również ustalenie mierników. Najlepiej, by każdy z nich był ilościowy (wartościowy). W uzasadnionych przypadkach mierniki mogą być także jakościowe (np. w razie pomiaru satysfakcji klienta lub pracownika).

Co ważne, dobry miernik nie powinien pochłaniać wiele zasobów. Krótko mówiąc: korzyści z jego stosowania powinny przewyższać koszty zbierania i przetwarzania danych.

Wdrożenie systemu ERP może być ogromnym wsparciem dla organizacji, jeśli planujesz wprowadzić do niej model zarządzania przez cele. Zastanawiasz się dlaczego? Rozwiązanie operacjonalizuje cele za pomocą dokładnych mierników, publikując i dystrybuując je. System ERP uzgadnia oczekiwane wartości dla poszczególnych działów, stanowisk i pracowników w obrębie jednego narzędzia informatycznego. Umożliwia to nieustanne monitorowanie realizacji celów i pomaga wyłapywać wąskie gardła z wyprzedzeniem.

Ustalenie kryteriów oceny realizacji celów jakościowych jest wyzwaniem. Nie powinno to jednak powodować unikania ich stawiania. Jak robić to właściwie? Jaka powinna być proporcja między celami jakościowymi a ilościowymi?

Cele ilościowe są bardzo ważne, a biznes je lubi. Pozwalają spojrzeć na efekty zero-jedynkowo i odpowiadają na pytanie, które przedsiębiorcy zadają sobie nieustannie: czy to się opłaca? Jednak cele jakościowe nie są mniej ważne i nie powinny być pomijane. W końcu przekładają się one na jakość, standardy obsługi, czy zadowolenie klienta.

Przykładem celu ilościowego będzie np.: „Podnieść wydajność o 10% w porównaniu do wyników osiągniętych na koniec poprzedniego roku”.

Przykładem celu jakościowego jest natomiast: „Zwiększyć atrakcyjność prezentacji handlowych”. Jego miernik może, a nawet powinien być już liczbowy. W tym przypadku realizację celu można sprawdzić za pomocą ankiety satysfakcji i osiągnięcia z niej określonego wyniku, np.: 90% uczestników uważa prezentację za dobrą lub bardzo dobrą.

Metoda MBO pomaga organizacji wyznaczyć jasne cele działalności, w taki sposób, by łatwiej było się ich trzymać i je zrealizować. Dzięki temu każdy pracownik – bez względu na to, czy to, czy wyższego, czy niższego szczebla – wie, do czego dążą działania jego i firmy. Wyznaczanie celów pozwala również szybko zauważać wszelkie odchylenia od normy i na bieżąco korygować proces.