Kadry

Kartoteka pracowników

System kadrowo – płacowy umożliwia ewidencję pracowników. Każdy pracownik opisany jest przez kartoteki, które pozwalają na rejestrację różnego rodzaju umów pracowników, przechowują historię ich zatrudnienia w obecnym (przebieg zatrudnienia) oraz w innych miejscach pracy (świadectwa pracy), zawierają dane podatkowe i ubezpieczeniowe niezbędne do prawidłowego rozliczania z urzędami, przechowują informację o rachunkach bankowych, znajomości języków, szkoleniach w jakich dany pracownik bierze udział oraz umożliwiają wprowadzanie informacji o badaniach okresowych, dodatkowych kwalifikacjach, szkoleniach BHP oraz wyróżnieniach i karach. Program płacowy udostępnia także kalendarze pracowników, które pozwalają określać harmonogram pracy danego zatrudnionego.

Kartoteka osobowa

W kartotece osobowej przechowywane są podstawowe informacje personalne pracowników m.in. imię, nazwisko, imiona rodziców, NIP, PESEL, nr dowodu osobistego, nr paszportu, wykształcenie. Z kartotekami osobno powiązane są także m.in. informacje o adresach (zameldowania, zamieszkania, do korespondencji), numerach rachunków bankowych, na które mogą być kierowane wypłaty, kursach językowych, odprowadzanych składkach na ZUS, przynależności do NFZ, danych wojskowych oraz ukończone szkoły.

Kartoteki te są ściśle powiązane z kartoteką pracowników dzięki czemu zminimalizowana została powtarzalność przechowywanych informacji. Modyfikacja danych w kartotece osobowej ma odzwierciedlenie w zmianie odpowiednich danych w kartotece pracowników. Dodatkowo w kartotece można przechowywać załączniki elektroniczne związane z daną osobą (np. CV, listy motywacyjne, zeskanowane świadectwa pracy itp.). Kartoteka osobowa jest również wykorzystywana do ewidencji osób niebędącymi pracownikami firmy, np. zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych.

Czas pracy i nieobecności

Program kadrowy wspiera zarządzanie czasem pracy pracowników poprzez tworzenie kalendarzy i harmonogramów pracy, planowanie i rejestrowanie nieobecności.

Kartoteka nieobecności

W kartotece nieobecności rejestrowane są absencje pracowników. Rodzaj nieobecności pracownika można dowolnie definiować, co ułatwia dopasowanie programu do szczególnych preferencji klienta. Informacje wprowadzone w tej kartotece wykorzystywane są do naliczania wynagrodzenia pracowników. Ponadto w kartotece można naliczać podstawy i kwoty zasiłków i wynagrodzeń oraz sprawować kontrolę nad limitami rejestracji poszczególnych nieobecności pracowników.

Urlopy

System kadrowy umożliwia zaawansowane zarządzanie urlopami pracowników. Pracownik ubiegający się o urlop najpierw składa wniosek urlopowy. Zaakceptowany przez przełożonego wniosek zostaje następnie przeniesiony do kartoteki planów urlopowych. Umożliwia przełożonym efektywne planowanie urlopów pracowników, zapewniając prawidłowe funkcjonowanie firmy. Po zrealizowaniu planu urlopowego aktualizowana jest kartoteka nieobecności. W dowolnym momencie istnieje możliwość wycofania urlopu. Dla każdego pracownika zakładana jest także karta urlopowa grupująca jego urlopy. Karty urlopowe są zakładane i aktualizowane automatycznie na podstawie danych zgromadzonych na świadectwach pracy, w przebiegu zatrudnienia w kartotece ukończonych szkół i w nieobecnościach.

Kalendarze

W programie kadrowym istnieje możliwość definiowania kalendarzy, wg. których naliczane są płace oraz rozliczane są nieobecności. W dowolny sposób można rozpisać cykl dni roboczych. Kalendarz może być definiowany dla pojedynczego pracownika, grupy pracowników lub całej firmy.

PFRON

Program płacowy umożliwia sporządzanie deklaracji WND, INF-D-T, WNU, które mogą być zapisywane do pliku, a następnie zaimportowane do programu SODIR oraz deklaracji INF-1 do programu e‑PFRON.

Płace

System płacowy umożliwia tworzenie oraz redagowanie list płac pracowników. Listy płac naliczane są wg. definiowanych w programie algorytmów. Wypłata może być przelewana na konto lub wypłacana w kasie. Przy obliczaniu płac brane są pod uwagę odprowadzane przez pracownika składki na ZUS, zaliczki na podatek, potrącenia, nieobecności, dodatkowe przepracowane przez pracownika godziny oraz inne składniki stałe zdefiniowane przez użytkownika. W programie płacowym jest ręczna modyfikacja składników płacowych. Po zakończeniu redagowania listy płac można automatycznie wygenerować przelewy dla pracowników, wyeksportować raporty rozliczeniowe do programu Płatnik oraz automatycznie zaksięgować listę płac.

Umowy cywilnoprawne

Moduł umożliwia obsługę procesu rozliczania umów cywilnoprawnych: umowy zlecenia, umowy o dzieło, honoraria, umowy agencyjne, itp., od momentu ich rejestracji w systemie, poprzez wystawianie rachunków do tych umów, aż po zlecenie dokonania na ich podstawie przelewów bankowych. Program zapewnia także kontrolę nad poprawnością i kompletnością wprowadzanych danych. Oprócz tego umożliwia wskazywanie miejsc powstania kosztów związanych z określonym rachunkiem, zapewniając tym samym dokładne rozliczanie kosztów związanych z daną umową.

Zarządzanie czasem pracy

Program dostarcza cały wachlarz funkcjonalności związanych z efektywnym i prawidłowym zarządzaniem czasem pracy pracowników firmy. Skutecznie wspiera zagadnienia związane z ewidencją czasu pracy, jej rozliczeniem, nieobecnościami i planowaniem czasu pracy.

Listy obecności

Program kadrowy daje możliwość tworzenia list obecności, zawierających informacje o czasie i liczbie przepracowanych godzin przez pracownika. Ponadto umożliwia ewidencjonowanie czynności wykonywanych danego dnia przez pracownika. Rejestracja czynności może odbywać się ręcznie, lub być naliczana na podstawie rejestracji innych dokumentów w systemie, jak raporty produkcyjne, dokumenty magazynowe itp. Jest zintegrowany z modułami obszaru Zarządzanie personelem, poprzez rejestrację zleceń produkcyjnych, wykonywanych przez pracowników oraz rozliczanie na tej podstawie wynagrodzenia akordowego.

RCP

To rozbudowana funkcjonalność modułu, poszerzona o obsługę urządzeń przeznaczonych do rejestrowania czasu pracy, czytniki elektroniczne obsługiwane przez karty lub breloczki zbliżeniowe. Zastosowanie modułu umożliwia większą kontrolę nad spóźnieniami i wcześniejszymi wyjściami z pracy, co daje pracodawcy wgląd w rzeczywisty czas pracy.

Świadczenia socjalne

System Teneum pozwala na zarządzanie kredytami oraz funduszami pracowników. Kredyt określany jest przez datę zaciągnięcia, kwotę kredytu oraz wielkość raty. Z każdym kredytem rejestrowany jest jednocześnie harmonogram jego spłaty. Fundusz do jakiego należy pracownik określany jest przez datę przystąpienia, wysokość wpisowego, oraz wysokość składki. Z każdym funduszem skojarzony jest harmonogram opłacania składek przez pracowników. Raty kredytu oraz składki są wyliczane na liście płac za dany miesiąc. Spłatę kredytu oraz pobieranie składek można zawiesić na czas określony. Ze względu na powszechność Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego oraz Kasy Zapomogowo Pożyczkowej wyodrębnione zostały oddzielne funkcje do zarządzania nimi.

Rekrutacja

W kartotece kandydatów przechowywane są informacje o potencjalnych kandydatach do pracy. Oprócz danych osobowych każdy kandydat może być opisany przez określone dodatkowe cechy, np. komunikatywność, znajomość języków obcych, posiadane kwalifikacje, itd. Moduł umożliwia również gromadzenie informacji o stanowiskach, na jakie kandydat aplikuje oraz odnotowywanie informacji o spotkaniach i kontaktach z kandydatami. Ponadto w kartotece można przechowywać załączniki elektroniczne dotyczące danego kandydata, np. CV, list motywacyjny. Moduł pozwala także na zarządzanie akcjami rekrutacyjnymi w firmie. Każda akcja rekrutacyjna określona jest przez ramy czasowe, opis, osobę prowadzącą akcję oraz parametr charakteryzujący stan akcji (np. w trakcie). Po utworzeniu akcji przypisywane są do niej stanowiska, na które poszukiwani są pracownicy. Stanowisko charakteryzowane jest przez zestaw konfigurowalnych cech, które później używane są do wyznaczenia tylko tych kandydatów, którzy spełniają wymagania określone w cechach stanowiska.

Szkolenia

Dzięki danym gromadzonym w programie kadrowym w łatwy sposób można zarządzać planem szkoleń, kosztami z nimi związanymi oraz realizacją potrzeb szkoleniowych pracowników.

Oceny pracownicze

System kadrowy można wykorzystać na potrzeby oceny pracowniczej poprzez tworzenie arkuszy ocen pracowników, definiowanie kryteriów oceny, prowadzenie oceny okresowej pracowników oraz archiwizowanie danych dotyczących okresowej oceny danego pracownika.

Portal pracowniczy (Web)

To funkcja zintegrowana z przeglądarką WWW, która umożliwia pracownikom przedsiębiorstwa zarządzanie własnymi danymi oraz planami urlopowym. Pozwala na podgląd własnych umów, wynagrodzeń czy rachunków dostępnych w module.

Kalendarz indywidualny i grupowy

Funkcjonalność umożliwiająca przeglądanie ustalonego czasu pracy na dany dzień, wykazu nieobecności, a także złożonych wniosków oraz planów urlopowych. Pracownik ma dostęp do dwóch wersji kalendarza: kalendarz osobisty (indywidualny) przedstawiający dane zalogowanego pracownika oraz kalendarz grupowy pozwalający na zestawienie kalendarza większej liczby osób, co ułatwia np. planowanie urlopu.

Plany i wnioski urlopowe

Moduł umożliwia zarządzanie własnymi urlopami przez pracowników, którzy mogą uzyskać informację na temat limitów urlopowych przysługujących im w danym roku kalendarzowych. Mogą złożyć wniosek o urlop, który trafia bezpośrednio do przełożonego (patrz wnioski podwładnych). Decyzja o akceptacji lub odrzuceniu wniosku przez przełożonego jest widoczna dla pracownika w systemie. Ponadto dzięki wykazowi nieobecności pracownik ma dostęp do informacji na temat własnych nieobecności zarejestrowanych w systemie. Funkcja daje pracownikom sposobność znalezienia informacji na temat rodzaju nieobecności, okresie jej trwania, liczby dni kalendarzowych oraz dni roboczych wybranej absencji.

Wnioski podwładnych

Funkcja ta umożliwia kierownikom przeglądanie wniosków i planów urlopowych złożonych przez ich podwładnych. Informacja o tych wnioskach może być wysyłana do przełożonych przy użyciu poczty e-mail. Przełożeni mogą zaakceptować lub odrzucić wnioski w systemie kadrowym.

Dane kadrowe

Moduł pozwala na składanie wniosków o zmianę danych osobowych i adresowych (adres zameldowania, zamieszkania, korespondencji). Po zarejestrowaniu zmian informacja na ten temat trafia do użytkownika obszaru Zarządzanie personelem, który może zatwierdzić lub odrzucić zmiany. Dopiero zatwierdzenie zmian przez odpowiedzialną za to osobę powoduje zmianę danych w systemie kadrowym. W zakresie umów pracowniczych moduł umożliwia przeglądanie własnych umów zawartych między pracownikiem, a pracodawcą. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Umowy prezentowane są w formie listy, z której można przejść do widoku danych szczegółowych umowy. Wszystkie aneksy wystawione do umowy są widoczne w module. Pracownik może je przeglądać w postaci listy, za pomocą której może wyświetlić szczegółowe informację w nich zawarte. Osoby zatrudnione w firmie na podstawie umowy cywilnoprawnej mają dostęp do wszystkich informacji zawartych na wystawionych przez niego rachunkach do tych umów.

Listy płac

Dzięki temu modułowi pracownik ma stały dostęp do informacji na temat własnych wynagrodzeń. Zalogowany użytkownik może uzyskać informację na temat wysokości składników płacowych naliczonych na poszczególnych listach płac. Moduł przedstawiając składniki płacowe dodatkowo prezentuje narastające w ciągu danego roku wartości dochodu oraz podstawy ZUS.

Wnioski do kadr

Rozwiązanie umożliwia pracownikom składanie wniosków do Działu Kadr bezpośrednio przez stronę internetową. Wnioski te mogą dotyczyć między innymi wydania zaświadczenia i udzielenia informacji. Pracownik może przeglądać historię wszystkich złożonych wniosków. Dzięki odpowiednim statusom każdy pracownik może monitorować, na jakim etapie znajduje się realizacja jego wniosku.

Umów się na rozmowę z konsultantem biznesowym.

Ada Kwiatowska - Skórka

Opiekun produktu