Cele i mierniki sukcesu w projektach IT

W dwóch poprzednich częściach tego poradnika (tutaj przeczytasz część pierwszą i część drugą) omówiłam kryteria, którymi należy się kierować przy wyborze zarówno samego systemu informatycznego, jak i jego dostawcy. Jednak to nie wszystko – wdrożenie rozwiązania ma przynieść osiągnięcie konkretnych celów biznesowych. Ustalenie ich jeszcze na etapie wyboru rozwiązania, a następnie potwierdzenie i określenie mierników ich realizacji powinno być pierwszym i kluczowym krokiem przygotowania projektu. W jaki sposób osiągnąć sukces wdrażając je? Jak definiować cele i formułować mierniki sukcesu w projektach IT? Na te pytania odpowiadam w dalszej części tego artykułu.

Podstawą dla osiągnięcia sukcesu we wdrożeniu systemu informatycznego jest precyzyjne i szczegółowe zdefiniowanie jego celów. Ich wstępne określenie powinno odbyć się już na etapie rozmów na temat planowanego projektu. Podczas definiowania celów najlepiej sprawdzi się niezawodna metoda SMART, zgodnie z którą każdy z nich powinien być skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie. Ponadto dobrze, by był spójny z działaniami organizacji na poziomie strategicznym, taktycznym, a także operacyjnym. Właściwie zdefiniowane cele w przyszłości będą prowadzić zespół projektowy przez całe przedsięwzięcie. Ponadto powinny determinować kierunki prac i ułatwiać podejmowanie decyzji. Zdefiniowane cele powinny zostać potwierdzone na etapie prac analitycznych. Ich ostatecznemu zatwierdzeniu musi towarzyszyć także określenie mierników efektywności każdego z nich.

Dokładnie w taki sposób rozpoczęła się współpraca z jednym z naszych Klientów – producentem i dystrybutorem artykułów wyposażenia wnętrz. Na wczesnym etapie rozmów pomiędzy Sente a firmą zostały określone cele. Klientowi zależało na:

• wyeliminowaniu pomyłek na wszystkich etapach procesu (produkcyjnego, jak i handlowego)
• skróceniu czasu planowania produkcji dziennej,
• zwiększeniu wydajności produkcji,
• poprawie przepływu dokumentów związanych z zamówieniami, aby poświęcić go na obsługę klientów.

Obecnie trwają prace analityczne, podczas których do każdego z celów wspólnie z Klientem określamy mierniki efektywności. Np. w przypadku realizacji celu zwiększenie wydajności produkcji, miernikiem jest osiągnięcie jej wzrostu na poziomie 20%.

Określenie oczekiwanych rezultatów wdrożenia systemu IT wymaga pochylenia się nad najważniejszymi wyzwaniami i problemami, z którymi boryka się organizacja. Warto zadać sobie pytania dotyczące potencjału rozwoju problematycznych obszarów i ocenić ich faktyczny wpływ na działalność biznesową. Skrupulatna ocena wagi poszczególnych problemów dla działalności biznesowej dodatkowo ułatwi podejmowanie decyzji. Za kluczowy czynnik sukcesu uważam prawidłową identyfikację najważniejszych problemów i ich potencjały. W przeciwnym razie może okazać się, że projekt jest odpowiedzią nie na te zagadnienia, które mają największy wpływ na organizację. 

Rezultaty, czyli mierniki sukcesu w projektach IT, przede wszystkim muszą być mierzalne i weryfikowalne. Można je podzielić na:

• rezultaty produktu, określające wszystko, co powstanie, w wyniku wdrożenia, np. usprawnienie codziennych procesów finansowo-księgowych lub szybszy przepływ dokumentów,
• rezultaty bezpośrednie, odzwierciedlające efekty, które powstaną w wyniku skorzystania z dostarczonego produktu, np. skrócenie czasu rozliczania faktury lub skrócenie czasu kompletacji zamówienia,
• rezultaty długofalowe, określające zmiany możliwe do osiągnięcia w dłuższej perspektywie czasu, np. zapewnienie płynności finansowej organizacji.

Jak określić KPI w projektach IT? Dla wszystkich rezultatów należy określić odpowiednie mierniki oraz sposób ich monitorowania. Dzielą się one na ilościowe i jakościowe. Precyzyjne zdefiniowanie mierników może pomóc lepiej zarządzać efektywnością organizacji i w pełni skorzystać z potencjału wdrożenia rozwiązania.

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie najważniejszych wyzwań, stojących przed organizacją. Wspólnie z klientem należy zastanowić się jakie działania trzeba podjąć, by wdrożone rozwiązania wspierały długofalową strategię rozwoju przedsiębiorstwa. 

Wejście na nowe rynki, uruchomienie nowych kanałów sprzedaży, poprawa rentowności oferowanych produktów lub usług, czy zadbanie o lepsze doświadczenia obecnych klientów, to tylko niektóre elementy strategii, których wsparcie nowoczesnymi rozwiązaniami informatycznymi jest obecnie konieczne. U jednego z naszych klientów, producenta naturalnych kosmetyków, celem przyjętym na początku współpracy było usprawnienie procesów magazynowych. Na etapie sprintu analitycznego za miernik przyjęliśmy dwukrotne ilościowe zwiększenie realizacji zbiórki linii.

W kolejnym etapie należy przeanalizować z klientem posiadane narzędzia i wykorzystywane procesy pod kątem szans na zwiększenie ich efektywności i wydajności. Obszarami, które najczęściej pomagamy usprawnić, są procesy magazynowe, produkcyjne czy też te związane z obsługą zamówień sprzedaży.

W przypadku procesów magazynowych celem analizy jest zbadanie, w jakim stopniu zaproponowane rozwiązania systemowe wpływają na skrócenie czasu kompletacji przesyłek. Te rozwiązania to optymalizacja ścieżki zbiórki, zbiórka strefowa, czy multipicking. Ten ostatni dotyczy m.in. skrócenia czasu związanego z kompletowaniem surowców czy planowaniem produkcji. Z kolei w przypadku zbiórki strefowej konieczne jest przeanalizowanie, do jakiego poziomu możliwe jest zminimalizowanie manualnej pracy operatorów obsługujących codzienny strumień zamówień sprzedaży.

W przypadku rozwiązań wspierających obsługę zamówień w firmach handlowo-dystrybucyjnych jednymi z najważniejszych celów są ograniczenie liczby błędów podczas ich przygotowania i przyspieszenie całego procesu.

Inwestując w inteligentnie rozwiązania informatyczne, firma WIT- METAL postawiła sobie za cel zwiększenie wydajności poszczególnych etapów procesu produkcji. Wdrożenie systemu ERP spowodowało m.in. skrócenie czasu potrzebnych do wystawienia dokumentów WZ z 8 godzin do 30 minut dziennie.

U innego z naszych Klientów, dystrybutora opakowań z tworzyw sztucznych, dzięki określeniu celów na początku współpracy, udało się ograniczyć liczbę pomyłek podczas przygotowania zamówień do 1%, a także podnieść ich kompletność (liczbę zleceń zrealizowanych całościowo za pierwszym razem) do 95%.

Z kolei w przypadku wdrożenia systemu IT w firmie Novoterm, jednym z celów projektu była automatyzacja procesu składania zamówień.  Udało się to osiągnąć, dzięki czemu automatyzacja wymiany danych z klientami i partnerami jest obecnie na poziomie 100%.

Precyzyjne zdefiniowanie celów i sformułowanie mierników każdego z nich jest jednym z kluczowych etapów na początku realizacji projektu wdrożeniowego, który znacznie podnosi szansę na jego powodzenia. Naszym Klientom doradzamy w tym zakresie i wspólnie przechodzimy przez proces określania każdego z nich.