Co tracisz, nie wdrażając systemu ERP?

Środowisko biznesowe, w którym działa Twoja firma, zapewne nieustannie się zmienia. Zmiany te wymuszają konieczność dostosowania się do nowych wyzwań, a jednym ze sposobów poradzenia sobie z nimi są rozwiązania informatyczne kompleksowo integrujące informacje, zasoby i obszary działalności organizacji. Taką rolę pełnią systemy ERP, które łączą i usprawniają wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Jednak często ich wdrożenie jest odkładane w czasie, bo trwa długo, jest dużą inwestycją i wymaga ogromnego zaangażowania. O korzyściach wynikających z implementacji rozwiązań IT napisano już wiele, ja chciałbym podejść do tematu z innej strony i pokazać Ci, co tracisz, nie wdrażając systemu ERP. Na to pytanie odpowiadam w poniższym tekście.

Możliwość prowadzenia analiz biznesowych i generowania precyzyjnych, bezbłędnych raportów jest jednym z filarów efektywnego zarządzania organizacją.

A co dzieje się w momencie, gdy nie masz do nich dostępu? Przede wszystkim nie jesteś w stanie odpowiednio monitorować aktualnej sytuacji swojego przedsiębiorstwa. Brak rozwiązania integrującego wszystkie dane dotyczące realizowanych procesów powoduje, że uzyskanie dostępu do aktualnych i kompletnych informacji na temat kondycji całej organizacji staje się niezwykle trudne, jeśli nie niemożliwe. Tym samym nie jesteś w stanie sprawnie reagować na kwestie wymagające interwencji, a to może spowodować, że przegapisz zbliżające się zagrożenie, którego skutki będą nie do odwrócenia.

Dla przykładu, bez dostępu do rozwiązania precyzyjnych i bezbłędnych raportów oraz analiz nie jesteś w stanie: 

1. badać i kontrolować rentowności poszczególnych klientów ani marżowości sprzedawanych towarów, co blokuje planowanie i podejmowanie dalszych działań sprzedażowych i marketingowych,
2. dokonywać oceny efektywności pracy poszczególnych grup pracowników (operatorzy na produkcji, magazynierzy, handlowcy), przez co nie wiesz, jak skuteczni w rzeczywistości są,
3. zwiększać rotację zapasów towarów czy surowców poprzez zmniejszenie zamawianych ilości, czy zmianę częstotliwości dostaw, bo nie kontrolujesz w pełni terminów przydatności, a w takiej sytuacji zamrażasz pieniądze w produktach i surowcach.

Moduł Workflow jest częścią systemu ERP odpowiadającą za zarządzanie przepływem pracy i zadań wewnątrz organizacji. 

Brak możliwości zgromadzenia w jednym miejscu całej dokumentacji na temat procesów zachodzących w organizacji stanowi blokadę przed płynną kolaboracją zespołów i efektywną organizacją pracy własnej. A to jedne z najmniej poważnych problemów, które mogą się pojawić w takiej sytuacji! W organizacjach, które nie korzystają z rozwiązań do zarządzania przepływem pracy, z czasem pojawia się też wiele innych trudności. Do najczęściej wymienianych należą: pomyłki wynikające z natłoku pracy i “gubienie” zadań, konieczność opracowywania skomplikowanej, czasochłonnej dokumentacji oraz tracenie czasu na zadania rutynowe i powtarzalne. Brak rozwiązania integrującego procesy może powodować również liczne przestoje i błędy ze względu na niespójność informacji.

Obsługa zamówień w firmie dystrybucyjnej może być niezwykle czasochłonna i skomplikowana – szczególnie wtedy, gdy sprzedaż jest wielokanałowa. Z tego powodu niejednokrotnie bywa źródłem występowania wielu pomyłek. Brak automatyzacji tego obszaru powoduje, że w zasadzie niemożliwe staje się efektywne jednoczesne obsługiwanie zamówień z różnych źródeł – sprzedaży bezpośredniej, B2B, czy marketplace.

Automatyzacja obsługi zamówień w systemie ERP wiąże się z licznymi wyzwaniami, ale korzyści, które za sobą niesie, są nieporównywalnie większe. Ręczne weryfikowanie, a następnie kompletowanie każdego zamówienia, a także rozpatrywanie reklamacji, nie tylko jest czasochłonne, ale też po prostu nieefektywne. W momencie, gdy zleceń przybywa, a ich realizacja zależy tylko od pracy zespołu, którego nie da się z dnia na dzień powiększyć, firma prędzej czy później napotka blokadę. Z kolei wyeliminowanie ręcznej obsługi większości procesów związanych z realizacją zleceń, pozwala skrócić czas realizacji każdego z nich, podnieść ich efektywność i zredukować liczbę błędów.

Zwiększanie efektywności procesów naturalnie powinno wiązać się z korzyściami dla organizacji, a więc być – między innymi – powodem wzrostu przychodów. 

Na wzrost ten składa się jednak wiele innych czynników, a więc rezygnacja z wdrożenia systemu ERP to strata nie tylko pieniędzy, które z łatwością można by zaoszczędzić, ale też szeregu innych korzyści. Bez wdrożenia kompleksowego narzędzia informatycznego niemożliwa jest m.in. redukcja żmudnych, powtarzalnych czynności i przeniesienie czasu pracowników na zadania bardziej wymagające. Co więcej, obsługa zamówień trwa długo, niejednokrotnie wiążąc się także z licznymi błędami i niską efektywnością. Z kolei w sytuacji, gdy firma nie realizuje tak dużo zamówień, jakby mogła (lub nie wysyła ich tak szybko jak konkurencja) traci nie tylko klientów, ale i pieniądze. Wdrożenie kompleksowego rozwiązania informatycznego wiąże się z istotnym wzrostem przychodów, który może sięgać nawet 42%.

Każda organizacja, na pewnym etapie funkcjonowanie napotyka ścianę, którą jest brak możliwości dalszego rozwoju. Osiągając maksimum efektywności przy manualnej realizacji zleceń, nie jest już w stanie pójść dalej, bo dostępne zasoby (osobowe i materialne) są w stanie obsłużyć tylko X procesów. Dalsze poszerzanie kadry jest możliwe, ale przy pewnej skali staje się po prostu nieopłacalne – wzrost kosztów nie jest proporcjonalny do wzrostu liczby i tempa wysyłania zamówień. Brak rozwiązania informatycznego wspierającego realizację procesów to nie tylko trudniejsza obsługa tych aktualnych, ale też brak możliwości dalszego skalowania działalności – poszerzania grona kontrahentów i zwiększania sprzedaży. Efekt skalowania jest możliwy do osiągnięcia tylko wtedy, gdy zautomatyzujesz żmudne, skomplikowane i powtarzalne działania, a uwagę przeniesiesz na te elementy działalności, które pozwolą zintensyfikować, a tym samym poszerzyć skalę działań.

Podsumowując: systemy informatyczne przynoszą przedsiębiorstwom wiele korzyści, które Ty i Twoja organizacja tracicie, nie wdrażając systemu ERP. Automatyzacja manualnych zadań, digitalizacja analogowych dokumentów, czy możliwość podejmowania decyzji na podstawie wiarygodnych danych – to tylko część dobrodziejstw, płynących z faktu korzystania z odpowiedniego rozwiązania informatycznego. Jeśli dodatkowo dołożymy do tego ryzyka, z którymi większość przedsiębiorstw w ostatnim czasie musi się mierzyć, to ponad wszelką wątpliwość prawdziwe staje się stwierdzenie, iż wdrożenie systemu ERP należy traktować nie w kategoriach kosztów, ale inwestycji w bezpieczeństwo prowadzonego biznesu.