ERP dla sklepu internetowego – 3 kluczowe wyzwania

W obszarze systemów IT branża e-Commerce ma coraz więcej potrzeb. Wynika to z prostego oczekiwania, płynącego prosto od klientów: więcej, szybciej, taniej. Najistotniejsze z perspektywy prowadzenia sklepu internetowego są niezmiennie 3 zagadnienia: obsługa zwrotów, dostępność towarów oraz integracja z platformami sprzedażowymi. Rozwój w tych trzech kierunkach możliwy jest tylko dzięki automatyzacji powtarzalnych czynności i usprawnieniu procesów back-office. Nieodzowny w tym zakresie jest dostosowany do specyfiki biznesu system ERP.

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to fundament sprawnie działającego e-sklepu, który umożliwia automatyzację procesów sprzedażowych, redukcję kosztów operacyjnych i monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności. Dzięki możliwości zintegrowania oprogramowania z platformami sprzedażowymi oraz systemami WMS właściciele biznesów e-Commerce zyskują pełną kontrolę nad stanami magazynowymi, realizacją zamówień i obsługą zwrotów. ERP zapewnia spójność danych, eliminując ryzyko sprzedaży produktów, których faktycznie nie ma na stanie, a optymalizacja procesów logistycznych pozwala na szybsze przetwarzanie zamówień. To kluczowe narzędzie dla firm, które chcą sprostać rosnącym oczekiwaniom klientów i utrzymać konkurencyjność na rynku.

Im więcej sprzedaży, tym więcej zwrotów. Jeszcze nie tak dawno dokonywaliśmy zakupów w sieci dużo ostrożniej. Obecnie coraz częściej, aby zachęcić klienta, sklepy stosują politykę darmowego zwrotu towaru. To znacznie obniża ryzyko po stronie klienta, który jest w stanie zapłacić więcej, ale chce mieć odpowiednie poczucie bezpieczeństwa. Zwroty to jednak bardzo duże wyzwanie dla obsługi sklepu internetowego. Sytuacja, kiedy otrzymujemy kilkadziesiąt przesyłek dziennie pojedynczego towaru, gdzie każdy trzeba rozwieść w inną lokalizację dużego magazynu, może stać się zajęciem dla jednej lub nawet większej liczby osób. A to kosztuje.

Jak usprawnić ten proces? Jednym z rozwiązań jest koncepcja wieloetapowego sortera. Towar po rozpakowaniu jest odkładany w grupy, np. pod kątem korytarzy czy regałów na magazynie. Jeśli ilość towarów w grupie osiągnie pewną wielkość, jeden magazynier pobiera całą grupę i rozwozi w magazynie – z założenia między lokacje położone blisko siebie. Jeśli magazyn jest duży, a strefy odkładcze małe, można zastosować sortowanie wieloetapowe. Cel jest jeden – by magazynier nie spacerował po magazynie z jedną sztuka towaru, a jedno przejście wykorzystać do szybkiego rozłożenia wielu towarów jednocześnie. W niektórych branżach, takich jak fashion, rozwiązania tego typu są koniecznością do sprawnej obsługi klienta.

Do zastosowania takiego usprawnienie niezbędny jest system ERP z modułem magazynowym lub WMS.

Przeczytaj też: System ERP dla e-Commerce – jak może Ci pomóc?

Dostępność towarów w sklepie internetowym to kwestia, która budzi wiele wątpliwości. Z perspektywy właścicieli sklepów najlepiej byłoby prezentować jak najszerszą ofertę produktów, ponieważ klient, który nie znajdzie w asortymencie danego sklepu wszystkiego tego, czego poszukuje, złoży zamówienie gdzie indziej. Jednak jeśli prezentowane produkty nie są faktycznie dostępne, a dostawa zamówienia się przedłuży, to trzeba się liczyć z niezadowoleniem klienta, złymi opiniami i małą szansą na ponowne dokonanie zakupu.

Z tego względu prawidłowe zdefiniowanie dostępności towarów do sprzedaży jest kluczowe. Określa się ją na podstawie stanów magazynowych ewidencjonowanych w systemie ERP. Jest to najprostszy wskaźnik, który powinien mówić o rzeczywistej dostępności towarów. Powinien, ponieważ często nie jest on wiarygodny, ponieważ firmy mają problem z dokładnością  i poprawnością prowadzenia ewidencji magazynowej i opóźnieniami w ewidencjonowaniu przyjęć i wydań towarów. Przyczynia się to do sytuacji, w których towar według stanów magazynowych jest dostępny, lecz fizycznie nie znajduje się w magazynie.

Popularną obecnie metodą wykorzystywaną w procesie realizacji zamówień ze sklepu internetowego jest dropshipping. Polega on na wysyłaniu towaru do klienta bezpośrednio z magazynu dostawcy. Dostępność towarów w sklepie internetowym określa się wówczas na podstawie stanów magazynowych dropshippera. Powodzenie wykorzystania tej metody realizacji zamówień zależy od rzetelności dostawcy i wiarygodności deklarowanych przez niego stanów magazynowych, ale również od stopnia integracji z systemem dropshippera. Chodzi o to, by nasze zamówienie do niego trafiło natychmiast po złożeniu zamówienia klienta – inaczej „nasz” towar może trafić do kogoś innego.
Oprócz korzystania z towarów dostępnych we własnym magazynie i w magazynie dropshippera można oczywiście korzystać z dostawy. Dostępność towarów od dostawców może być różna i waha się od 24h do 7 dni.

Kiedy określenie rzeczywistej dostępności towarów jest trudne i może powodować pomyłki, często stosuje się pojęcie dostępności w czasie. Dzięki temu nie trzeba deklarować natychmiastowej dostawy towarów, a można posłużyć się bezpieczniejszymi i lepiej oddającymi stan faktyczny określeniami np. dostępny w 48h, dostępny do 7 dni itp.

Przeczytaj: Automatyzacja magazynu – dlaczego warto?

Standardowym rozwiązaniem stały się integracje systemów sprzedażowych z platformami e-Commerce. Wciąż najbardziej popularną platformą jest Allegro, ale Amazon czy Ceneo wcale nie pozostają daleko w tyle. Współpraca z tymi kanałami sprzedaży zwykle oznacza integrację z kartotekami liczącymi setki lub tysiące pozycji. W większości przypadków nie jest to skomplikowane, często odbywa się dwutorowo: sprzedawca musi przygotować informację o swojej ofercie w taki sposób, aby platforma mogła ją pobrać, następnie pozostaje wykonanie integracji w zakresie obsługi zamówień. Przy niedużej liczbie zleceń, których obsługa nie zajmuje dużo czasu, nie jest konieczna, robi się ją w momencie, gdy liczba zamówień zaczyna zajmować za dużo czasu, zwykle powyżej 20-50 dziennie. Wtedy warto pomyśleć o integracji bezpośredniej w zakresie obsługi zamówień. Ponieważ standardem jest wykorzystywanie technologii WebService lub wymiana plików XML – dobrze jest, aby posiadany system miał możliwość automatyzacji wymiany danych z innymi systemami.

Dynamiczny rozwój e-Commerce sprawia, że efektywne zarządzanie zwrotami, dostępnością towarów i integracją z platformami sprzedażowymi wymaga zaawansowanych narzędzi. Kluczową rolę odgrywa tutaj system ERP, który automatyzuje procesy i zapewnia pełną kontrolę nad operacjami magazynowymi oraz sprzedażowymi, jednocześnie odpowiadając na potrzeby rynku. Dzięki ERP (ang. Enterprise Resource Planning) firmy e-handlowe mogą nie tylko optymalizować koszty, ale także zwiększać efektywność i skalować swoją działalność. Odpowiednio wdrożone oprogramowanie eliminuje ryzyko błędów ludzkich, poprawia jakość obsługi klienta i pozwala utrzymać przewagę konkurencyjną. W świecie e-Commerce, gdzie liczy się szybkość i precyzja, inwestycja w nowoczesne rozwiązania ERP staje się niezbędnym elementem strategii rozwoju.

Sprawdź: Jakie integracje powinien posiadać system ERP?

System ERP to narzędzie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, które integruje i automatyzuje kluczowe procesy w firmie, zapewniając lepszą kontrolę nad operacjami. Dzięki niemu właściciele e-sklepów mogą skutecznie zarządzać różnymi kanałami sprzedaży, optymalizować stany magazynowe, usprawniać obsługę zwrotów i zamówień. System ERP pozwala taże na integrację z platformami sprzedażowymi oraz oferuje zaawansowane funkcje analityczne. Dzięki temu właściciele sklepów internetowych mogą zoptymalizować koszty, zwiększyć efektywność, poprawiać obsługę klientów i skalować swój biznes.

Zwroty to jedno z największych wyzwań w e-Commerce, zwłaszcza w branży fashion. System ERP z modułem magazynowym pozwala na automatyzację procesów związanych z przyjmowaniem i sortowaniem zwracanych towarów. Dzięki temu firmy mogą usprawnić logistykę, zmniejszyć czas potrzebny na ponowne wprowadzenie produktów do sprzedaży i obniżyć koszty operacyjne.

Prawidłowe zarządzanie dostępnością produktów jest kluczowe dla satysfakcji klientów. System ERP ewidencjonuje stany magazynowe w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zapobiega sytuacjom, w których produkty widnieją w ofercie, ale fizycznie nie są dostępne. Automatyzacja procesów związanych z aktualizacją stanów magazynowych eliminuje błędy i pozwala lepiej zarządzać asortymentem.

Integracja ERP z popularnymi platformami e-Commerce takimi jak Allegro, Amazon czy Ceneo pozwala na automatyczną synchronizację ofert, zamówień i stanów magazynowych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą unikać ręcznego zarządzania sprzedażą na wielu kanałach, co zwiększa efektywność i minimalizuje ryzyko błędów. Dobrze zaprojektowany system ERP umożliwia również automatyzację procesów związanych z wysyłką i fakturowaniem.

Tak, system ERP może znacznie ułatwić zarządzanie dropshippingiem, integrując się z magazynami dostawców i automatycznie aktualizując dostępność produktów. Dzięki integracji ERP zamówienia klientów mogą być przekazywane do dostawców w czasie rzeczywistym, co minimalizuje ryzyko sprzedaży towarów, które nie są już dostępne. To rozwiązanie pozwala również śledzić status realizacji zamówień i zapewnia lepszą kontrolę nad procesem dostaw.

Automatyzacja procesów w e-Commerce przy użyciu systemu ERP pozwala na skrócenie czasu realizacji zamówień, lepszą kontrolę nad zapasami oraz redukcję kosztów operacyjnych. Zautomatyzowane zarządzanie zwrotami, integracja ERP z platformami sprzedażowymi i precyzyjna ewidencja stanów magazynowych eliminują błędy i zwiększają efektywność działania firmy. To kluczowy element strategii rozwoju dla sklepów internetowych, które chcą konkurować na wymagającym rynku.

Choć małe sklepy mogą na początku funkcjonować bez systemu ERP, jego wdrożenie staje się niezbędne wraz ze wzrostem liczby zamówień i rozwijaniem oferty. System ERP usprawnia zarządzanie operacjami, eliminuje błędy i pozwala na skalowanie biznesu bez zwiększania kosztów administracyjnych. Dla firm planujących rozwój i ekspansję na nowe rynki inwestycja w ERP to krok w stronę długoterminowej efektywności i stabilności.