Jak nowoczesny system ERP odpowiada na wyzwania przedsiębiorców w 2024 roku?

Nowoczesne systemy ERP stanowią ogromne wsparcie procesów dla wielu organizacji. Przedsiębiorcy w dzisiejszych czasach wdrażają coraz więcej rozwiązań z zakresu cyfrowej transformacji, a ich potrzeby ewoluują wraz ze zmieniającymi się warunkami na rynku. W poniższym artykule opowiadam o tym, jak system ERP odpowiada na aktualne wyzwania stojące przed firmami, oraz jakie cechy powinno mieć nowoczesne oprogramowanie tej klasy.

Przedsiębiorcy w ostatnich latach mierzyli się z wieloma wyzwaniami, które mogły skutecznie utrudniać funkcjonowanie ich organizacji. Niepewna sytuacja na rynku, spowodowana pandemią, wojną w Ukrainie, galopującą inflacją i wieloma niespodziewanymi czynnikami sprawiła, że sprzedaż jest na innym poziomie, niż wcześniej. Łańcuchy dostaw zrywały się, a sytuacja gospodarcza na całym świecie przełożyła się na wzrosty cen surowców i wyższe koszty utrzymania pracowników. Nic więc dziwnego, że wiele firm ostrożnie dysponuje budżetem na pokrycie dodatkowych kosztów, takich jak np. wdrożenie nowego systemu ERP i przed przystąpieniem do takiego przedsięwzięcia, szuka najlepszego rozwiązania. Dlatego decydując się na implementację, warto upewnić się, że oprogramowanie odpowiada na wszystkie potrzeby Twojej firmy, a także, że inwestycja się zwróci. Poniżej wymieniam dwa problemy, z którymi obecnie zmagają się przedsiębiorcy, a także podpowiadam, jak je rozwiązać.

Poza tymi oczywistymi czynnikami, mającymi wpływ na sytuację przedsiębiorców, zmagają się oni często z problemem zwykłej organizacji pracy – szczególnie z obiegiem dokumentów i informacji. W wielu firmach korzysta się z różnych narzędzi do komunikacji, generowania dokumentów i ich przesyłania do siebie. Teams, poczta elektroniczna, chat, do tego arkusze kalkulacyjne – wszystkie te programy sprawiają, że informacje zwyczajnie się gubią pomiędzy programami. Może powodować to utrudnienia w komunikacji i spore zamieszanie. Czy te problemy brzmią dla Ciebie znajomo? 

Rozwiązaniem okazuje się być wdrożenie ERP z naciskiem na moduł Workflow. To obszar oprogramowania, który ułatwia zarządzanie dokumentami i przepływem pracy, bez konieczności korzystania z wielu różnych systemów – wszystkie te funkcje znajdują się w jednej platformie. Dzięki niemu wszystkie informacje są aktualne i dostępne dla użytkowników w czasie rzeczywistym. Dokumenty trafiające do danego działu mogą być przypisywane do konkretnej osoby lub grupy z zadaniem, które powinna wykonać. Bez przechodzenia przez szereg różnych narzędzi, takich jak arkusz kalkulacyjny, czat itd., system minimalizuje ryzyko powstawania błędów. Dodatkowo pozwala on na śledzenie etapów przetwarzania plików i nadzoruje ochronę danych. Jeżeli w Twojej firmie istnieje problem związany z obszarem przepływu pracy i dokumentów, przy wdrożeniu nowego oprogramowania warto zastanowić się nad implementacją modułu Workflow.

Znaczącym wyzwaniem, dotyczącym wdrożenia systemu ERP, jest współpraca z dostawcą. Przedsiębiorcy nie chcą czekać wielu miesięcy na aktualizacje oprogramowania, lub wprowadzenie nowych funkcjonalności. Niestety, często ich problemy są ignorowane przez firmy wdrożeniowe. Szczególnie gdy inne przedsiębiorstwa posiadające to samo rozwiązanie, nie widzą potrzeby jego modyfikacji. Powiedzmy sobie szczerze – indywidualne, partnerskie podejście to podstawa udanej współpracy. Dlatego warto wybrać takiego dostawcę, który będzie chciał pomóc Twojemu przedsiębiorstwu w rozwoju i ewolucji Twojej działalności, a nie będzie ich spowalniał. Warto jednak pamiętać, że budowanie partnerskiej relacji wymaga zaangażowania obu stron. Zarówno Klient, jak i dostawca, powinni wykazywać się podobnym nastawieniem do projektu. Jeżeli szukasz firmy, która jest otwarta na rozmowę i wspólną pracę, Twój zespół projektowy nie może mieć trudności z jasnym i częstym komunikowaniem się. Nie traktuj ewentualnych problemów jako powodu do walki – najlepiej szczerze przekazać feedback dostawcy i porozmawiać z nim o wyjściu z sytuacji. 

Przedsiębiorcy mają coraz większą wiedzę dotyczącą wdrożenia nowego systemu w firmie i zdają sobie sprawę z tego, że to decyzja na lata. Zwykle potrzebują wsparcia w zdefiniowaniu lub realizacji celów wdrożenia. Dlatego ich oczekiwania wobec oprogramowania są skonkretyzowane. O tym, jakie cechy powinien posiadać nowoczesny ERP, opowiadam poniżej.

Nowoczesny system ERP powinien być elastyczny, tak, aby można było go rozwijać w kolejnych latach wraz z rozrostem organizacji, w której zostaje wdrożony. Dostawca powinien umożliwiać modyfikację modułów lub dodanie ich w dowolnym momencie. Ta cecha jest bardzo ważna z uwagi na dynamicznie zmieniające się warunki rynkowe. Sytuacje ostatnich lat sprawiały, że przedsiębiorcy musieli dostosowywać swoje procesy, aby utrzymać się na powierzchni. Jeżeli Twoje przedsiębiorstwo za dwa, trzy lata zmieni grupę docelową – a takie sytuacje miały miejsce wśród firm m.in. w trakcie pandemii – to najlepszą opcją byłaby zmiana strategii, zamiast oprogramowania. Dlatego przygotowując się do wdrożenia nowego systemu ERP, zwróć uwagę na to, czy jest on wystarczająco elastyczny. 

Nowoczesny system ERP, nawet dedykowany, powinien być prosty i przyjazny dla końcowego użytkownika. Mówiąc kolokwialnie, nie powinno się w nim „dużo klikać”: wszystkie funkcje powinny być dobrze widoczne, a rozwiązanie łatwe w użyciu. Co ciekawe, wielu przedsiębiorców, z którymi w ostatnim czasie rozmawiałem, ostrożnie podchodzi do nowości takich jak np. AI. Być może jednak uważasz, że w Twoim przedsiębiorstwie system z elementami sztucznej inteligencji może się sprawdzić. W takim wypadku warto porozmawiać z dostawcą o planach rozwoju oprogramowania i upewnić się, czy w przyszłości to rozwiązanie będzie dostępne.

User Experience to bardzo ważna część nowoczesnych systemów ERP. Schludny design, responsywność, intuicyjność obsługi i szybki dostęp do wszystkich ważnych funkcji oprogramowania to cechy, które sprawią, że korzystanie z rozwiązania będzie efektywne. Zapomnij o topornym interfejsie i długim procesie nauki obsługiwania systemu. Przyjazne użytkownikowi oprogramowanie powinno nie tylko spełniać swoją rolę, ale też wyglądać estetycznie. System powinien mieć opcję personalizacji, aby użytkownik mógł dostosować interfejs do swoich potrzeb. Powinien być również responsywny, tak, aby nie stanowiło problemu korzystanie z niego na różnych urządzeniach – telefonie, tablecie, czy laptopie. W końcu w dobrym User Experience nie chodzi tylko o to, aby oprogramowanie wyglądało ładnie, ale również, aby ułatwiało pracę użytkownikowi. 

Niektórzy przedsiębiorcy mają specyficzne, niestandardowe potrzeby dotyczące spraw controllingowych. Zdarza się, że raporty i analizy, których potrzebują, wykraczają poza możliwości systemów klasy ERP. W takim wypadku warto porozmawiać z dostawcą o integracji rozwiązania z obszarem Business Intelligence. Oprogramowanie wzbogacone o możliwości BI dostarczy wszystkich potrzebnych informacji. Dodatkowo obszar ten umożliwia przedstawienie raportów oraz analiz w przejrzystej, graficznej formie, co wpływa na podejmowanie strategicznych decyzji w krótszym czasie. 

Warto zwrócić szczególną uwagę na podejście dostawcy systemu ERP. Wiele firm w odpowiedzi na zapytanie Klienta przesyła listę z funkcjami ich oprogramowania, a następnie (na podstawie zaznaczonych przez niego opcji) odsyła szacowaną wycenę projektu. W Sente postawiliśmy na nieco inne podejście. Rozmowę zaczynamy od zbadania potrzeb i przeanalizowania sytuacji konkretnego przypadku. Chętnie dzielimy się wiedzą i doświadczeniem. Na przykład, gdy przedsiębiorca poszukuje konkretnej funkcji, a nasi architekci zaprojektowali już wcześniej podobną, skupiamy się na tym, jak możemy ją dostosować do potrzeby Klienta. Stawiamy nacisk na wspólną podróż: od diagnozy potrzeb poprzez propozycję rozwiązania i wizyty referencyjne, aż do rozpoczęcia projektu implementacji oprogramowania. Przedsiębiorcy mogą porozmawiać z osobami, które tworzą nasz system ERP, dzięki czemu od razu dostają informację zwrotną o rozwiązaniach, które możemy im zaoferować. Nie wdrażamy czegoś, w co nie wierzymy. Szukając dostawcy, z którym podejmiesz współpracę, pamiętaj o tym, że to nie funkcje systemu stanowią priorytet w implementacji. Najważniejsze są podejście do wdrożenia i partnerska relacja, jak również współpraca pomiędzy Twoim teamem a zespołem wdrożeniowym po stronie dostawcy.

Oczekiwania przedsiębiorców wobec systemów ERP się zmieniają. Wraz ze wzrostem świadomości na temat cyfrowej transformacji, poszukują oni rozwiązań, które polepszą funkcjonowanie codziennych procesów w ich firmach. Jednak okazuje się, że sporym wyzwaniem jest także znalezienie takiego dostawcy, który zaopiekuje się Klientem, podzieli z nim doświadczeniem i poprowadzi go we wdrożeniu. W wielu przypadkach taka relacja będzie trwać latami. Dlatego szykując się do implementacji nowego systemu w organizacji, należy zwracać uwagę nie tylko na funkcje, ale także na podejście dostawcy.