Jak wybrać dostawcę systemu ERP? – cz.2

W pierwszej części tego poradnika szczegółowo opowiadałam o tym, jakimi kryteriami można posiłkować się przy wyborze systemu ERP. Jak porównać dostępne rozwiązania, ich moduły i funkcje oraz czy zdecydować się na narzędzie gotowe, czy też dostosowane do potrzeb.

Nie mniej istotną kwestią jest wybór dostawcy systemu. Poszukując go, warto sprawdzić, czy wdrożenie będzie realizowane bezpośrednio przez producenta, czy za pośrednictwem jednego z partnerów. Należy także zweryfikować jakim zapleczem personalnym dysponuje dany podmiot oraz fakt czy i w jakim zakresie zapewnia opiekę serwisową już po uruchomieniu systemu. Na co jeszcze zwrócić uwagę szukając odpowiedzi na pytanie: Jak wybrać dostawcę systemu ERP?

Wdrożenie to tak naprawdę pierwszy etap współpracy pomiędzy dostawcą oprogramowania a Twoim przedsiębiorstwem. Dlatego tak istotne jest, aby metodyka stosowana przez firmę dostarczającą system była odpowiednio dopasowana do specyfiki organizacji. Umożliwi to prowadzenie efektywnych działań na wszystkich etapach współpracy. To z kolei przyczyni się do osiągnięcia celów biznesowych stawianych przed projektem wdrożeniowym. 

Najpopularniejszymi metodykami wdrożeń rozwiązań informatycznych są:

• metodyka kaskadowa (klasyczna) – wybierana jest najczęściej przez firmy o stabilnej organizacji, dobrze udokumentowanych procesach operacyjnych i małej dynamice zmian),
• metodyka zwinna – wykorzystywana w przypadku firm dynamicznych, których procesy zmieniają się szybko, a automatyzacja działań stanowi szansę na budowanie przewagi na rynku.

Wybór metodyki wdrożeniowej to jeden z kluczowy parametrów podczas poszukiwań dostawcy systemu ERP. Równie ważne jest porównanie doświadczenia, jakim może się on pochwalić. Projekty zrealizowane w przeszłości, ich skala oraz referencje od innych klientów mogą być cenną wskazówką, która rozwieje wiele wątpliwości. Warto zapoznać się z case studies opisującymi zakończone wdrożenia potencjalnego dostawcy. Znaczenie ma również doświadczenie w konkretnych obszarach biznesowych i branżach.

Wdrożenie systemu ERP nie powinno oznaczać końca współpracy z dostawcą. Nawet najlepsze rozwiązania IT okażą się mało efektywne, gdy brakuje dostępu do profesjonalnej obsługi serwisowej. Dlaczego jest to tak istotne? Wsparcie doświadczonych specjalistów jest potrzebne przede wszystkim na początku korzystania z nowego rozwiązania informatycznego. Często potrzebne jest przeprowadzenie dodatkowej konfiguracji, by precyzyjniej dopasować wszystkie funkcje do potrzeb organizacji. Ponadto niezwykle ważny jest stały dostęp do najnowszych wersji narzędzi oraz aktualizacje dopasowane do zmian prawnych. Korzystając z opieki serwisowej, masz pewność, że wykorzystywany system ERP zawsze będzie dostępny w najnowszej wersji podążającej za prawnymi nowelizacjami. Co więcej, stały kontakt z zespołem zapewnia możliwość sprawnego reagowania i usuwania awarii i usterek.

Potencjalny dostawca powinien doradzić również w kwestii możliwości dalszego rozwoju systemu. Organizacja, która dynamicznie się rozwija i której potrzeby rosną, wymaga rozwiązań, które pozwolą na ewentualne modyfikacje przyjętych założeń. W wielu organizacjach otoczenie biznesowe charakteryzuje się nieprzewidywalnością: zmiany strategii działania, wchodzenie na nowe rynki, zmiany kanałów dystrybucji, dywersyfikacja asortymentu, które towarzyszą przedsiębiorcom na co dzień. W takim przypadku rozwiązanie musi nadążać za dynamicznym tempem przemian, które zachodzą w środowisku biznesowym i oferować doskonałą skalowalność.

Współpraca wdrażanego systemu ERP z wyspecjalizowanymi aplikacjami jest bardzo częstą praktyką, zwłaszcza w środowisku firm produkcyjnych. Dlatego tak istotne jest sprawdzenie, czy wybrany dostawca oferuje możliwość integracji z używanymi w przedsiębiorstwie narzędziami. Proces ten musi być przeprowadzony w taki sposób, aby możliwa była wymiana wszystkich potrzebnych danych pomiędzy różnymi rozwiązaniami w sposób szybki, automatyczny i niezawodny.

Zastanawiając się nad wyborem dostawcy systemu ERP, przede wszystkim musisz odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań:

• Na jaką metodykę wdrożenia się zdecydować? Klasyczną, zwinną, a może mieszaną?
• Jakie możliwości dalszego rozwoju systemu i opieki serwisowej oferuje dostawca?
• Jakie są możliwości integracji systemu z innymi rozwiązaniami informatycznymi?

Następnie skonfrontuj swoje oczekiwania i cele z możliwościami oferowanymi przez potencjalnego dostawcę. Jego wybór może nie być łatwy, ale jest kluczowy dla powodzenia projektu wdrożeniowego.