Aby wdrożenie ERP w firmie produkcyjnej zakończyło się sukcesem, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie. Na samym początku należy zdefiniować konkretne cele oraz mierniki ich realizacji. Dobrym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od jednego modułu – np. planowania produkcji – i stopniowe rozszerzanie funkcjonalności oprogramowania.
Warto dokładnie przeanalizować procesy zachodzące w firmie produkcyjnej i wskazać obszary, w których najczęściej pojawiają się przestoje lub problemy z jakością. Szczególnie ważne jest uporządkowanie danych dotyczących zleceń produkcyjnych, ponieważ od ich poprawnej obsługi zależy terminowość i płynność realizacji zamówień. Należy również przygotować zespół na zmiany – szkolenia i konsultacje z dostawcą powinny rozpocząć się jeszcze przed startem wdrożenia. Równolegle warto zaplanować sposób, w jaki będzie odbywać się raportowanie po uruchomieniu systemu – regularne analizy pomogą mierzyć efekty, wychwytywać błędy i ulepszać procesy w czasie rzeczywistym.
Przeczytaj również: Cele projektu – mierniki i kryteria sukcesu w projektach IT
Wiesz już, że zanim wybierzesz rozwiązanie, musisz zastanowić się, co chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu. Czy zależy Ci na szybszym planowaniu produkcji? Automatyzacji zleceń produkcyjnych? Redukcji kosztów pracy czy lepszej dostępności danych? Każdy z tych celów wymaga nieco innych funkcji i podejścia do wdrożenia.
Dobrym pomysłem może być skorzystanie z niezawodnej metody SMART – pomoże Ci ona określić cele, które będą:
- konkretne – np. skrócenie czasu realizacji zlecenia o 30%,
- mierzalne – np. liczba zautomatyzowanych procesów,
- osiągalne – realne do zrealizowania w założonym czasie,
- istotne – odpowiadające potrzebom biznesu,
- określone w czasie – np. w perspektywie 12 lub 24 miesięcy.
Wybór odpowiedniego programu do zarządzania produkcją to kluczowy moment, który może przesądzić o sukcesie lub porażce całego wdrożenia. Wbrew pozorom nie wystarczy wybrać najpopularniejszego systemu ERP czy kierować się tylko ceną. Każda organizacja ma inne potrzeby, procesy i cele strategiczne. Dlatego decyzja o wdrożeniu powinna być poprzedzona dogłębną analizą – nie tylko dostępnych rozwiązań, ale przede wszystkim wewnętrznej gotowości organizacji do zmian.
Zanim rozpoczniesz rozmowy z dostawcami, dokładnie przemyśl, czego tak naprawdę oczekujesz od systemu. Na tej podstawie łatwiej będzie porównać oferty, wyłonić najlepszych partnerów i uniknąć nietrafionych inwestycji.
Wybierając dostawcę, zwróć uwagę nie tylko na sam produkt, ale też na ludzi, którzy będą odpowiedzialni za jego wdrożenie. Sprawdź, czy firma ma doświadczenie w realizacji projektów w branży zbliżonej do Twojej – case studies i udokumentowane sukcesy wdrożeń to najlepszy dowód kompetencji. Zasięgnij opinii innych klientów i poproś o referencje, które potwierdzą jakość współpracy i poziom wsparcia po uruchomieniu systemu. Równie istotne jest podejście zespołu – szukaj partnera, który rozumie specyfikę Twojej działalności i zadaje trafne pytania. Partnerskie podejście i elastyczność dostawcy będą kluczowe, szczególnie gdy projekt napotka nieprzewidziane wyzwania. Dobrze wybrany dostawca jest nie tylko wykonawcą, ale też realnym wsparciem w rozwoju i optymalizacji procesów w Twojej firmie.
Zanim podpiszesz umowę, zadbaj o przejrzystość. Dobrze przygotowany dostawca nie tylko odpowie na Twoje pytania, ale sam też zada ich wiele, aby jak najlepiej poznać specyfikę Twojej działalności.
O co warto zapytać potencjalnego partnera:
- możliwości integracji z obecnym oprogramowaniem (np. magazynowym, księgowym),
- czy system wspiera harmonogramowanie produkcji i jak wygląda jego konfiguracja,
- ile czasu zajmuje wdrożenie i jak przebiega szkolenie użytkowników,
- jakie modele wdrożenia proponuje dostawca, czy oferuje system ERP w modelu subskrypcyjnym,
- czy w przyszłości możliwy będzie dalszy rozwój oprogramowania i dodawanie kolejnych modułów,
- jak wygląda wsparcie techniczne – czy jest dostępne 24/7, w jakiej formie, w jakim języku,
- czy system umożliwia dostosowanie funkcji do specyfiki Twojej branży (np. produkcja seryjna, jednostkowa, projektowa),
- Jakie doświadczenie ma dostawca w realizacji podobnych wdrożeń.
Dodatkowo poproś o wspomniane wcześniej referencje oraz możliwość rozmowy z klientami z branży pokrewnej. To często najlepsze źródło informacji.
Program do zarządzania produkcją nie funkcjonuje w próżni – musi współpracować z innymi narzędziami używanymi w firmie. Jeśli korzystasz już z systemu WMS, narzędzi do księgowości czy oprogramowania dla handlowców, sprawdź, czy nowe rozwiązanie będzie z nimi kompatybilne.
Dobrze przeprowadzona integracja to oszczędność czasu i wyeliminowanie ręcznego przenoszenia danych – a to przekłada się bezpośrednio na optymalizację realizowanych działań i redukcję kosztów.
Wybieraj system, który będzie się rozwijał razem z Twoją firmą. Możliwość wdrażania poszczególnych funkcji etapami to duża zaleta – na początku możesz skupić się na najważniejszych procesach, np. planie produkcji i obsłudze zleceń produkcyjnych, a dopiero później rozbudowywać rozwiązanie o kolejne obszary.
Skalowalność to także bezpieczeństwo – nie będziesz musiał zmieniać narzędzia w momencie wzrostu, tylko rozszerzysz istniejące możliwości.
Każda branża rządzi się swoimi prawami. Innych funkcji potrzebuje zakład produkujący meble na zamówienie, a innych firma wytwarzająca komponenty elektroniczne. Upewnij się, że oprogramowanie, na które chcesz się zdecydować, można dopasować do specyfiki Twojego biznesu – zarówno jeśli chodzi o proces planowania produkcji, jak i sposób zarządzania surowcami, dokumentacją czy kontrolą jakości.
Najpopularniejsze systemy ERP oferują konfigurację przepływów pracy, interfejsów użytkownika i raportów, tak aby w pełni odpowiadały potrzebom konkretnego zakładu.
