Planowanie zasobów dystrybucji z wykorzystaniem systemów IT

Wykorzystanie odpowiednich systemów informatycznych w planowaniu zasobów dystrybucji pozwala znacząco zwiększyć efektywność procesów logistycznych w firmach z tej branży. Rozwiązania IT mogą wspomagać wykorzystanie różnych metod prognozowania zaopatrzenia, w tym DRP i DRP II. Usprawniają one m.in. zarządzanie procesami dostaw wyrobów finalnych do sieci dystrybucyjnej. W jaki sposób? Na czym polegają wymienione metody? O tym, opowiadam w dalszej części tego artykułu.

Planowanie zapotrzebowania dystrybucji, czyli DRP (ang. Distribution Requirements Planning) to metoda służąca do precyzyjnego obliczania potrzeb i planowania transportu w całej sieci dystrybucji. Odbywa się to na podstawie prognoz sprzedaży w poszczególnych jednostkach organizacyjnych (centrach dystrybucyjnych, sklepach itp.).

Rozwinięciem tej metody jest mechanizm DRP II, który dodatkowo umożliwia uwzględnienie niezbędnych zasobów potrzebnych do dystrybucji (np. środków transportu, przestrzeni magazynowej, siły roboczej). Zastosowanie obu wymienionych metod jest możliwe, dzięki wykorzystaniu zaawansowanych systemów IT. Jednym z nich jest system ERP. 

Celem planowania zasobów dystrybucji z wykorzystaniem metody DRP i DRP II jest takie opracowanie harmonogramu zamówień i dostaw, by możliwe było maksymalne zminimalizowanie zapasów przy zachowaniu założonego poziomu obsługi na każdym etapie współpracy, od złożenia zamówienia aż do obsługi posprzedażowej.

Taki sposób planowania różni się od tradycyjnych metod zarządzania zapasami dystrybucyjnymi tym, iż potrzeby są obliczane na podstawie oczekiwanego popytu: 

• zależnego (od popytu magazynów na wyższym poziomie w sieci oraz popytu na wyroby finalne w zakładzie produkcyjnym i w magazynach na niższych poziomach),
• niezależnego (od popytu magazynów na wyższym poziomie w sieci).

Zastosowanie metod DRP i DRP II w systemie ERP jest możliwe, dzięki przechowywaniu przez narzędzie wszystkich informacji potrzebnych do określenia momentu, w którym należy  złożyć zamówienie u dostawcy, aby zostało zrealizowane przed wyczerpaniem zapasów w magazynie. Umożliwia to precyzyjne planowanie zasobów dystrybucji i pozwala firmom handlowym zapewnić stałą dostępność towarów dla swoich klientów, bez ryzyka powstania złogów magazynowych. Informacje, na których opiera się system podczas przygotowania i złożenia zamówienia, to między innymi:

• czas realizacji dostawy, który jest inny dla każdego dostawcy,
• czas transportu towaru, który zależy od lokalizacji dostawcy,
• średnia sprzedaż towaru, dzięki której można określić kiedy zapasy towaru się skończą i uwzględniając czasy realizacji dostawy oraz transportu, zaplanować dostawę,
• informację o objętości towaru potrzebną na określenie jaką maksymalną ilość będzie w stanie przyjąć magazyn w momencie dostarczenia towaru.

Dzięki dostępowi do powyższych informacji system jest w stanie automatycznie generować zamówienia do dostawcy, analizując na bieżąco aktualne zapasy, średnią sprzedaż oraz pozostałe atrybuty wymienione wyżej. Dział zakupów może takie zamówienie przeprocesować dalej, weryfikując wcześniej, czy nie chce dodać innych pozycji, lub zmienić ilości istniejących. Następnie gotowe zamówienie jest wysyłane do dostawcy. System w przypadku wysłania zlecenia szacuje prawdopodobny termin jego realizacji. Dzięki temu dział obsługi klienta w przypadku niedostępności towaru, jest w stanie poinformować klienta o przybliżonym terminie dostawy.

Takie rozwiązanie zostało wdrożone u jednego z naszych klientów z branży automotive za pomocą systemu ERP. Dzięki temu możliwe stało się automatyczne generowanie zamówień do dostawcy na podstawie danych o stanach, sprzedaży i parametrach konkretnego dostawcy. Rozwiązanie umożliwiło również zmianę procesu przygotowywania zleceń, które wcześniej były realizowane poza systemem, z użyciem plików excel i dopiero po obrobieniu trafiały do systemu (poprzez import pozycji zamówienia). Dodatkowo nie wszyscy pracownicy pamiętali o tym, aby wprowadzać zamówienia do systemu, przez co utrudniony był dostęp do informacji o statusie realizacji zamówienia. Teraz całość procesu odbywa się w systemie i w znacznym stopniu odbywa się automatycznie. Dzięki temu pracownicy mogą poświęcić czas na realizację innych, bardziej złożonych zadań.

Zastosowanie metod DRP i DRP II w systemie ERP to znaczące usprawnienie procesów logistycznych w firmach z branży dystrybucyjnej. Umożliwia wprowadzenie automatyzacji generowania zamówień trafiających do kontrahenta, dzięki czemu następuje istotne usprawnienie pracy magazynu.