Siedem obszarów sprzedaży, które można usprawnić w firmie prowadzącej dystrybucję artykułów medycznych

W każdej firmie sprzedaż jest najważniejsza – stanowi ona o funkcjonowaniu i rozwoju przedsiębiorstwa. Oto najważniejsze obszary funkcjonowania sprzedaży, którym powinniśmy poświęcić najwyższą uwagę prowadząc firmę dystrybuującą artykuły medyczne.

Opierając się na naszych praktycznych doświadczeniach z projektów dla firm prowadzących dystrybucję artykułów medycznych pokażemy jak można zwiększyć skuteczność działań handlowych rozwiązując siedem najczęściej występujących problemów w sprzedaży.

Wszystkie nowocześnie zarządzane firmy budują bazy danych Klientów, zarówno obsługiwanych obecnie, jak i potencjalnych. Klienci są najczęściej przypisywani poszczególnym przedstawicielom handlowym.

Pojedynczy przedstawiciel handlowy często obsługuje duży obszar Polski obejmujący dziesiątki bądź nawet setki Klientów.

Udostępnienie osobie pracującej w terenie narzędzia, które pozwoli jej zarówno na gromadzenie danych o Klientach (dane kontaktowe, notatki z ustaleń i rozmów, zadania do wykonania), jak i dostęp do danych o transakcjach handlowych (od kiedy firma jest Klientem, wcześniejsze zamówienia i ich status, wystawione faktury, wielkość dotychczasowego obrotu, kupowane towary, limit kredytowy itp.) pozwala handlowcowi na dużo sprawniejsze obsługiwanie Klientów.

W praktyce oznacza to, że handlowcy mniej czasu poświęcają na przygotowanie się do spotkania, a więcej czasu na pracę z Klientami. W czasie spotkania dysponują też danymi dotyczącymi historii kontaktów, które pozwalają im na podejmowanie trafnych decyzji dotyczących współpracy. Tak istotne wsparcie i usprawnienie pracy handlowca zapewnia dedykowany system informatyczny zaprojektowany z myślą o indywidualnych potrzebach oraz specyfice dystrybutora.

Częścią pracy każdego przedstawiciela handlowego jest przygotowywanie i składanie Klientom ofert. Dużym błędem jest pozostawienie zbytniej swobody w przygotowaniu oferty przez samego handlowca. Handlowcy często korzystają z wcześniejszych ofert kopiując je. Po pewnym czasie każdy z nich wypracowuje własny pomysł na kształt oferty. Uniemożliwia to dyrektorowi sprzedaży zarządzanie ofertą firmy i komunikacją z Klientami. W ofertach pojawiają się błędy w opisach produktów, cenach i warunkach handlowych.

Tutaj z pomocą zespołom handlowym przychodzą systemy informatyczne, które pozwalają na generowanie szablonu oferty zawierającego aktualne warunki handlowe i spójnego pod względem komunikacji firmy z rynkiem. Tak generowane dokumenty mogą być następnie spersonalizowane przez handlowca na potrzeby konkretnej transakcji.

W ten sposób wszyscy handlowcy zawsze posługują się aktualnymi opisami produktów, cennikami i warunkami handlowymi a jednocześnie mogą dostosować ofertę do Klienta w ramach danych im usprawnień. Dla Dyrektora Sprzedaży oznacza to też, ze zmiana warunków handlowych odbywa się w systemie informatycznym, bez konieczności np. rozsyłania mailem nowych cenników i dokumentów do zespołu handlowego.

Wielu Klientów organizuje przetargi na dostawę sprzętu i produktów medycznych. Udział dostawcy w przetargu wymaga zarówno spełnienia wymogów formalnych, jak i przestrzegania terminów dostarczenia dokumentów. Tutaj również rozwiązania informatyczne wspierają prace zespołu handlowego. Pozwalają one w jednym miejscu na zbieranie wszystkich informacji o ubiegłych, aktualnych i przyszłych przetargach.

Taki system wspiera osobę odpowiedzialną za prowadzenie przetargów, wysyłając powiadomienia o zbliżających się terminach rozpoczęcia lub zakończenia przetargu i o dacie złożenia dokumentów. System zbiera też informacje o tym, kto brał udział w przetargu oraz jakie było jego rozstrzygnięcie (zwycięzcy, jakie kwoty itp.). Gromadzi w jednym miejscu historię przetargów, tak aby osoba odpowiedzialna za przetargi miała możliwość analizowania sukcesów oraz porażek i dzięki temu mogła podejmować lepsze decyzje co do składanych ofert w kolejnych przetargach.

Systemy informatyczne wspierają też zarządzanie czasem pracy handlowców.

Handlowiec sam ustalając swój plan pracy często preferuje spotkania ze swoimi ulubionymi Klientami, czyli tymi, którzy już od niego kupują. Jednocześnie unika Klientów, u których sprzedaż jest trudna. Z punktu widzenia zarządzającego sprzedażą lepsze wyniki można osiągnąć zmniejszając liczbę wizyt u kupujących Klientów, a kierując działania handlowe na tych, którzy w ostatnim czasie zmniejszyli zakupy, np. odchodząc do konkurencji. Decyzje o tym, na jakie działania ma alokować swój czas handlowiec mogą być podejmowane wspólnie przez niego i jego przełożonego. Ważne jest, by widząc obraz wszystkich Klientów obsługiwanych przez daną osobę tak zarządzać czasem pracy, by wykorzystywać go optymalnie.

Handlowcy realizują wiele zadań związanych z obsługą Klientów. W wielu firmach wyzwaniem dla zarządzających sprzedażą jest rozliczenie czasu pracy handlowców oraz premii i prowizji za wyniki sprzedaży. W rozliczeniu czasu pracy, delegacji i wydatków handlowych oraz rozliczeniu wynagrodzenia i premii wspierają firmę specjalnie zaprojektowane systemy, które łączą w sobie funkcje z obszaru kadr i płac oraz sprzedaży. Dzięki temu zarówno wzrasta motywacja w zespole handlowym – delegacje i koszty oraz premie są rozliczane szybko i bezbłędnie, ale także znacząco zmniejsza się nakład pracy na obsługę tych procesów.

Szef firmy musi liczyć się z możliwością nagłej nieobecności któregoś ze swoich pracowników (chorobowe, urlop itp.) lub odejściem pracownika z firmy. Brak przedstawiciela handlowego może wiązać się z dużą liczbą zaniedbanych klientów na określonym obszarze i spadkiem sprzedaży.

Skutecznym rozwiązaniem dla takich sytuacji jest system informatyczny, dzięki któremu każda uprawniona do tego osoba, w ciągu kilku minut posiada możliwość zapoznania się z dokładną historią sprzedaży nieobecnego handlowca, historią zakupów jego Klientów oraz zaplanowanymi przez niego kontaktami i innymi zadaniami. Takie narzędzie daje szefowi sprzedaży możliwość zaplanowania i kontynuowania działań handlowych niezależnie od nieobecności lub odejścia pracownika. Efektem jest wzrost zaufanie Klientów oraz wiarygodności firmy w ich oczach.

Systemy informatyczne pozwalają osobom zarządzającym na monitorowanie pracy zespołu handlowego, planowanie działań oraz analizowanie informacji o poziomie sprzedaży i stanie zapasów towaru na magazynie. Na podstawie otrzymanych informacji podejmują decyzje na kolejny miesiąc i reagują adekwatnie do sytuacji.

Ważne jest to, że systemy informatyczne dostarczają takich danych nie tylko na koniec miesiąca w postaci podsumowania danego okresu, ale również w każdym dowolnie wybranym momencie. Dzięki danym wprowadzanym na bieżąco do systemu informatycznego analizy i raporty o aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa można otrzymywać w czasie rzeczywistym – bez opóźnień wynikających z konieczności księgowego zbierania danych i ich ewidencjonowania.

Nasze doświadczenie wskazuje, że kompleksowe rozwiązania informatyczne powodują wzrost efektywności pracy poszczególnych działów w firmie, podnosząc ich jakość, zmniejszając czas reakcji oraz zwiększając skuteczność pracowników i eliminując błędy. Dzięki możliwości szybkiej reakcji funkcjonowanie przedsiębiorstwa będzie dużo bardziej elastyczne i skuteczne. Wskutek tego firma może podejmować najlepsze dla niej w danym momencie decyzje i podwyższać efektywność pracy pracowników, co przekłada się na wzrost rentowności i sprzedaży.

Zapraszamy do kontaktu, jeśli chcą Państwo poznać nasze doświadczenia związane z usprawnieniem funkcjonowania zespołu sprzedaży.