Wyzwania logistyczne dystrybutorów branży automotive – wykorzystanie systemu ERP dla automotive

Aktualizacja – styczeń 2025

Branża części i akcesoriów motoryzacyjnych w Polsce w ostatnich latach notuje rosnącą sprzedaż. Wzrost obrotów firm dystrybucyjnych niesie ze sobą wyzwania związane z zaopatrzeniem, zarządzaniem magazynem oraz sprzedażą:

1.      Rozładowanie sezonowych zatorów w magazynie
2.      Skrócenie terminów realizacji zamówień klientów
3.      Właściwe planowanie zaopatrzenia pochodzącego z importu
4.      Szybka wycena towarów importowanych

Poniższy tekst przedstawia skuteczne rozwiązania, których realizacja opiera się na wykorzystaniu narzędzi informatycznych klasy ERP w automotive.

W branży automotive występuje sezonowość sprzedaży związana bezpośrednio z eksploatacją pojazdów. U wszystkich zapytanych dystrybutorów widać dwa wyraźne okresy wzmożonej sprzedaży. Pierwszy z nich to jesień (październik i listopad), kiedy z jednej strony warunki na drogach stają się trudne (wcześniej zapada zmrok, spada temperatura, nawierzchnie robią się śliskie), a z drugiej auta przygotowywane są do zimy. Drugi to wczesna wiosna (marzec – kwiecień), kiedy właściciele pojazdów zaraz po zimie – sprzyjającej  szybszemu zużywaniu się części (skrajne warunki pogodowe) – dokonują szczegółowych przeglądów i wymieniają części.

Znacząca większość firm (ponad 63%) wskazuje lato (czerwiec, lipiec) jako okres większej aktywności. W sezonie letnim dużo osób kupuje samochody, dlatego doprowadzane są do porządku przez właścicieli, a także przygotowywane do dłuższych podróży wakacyjnych.

Chcąc się przygotować do zwiększonej dystrybucji w określonych miesiącach roku – dystrybutorzy zaopatrują się w znaczne ilości towaru, poprzez co magazyn jest wypełniony po brzegi, często palety z towarem po prostu leżą tam, gdzie jest choć odrobina wolnego miejsca. Utrudnia to sprawne funkcjonowanie magazynu oraz obciąża finanse firmy, które zostają „zamrożone” w zapasie magazynowym. Zwiększona liczba zamówień może powodować „korkowanie” się magazynu, mimo pracy po godzinach i w trybie zmianowym. Logistyka w automotive musi uwzględniać sezonowość.

Skutecznym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu informatycznego  zarządzającego planowaniem i optymalizacją zaopatrzenia przy wykorzystaniu algorytmu DBM (ang. Dynamic Buffer Management) znanego z Teorii Ograniczeń. W takim przypadku system adaptacyjnie dobiera optymalny poziom zapasu poszczególnych towarów, a nawet może automatycznie generować zamówienia do dostawców, jak i wewnętrzne przesunięcia pomiędzy różnymi magazynami firmy (oddziały a centrala lub magazyn buforowy a magazyn główny). Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala na zmniejszenie stanów magazynowych wartościowo nawet do 20%, bez zmniejszenia dostępności poszczególnych asortymentów.

Właściwie skonfigurowane oprogramowanie WMS pozwala tworzyć zaawansowane analizy danych o rotacji poszczególnych produktów i na tej podstawie planować takie ich rozmieszczenie, żeby artykuły szybciej rotujące znajdowały się bliżej miejsca pakowania (inne produkty będą się lepiej sprzedawać jesienią, a inne wiosną czy latem). W efekcie magazynierzy nie tracą czasu na wykonywanie tras po całej hali, większość ich pracy odbywa się tak blisko strefy odkładczej, jak to jest możliwe, a kompletacja przesyłek następuje znacznie szybciej i pozwala skrócić czas potrzebny na ich zapakowanie na samochód dostawczy nawet 6-krotnie. Logistyka dla firm z branży automotive odbywa się znacznie sprawniej, jeśli jest wspierana przez odpowiednie rozwiązania informatyczne.

W zależności od tego, jakimi firma dysponuje pomieszczeniami – warto rozważyć kwestię zastosowania ustawień regałów na zasadzie double deep – gdzie na przednich i tylnych paletach zostaje umieszczony ten sam produkt. Takie rozwiązanie pozwala zwiększyć efektywne wykorzystanie objętości magazynu firmy z branży automotive nawet o 50% jednocześnie zmniejszając koszty składowania do 40%. Oczywiście to rozwiązanie wpłynie na zarządzanie magazynem w ogóle, a nie tylko w okresie wzmożonej sprzedaży.

Tabela 1. Wskaźniki wzrostu wydajności magazynu w automotive

Odpowiadając na pytanie dotyczące wymagań klientów, co do terminów realizacji zamówienia, praktycznie wszyscy dystrybutorzy stwierdzili, że odbiorcy oczekują coraz szybszych dostaw zamówionych artykułów. Przy czym ponad 84% odpowiedzi wskazuje na termin do 24 godzin, jednak ok. 16% dystrybutorów mówi o realizacji zamówień dla swoich klientów nawet w ciągu tego samego dnia (do 12 godzin).

Chcąc być konkurencyjnym na rynku należy dostarczać zamówione produkty zgodnie z oczekiwaniami klientów. Jednak bardzo trudno, jeśli w ogóle jest to możliwe, dotrzymać takich terminów w przypadku ręcznej realizacji zamówień w magazynie dystrybutora. W praktyce oznacza to, że magazynier
z kartką w ręku (WZ-ka) fizycznie obchodzi cały magazyn – na tyle, na ile pamięta rozkład poszczególnego asortymentu – i krok po kroku kompletuje zamówienie. Duże zlecenia zajmują mu 1-2 dni, w przypadku bardzo dużych (kilkanaście palet) towar może wyjechać od odbiorcy nawet wciągu 3, czy nawet więcej dni.

Nowoczesna gospodarka magazynowa oferuje metody znacznie bardziej efektywne, bez których osiągnięcie przewagi konkurencyjnej staje się niezwykle trudne do osiągnięcia.

Warto w takiej sytuacji zastosować automatyzację organizacji magazynu przy wsparciu systemu informatycznego klasy WMS, który przejmuje zarządzanie rozmieszczaniem towaru oraz koordynacją pracy poszczególnych magazynierów (np. poprzez urządzenie przenośne tzw. handheldy). Kompletacja zamówień wspierana jest wówczas przez system, który kieruje magazyniera w określone miejsca po konkretny asortyment po wyznaczonej optymalnej trasie. W takim wypadku istnieje wiele rozwiązań przyspieszenia i zoptymalizowania większości działań logistycznych w magazynie, np. kompletacja jednego dużego zamówienia może zostać płynnie podzielona na wielu magazynierów i zamiast trwać 5 dni, będzie trwała 5 godzin.

Część towaru dystrybutorów automotive pochodzi z importu. Z przeprowadzonej ankiety wynika, że ok. 79% firm importuje artykuły do sprzedaży.

W zależności od rodzaju sprzedawanego asortymentu i odległości od kraju dostawcy towar może zostać sprowadzony za pomocą transportu lądowego, lotniczego lub morskiego. W związku z tym, chcąc zachować płynność zaopatrzenia, zamówienia importowanych partii towarów realizowane są z odpowiednim wyprzedzeniem wynoszącym od kilku dni do nawet 2 miesięcy (w przypadku przewozu drogą morską). To zwykle wymaga pewnej dozy przewidywania i wiedzy na temat tego, jakie będzie zapotrzebowanie na towar w jakim terminie. Każda firma oczywiście potrafi orientacyjnie określić te wielkości.

Jednak również w tym wypadku kwestie właściwego planowania zamówień znacznie ułatwia system ERP dla automotive, wyposażony w funkcje prognozowania sprzedaży i planowania zaopatrzenia, który na podstawie danych historycznych o sprzedaży i zleceniach generuje prognozy zapotrzebowania na poszczególny asortyment w zależności od dnia, tygodnia, miesiąca czy pory roku. Pozwala to skutecznie przewidywać zapotrzebowanie i zamawiać towar w takiej ilości, jaka faktycznie jest niezbędna – wówczas nie tworzą się niepotrzebne i nieuzasadnione złogi magazynowe, jak i niedobory w zaopatrzeniu.

Importowanie towaru spoza granic naszego kraju wiąże się oczywiście z koniecznością jego właściwej wyceny. Dla celów dalszej sprzedaży najważniejsza jest informacja – ile tak naprawdę kosztuje każda sztuka zamówionego asortymentu, a w związku z tym, w jakiej cenie mogę sprzedać dany produkt.

Na cenę takiego towaru składają się zarówno cena zakupu, jak i koszty nabycia np. koszty transportu i przechowywania, cło. Faktury z różnych miejsc dochodzą często z opóźnieniem, a towar nie może czekać, trzeba nim obracać, żeby mógł generować dochód firmy.

Dlatego zwykle wydaje się towar tak szybko jak to jest tylko możliwe lub potrzebne, a rozliczeń dokonuje się wstecz za pomocą przecen towaru czy not korygujących. Jednak takie rozliczenia zajmują zwykle dużo czasu zajmując pracowników zarówno magazynu, jak i księgowości.

Takie rozrachunki znacznie przyspiesza system ERP dla automotive, który integruje ze sobą dokumentację księgową i magazynową automatycznie dokonując właściwych obliczeń i rozpisując koszty. Pozwala to od razu po wprowadzeniu właściwych danych do systemu mieć jasną i klarowną informację – ile każda sztuka określonego produktu faktycznie kosztowała, i w jakiej cenie możemy ją sprzedać.

W tym wypadku rozwiązania informatyczne ułatwiają i przyspieszają pracę kilku działów przedsiębiorstwa – księgowości, magazynu oraz działu sprzedaży umożliwiając im szybsze i bardziej efektywne działanie mogące się bezpośrednio przełożyć na zysk dystrybutora.

Branża automotive zmaga się z coraz bardziej wymagającymi wyzwaniami. Przedsiębiorcy muszą sprostać oczekiwaniom swoich klientów, jak i określonym zasadom dostaw, które narzucane są przez kontrahentów. Dotyczą one przede wszystkim terminu czy sposobu pakowania zamówienia. Za złamanie tych zasad, firma musi liczyć się z wysokimi sankcjami.

Co to oznacza w praktyce? Tylko firma, która potrafi efektywnie zarządzać swoją dystrybucją i dostosowywać się do zmieniających się trendów w sprzedaży B2B jest w stanie utrzymać się na rynku branży automotive. By móc tego dokonać, konieczne jest wdrożenie spersonalizowanego systemu ERP dla automotive. Co więcej, zaawansowane algorytmy potrafią zoptymalizować pracę na magazynie w taki sposób, by zaoszczędzony czas przeznaczyć na dalszy rozwój firmy.

Wybór idealnego rozwiązania ERP dla branży automotive to nie lada wyzwanie. Przed podjęciem decyzji przedsiębiorca powinien zadać sobie pytanie dlaczego wdrożenie systemu informatycznego jest konieczne. Odpowiedzi może być wiele. Dzięki implementacji systemu ERP dla automotive możliwe jest zwiększenie wydajności pracy magazynu, ale również skrócenie czasu importu rzeczy z zagranicy. Jak widać, jasno zdefiniowany problem może pomóc zarządzającym obrać odpowiednią drogę i podjąć ostateczne decyzje.

Warto mieć na uwadze fakt, że branża automotive znacznie różni się od innych. Coś co jest kluczowe w przypadku sklepów internetowych nie zawsze znajdzie swoje odzwierciedlenie np. przy dystrybucji części samochodowych. Dostosowanie modułów i wdrożenie branżowego systemu ERP w branży automotive będzie strzałem w dziesiątkę. Nie tylko spełni oczekiwania każdego przedsiębiorcy, ale także pozwoli na wybicie się wśród konkurencji na rynku motoryzacyjnym.

Dystrybutorzy w branży automotive żyją z marży. Chcąc generować zyski muszą sprzedawać. Należy do tego wykorzystywać trendy sezonowe i sprzedawać wówczas takie ilości, jak tylko jest to możliwe. W związku z tym, bariery w sprzedaży w postaci braku właściwego planowania zaopatrzenia, zbyt długiej realizacji zleceń, korkowania się magazynu mogą wpłynąć na wysokość przychodów. Konkurencja nie śpi i jeśli klient będzie mógł zakupić u kogoś innego podobny asortyment szybciej i sprawniej, to dlaczego miałby czekać?

Opisane wyżej rozwiązania stanowią usprawnienia z powodzeniem wdrożone w wielu firmach zajmujących się dystrybucją. Suma wprowadzonych przez dobry system zarządzania klasy WMS i ERP ułatwień i udogodnień, przy sprawnych wdrożeniu systemu, umożliwia zwiększenie wydajności procesów logistycznych nawet do 20%. Dlatego warto przemyśleć wprowadzenie takich zmian u siebie, ponieważ z pewnością zmieniają one jakość zarządzania firmą, usprawniają i przyspieszają wiele działań, a przede wszystkich wpływają na rentowność oraz przewagę konkurencyjną dystrybutora.

Tabela 2. Wyniki ankiety przeprowadzonej wśród dystrybutorów w branży automotive

Sposób przeprowadzenia ankiety wśród dystrybutorów artykułów automotive

Ankietę przeprowadzono w październiku 2014 r. z 57 firmami posiadającymi PKD 45.31: “Sprzedaż hurtowa części i akcesoriów do pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli”. Sposób kontaktu – telefoniczny. Ankiety przeprowadzono z osobami wskazanymi w firmie jako odpowiedzialnymi za logistykę i/lub zarządzanie gospodarką magazynową. 

System ERP wykorzystuje algorytmy, takie jak DBM (ang. Dynamic Buffer Management), aby dynamicznie dostosowywać poziomy zapasów do rzeczywistych potrzeb. Dzięki automatycznemu generowaniu zamówień i zarządzaniu przesunięciami magazynowymi można zminimalizować „korkowanie” magazynu i zmniejszyć zamrożone przez to środki finansowe.

Tak, wdrożenie systemu WMS (ang. Warehouse Management System) umożliwia podział dużych zamówień między magazynierów oraz wyznacza optymalne trasy kompletacji. Dzięki temu czas realizacji zamówień może zostać skrócony nawet sześciokrotnie, co przekłada się na szybsze dostawy i większe zadowolenie klientów.

Oprogramowanie ERP dla automotive automatycznie rozlicza koszty, integrując dokumentację księgową z magazynową. Umożliwia to szybsze uzyskanie precyzyjnej informacji o kosztach jednostkowych produktów oraz optymalizację cen sprzedaży, co usprawnia działanie księgowości, magazynu i działu sprzedaży.

System ERP wyposażony w moduły prognozowania sprzedaży analizuje dane historyczne, przewidując zapotrzebowanie na towary w określonych okresach. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą unikać nadmiarów magazynowych oraz niedoborów, co przekłada się na lepsze zarządzanie finansami i zapasami.

Systemy ERP optymalizują rozmieszczenie towarów, umieszczając produkty o szybkiej rotacji bliżej stref kompletacji. Wprowadzenie regałów typu double deep oraz automatyzacja procesów skracają czas realizacji operacji magazynowych i zmniejszają koszty składowania.

System ERP automatycznie uwzględnia koszty zakupu, transportu, przechowywania i cła, obliczając rzeczywisty koszt jednostkowy produktu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą szybko ustalać ceny sprzedaży i unikać błędów związanych z ręcznymi kalkulacjami.

Zdecydowanie tak. Wdrożenie ERP pozwala zwiększyć wydajność procesów logistycznych nawet o 20%, optymalizować zarządzanie zapasami, skracać czas realizacji zamówień i obniżać koszty operacyjne. Wszystko to przekłada się na wyższą rentowność w firmach automotive i przewagę konkurencyjną na rynku.

Dzięki automatyzacji, integracji procesów i precyzyjnemu zarządzaniu zasobami systemy te oszczędzają czas, obniżają koszty i zwiększają efektywność operacyjną. To wszystko pozwala firmom inwestować zaoszczędzone środki w rozwój i zwiększać swoją konkurencyjność.

Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) pozwalają na jednoczesne optymalizowanie procesów wewnętrznych i kontrolę łańcucha dostaw. Dzięki temu firmy mogą efektywniej zarządzać zasobami, ograniczać koszty i zapewniać wysoką jakość produkcji, co jest istotne w branży produkcyjnej, np. przy produkcji podzespołów samochodowych.