Skala inwestycji w transformację cyfrową zależy oczywiście od obecnego stopnia zaawansowania organizacji oraz od zakresu procesów, które chcemy zmienić czy unowocześnić. W wielu przypadkach możemy się spotkać ze stosunkowo prostą sytuacją, kiedy w organizacji funkcjonują już pewne systemy, a wyzwaniem jest „tylko” ich unowocześnienie / aktualizacja do najnowszej wersji. Zmiana „stosunkowo prosta” nie oznacza jednak zmiana „łatwa”. Taki proces zawsze powinien się wiązać z analizą przedwdrożeniową i dobrym zbadaniem potrzeb. Może się okazać, że upgrade obecnej wersji ERP (ang. Enterprise Resource Planning) do nowszej nie będzie właściwym rozwiązaniem choćby dlatego, że zmieniła się struktura sprzedaży i kiedyś robiliśmy kilkaset zamówień na dzień, a dziś robimy kilka tysięcy. W takiej sytuacji nasze rozwiązanie nawet w najnowszej wersji nie sprosta temu wyzwaniu. W każdym przypadku należy także zweryfikować, czy aktualizacja istniejących systemów pozwoli na podłączenie do nich nowych, dotychczas nieobecnych w firmie narzędzi, jak BI (ang. Business Intelligence), B2B, mobilny sprzedawca czy CRM (ang. Customer Relationship Management).
Prawie zawsze dużym wyzwaniem jest wdrożenie systemu całkowicie nowego dla firmy, np. WMS (ang. Warehouse Management System), czy CRM. Kluczowym czynnikiem jest przeprowadzenie drobiazgowej analizy przedwdrożeniowej, bo to w jej wyniku ustalany jest zakres funkcjonalny przyszłego systemu, co w większości przypadków będzie miało wpływ na koszty. Należy pamiętać, że wymagania dużego operatora logistycznego i małej firmy handlowej będą się znacząco różnić zarówno w zakresie funkcjonalności systemu, jak i jego wydajności.
W przypadku pozostałych systemów (CRM, B2B, mobilny sprzedawca, cyfrowy obieg dokumentów) warto najpierw na papierze zmapować sobie istniejące procesy oraz zbadać ich skalę. Po takiej wewnętrznej analizie można już świadomie podjąć decyzję, które systemy są dla firmy kluczowe, czy i w jaki sposób wpłyną na funkcjonowanie organizacji oraz, czy ich wdrożenie jest opłacalne.
Nieodłącznym elementem planowania kosztów cyfryzacji jest infrastruktura. Niezależnie od systemu należy skatalogować jego wymagania techniczne i podjąć decyzję o budowie / rozbudowie własnej serwerowni lub też o wyborze rozwiązań chmurowych.
Wszystkie powyższe czynniki składają się na finalny koszt wdrożenia. Warto wiedzieć, że co do zasady – im prostsze systemy i im mniej mają funkcji, tym są tańsze w zakupie i we wdrożeniu. Natomiast zarówno w przypadku ERP, jak i WMS – wybór systemu zaawansowanego, dającego duże możliwości rozwoju, skalowania i customizacji wiąże się ze znaczącymi wydatkami zarówno na sam zakup (koszt licencji), jak i koszt wdrożenia.