Zdążyć na czas – dystrybucja towarów importowanych z Azji

Zarządzanie firmą zajmującą się dystrybucją towarów importowanych z krajów azjatyckich wiąże się z określonymi wyzwaniami. Duży wpływ na prowadzenie takiego biznesu ma specyfika oraz odległość geograficzna krajów dostawców (np. Chiny, Indie, Tajwan, Japonia, Malezja, Wietnam, Tajlandia itd.) a także ilość dystrybuowanego towaru.

Z jednej strony importerzy posiadają zwykle obszerną ofertę produktową, z drugiej strony duży wpływ na prowadzenie takiego biznesu ma specyfika oraz odległość geograficzna krajów dostawców. Dlatego często u firm oferujących artykuły importowane spoza naszego kraju spotyka się następujące trudności:

1. Właściwe planowanie zamówień ze względu na stany magazynowe (nadwyżki – braki).
2. Szybka sprzedaż – długi proces rozliczeń księgowych.
3. Przeciążony magazyn – opóźnienia w wysyłce towaru.
4. Specyfika sprzedaży do sieci handlowych.
5. Duża ilość przesyłek kurierskich.
6. Sprzęt wrażliwy na uszkodzenia.

Każda firma, której funkcjonowanie uzależnione jest mniej lub bardziej od importowanych partii towaru wypracowuje swoje własne sposoby rozwiązywania w/w trudności. Jednak istnieją pewne metody radzenia sobie z nimi skupiające się na automatyzacji procesów dotyczących zarządzania obrotem towarami oraz gospodarką magazynową.

Sprowadzanie towaru spoza granic naszego kraju powoduje konieczność przewidywania z wyprzedzeniem – które produkty, w jakich ilościach będą potrzebne przedsiębiorcy w ciągu najbliższych tygodni czy miesięcy. W zależności od odległości geograficznej od kraju dostawcy i rodzaju transportu (lotniczy lub morski) okres oczekiwania na zamówiony towar może znacznie się różnić (od kilku do nawet kilkudziesięciu dni).

Importerzy na podstawie dotychczasowych danych sprzedaży prognozują wielkości zamówień. Jednak jeśli zamówią zbyt dużo towaru, będzie on zalegał na magazynie. Jeśli zbyt mało, to ryzykują, że skończy się on za szybko. W takiej sytuacji każdy importer wypracowuje swoje własne sposoby obliczania koniecznych do zamówień wielkości.

Warto jednak pamiętać, że opracowanie takiej metody znacznie ułatwia system informatyczny.  System – opierając się na dotychczasowych danych dotyczących zamówień, sprzedaży, a także pojemności magazynu –  przedstawia analizy, które ułatwiają i przyspieszają podjęcie właściwych decyzji przez człowieka. Dzięki nim można prognozować potrzebne poziomy zamówień produktów na najbliższe miesiące.

Dobrze zaplanowany i wdrożony system pozwoli na planowanie zaopatrzenia z uwzględnieniem różnych rodzajów i kategorii, ale także rozmiarów produktów, ale także kwestii zastępowania starszych modeli danej pozycji asortymentowej nowszymi.

System minimalizuje ilość błędów i pomyłek ludzkich. Automatyzuje zbieranie i zestawienie danych niezbędnych do podjęcia trafnych decyzji. Ułatwia i przyspiesza pracę ludzi. Przy odpowiednim zaprojektowaniu funkcji systemu, prognozując kolejne zamówienia, mogą one zostać przekonwertowane na druki zamówienia wysyłane do dostawcy. Wystarczy akceptacja sugerowanych pozycji i ilości zamawianego asortymentu przez operatora (specjalistę ds. zaopatrzenia).

Na cenę importowanego towaru składają się cena zakupu oraz koszty nabycia. Na przykład sprowadzając towar drogą morską przedsiębiorca płaci za fracht, ale dochodzą do tego również wydatki na opłatę celną, przechowanie w porcie oraz transport z portu do magazynu firmy.

Załóżmy teraz, że towar dotarł do magazynu w poniedziałek, a już we wtorek jego połowa zostaje wysłana do klientów. Faktury za koszty nabycia dotrą do dystrybutora dopiero za kilka dni, a firma chce sprzedawać. Dlatego dostarczone produkty wprowadzane są na stan tylko na podstawie dowolnego dokumentu dostawy.

Komplikacja, z jaką importer musi sobie poradzić to rozliczenia księgowe precyzujące ile faktycznie sprowadzone produkty kosztowały.

Ze względu na konieczność późniejszego prześledzenia – które pozycje asortymentowe zostały już sprzedane, a które nie, w jakiej cenie, z jaką marżą – obliczenie tych kosztów stanowi długotrwały proces zajmujący zasoby zarówno po stronie księgowości, jak i pracowników magazynu. Tego rodzaju wyliczenia wykonuje się wstecz za pomocą not korygujących, przecen wydanego towaru, jednak są one pracochłonne i trwają bardzo długo.

Dobre systemy informatyczne pozwalają na automatyczne rozpisanie tych kosztów niezależnie od tego, czy towar został już wydany, czy nie. Takie możliwości daje oprogramowanie informatyczne służące do zarządzania sprzedażą i dystrybucją. W takim przypadku po wprowadzeniu do programu faktur za koszty dodatkowe, system automatycznie rozdziela je na każdą sztukę towaru i dolicza do ceny pojedynczego produktu odpowiednią wartość.

Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca po wprowadzeniu do systemu danych od razu otrzymuje informacje, ile faktycznie kosztuje go każdy pojedynczy produkt. Pozwala to na realne zaplanowanie wysokości marży i sprzedaży towaru z założonym przez firmę zyskiem.

Inne istotne trudności – z którymi można się spotkać u importerów artykułów z Azji – to znaczne obciążenie magazynu powodujące opóźnienia w realizacji zamówień do klientów oraz długi okres oczekiwania na rozpakowanie i wprowadzenie na stan magazynowy dostarczonych spoza naszego kraju towarów.

Do takich sytuacji dochodzi bardzo często w firmach, które dynamicznie się rozwijają, poprzez co stale zwiększają swój katalog produktów oraz ilość realizowanych wysyłek do klientów. W takim przypadku organizacja magazynu nie nadąża za rozwojem przedsiębiorstwa – często dochodzi do tego, że brakuje miejsca na półkach i hali magazynowej.

Rozwiązaniem podanych wyżej komplikacji jest wprowadzenie zmian dotyczących zarządzania magazynem. Wsparciem i narzędziem służącym do sprawnej organizacji pracy magazynu jest dedykowany system informatyczny, który automatyzuje większość procesów zachodzących w tym obszarze. Wdrożony system przejmie zarządzanie rozmieszczeniem towaru oraz wesprze kierownika w rozdzielaniu zadań poszczególnym pracownikom.

Podczas kompletacji zamówienia pracownik magazynu wspierany jest przez system, który kieruje go w miejsca, z których powinien dany produkt podjąć. Co więcej, porusza się po wyznaczonej optymalnie trasie – tak, żeby w jak najkrótszym czasie przebyć drogę przez wszystkie lokalizacje, z których musi pobrać towar.

Oprócz tego do realizacji większych zleceń może zostać przydzielona większa ilość pracowników – a konkretnie tylu ile trzeba, żeby zamówienie zostało skompletowane i przygotowane do wysyłki na ustalony termin przyjazdu transportu. Ani za wcześnie (wtedy towar zajmuje miejsce w strefie pakowania), ani za późno (wtedy transport czeka na załadunek).

Wdrożenie oprogramowania informatycznego klasy ERP w przedsiębiorstwie umożliwia między innymi wydajną pracę magazynu przy zwiększonej rotacji towaru oraz znacznie przyspiesza realizację zamówień.

Zwykle bardzo korzystnym dla dystrybutorów kanałem zbytu sprowadzonych spoza naszego kraju produktów jest sprzedaż do sieci handlowych. Jednak ze względu na wysoką pozycję przetargową marketów, współpraca z takim odbiorcą niejednokrotnie stanowi wyzwanie samo w sobie.

Przede wszystkim w związku z wielkością potencjalnego kanału sprzedaży ręczna obsługa zamówień od takiego Klienta zajmuje dużo czasu i zasobów ludzkich. Na przykład – po otrzymaniu faksu z zamówieniem (zwykle kilkadziesiąt pozycji produktowych), przekazuje się go do magazynu, gdzie ręcznie sprawdza się, czy wszystkie pozycje asortymentowe znajdują się na stanie. Następnie dokument z zaznaczonymi faktycznie dostępnymi produktami kierowany jest do księgowości w celu wystawienia faktury. Dopiero potem może nastąpić kompletacja przesyłki, wystawienie dokumentów przewozowych i wysłanie towaru do Klienta. Wszystko to zajmuje czas i zamówienie realizowane jest raczej w ciągu dni, a nie godzin – jak chciałby to widzieć przedstawiciel sieci.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie w firmie systemu informatycznego ERP z jednej strony integrującego oprogramowanie różnych działów (np. finansowo-księgowy, sprzedażowy czy magazynu), a z drugiej strony integrującego się z oprogramowaniem informatycznym, którym posługuje się dana sieć sklepów poprzez system EDI (elektroniczna wymiana dokumentów).

W takim przypadku system supermarketu generuje zlecenie, które drogą elektroniczną otrzymuje oprogramowanie dystrybutora. Automatycznie sprawdzona zostaje poprawność wystawienia zlecenia, które po weryfikacji trafia do realizacji (w przypadku negatywnej weryfikacji do sprawdzenia dokumentu zamówienia wzywany jest człowiek). Całość procesu odbywa się samoczynnie – od sprawdzenia stanów magazynu, poprzez wystawienia odpowiednich dokumentów do realizacji (dokumenty do wydania z magazynu, spedycyjne, faktury) aż do dokumentu przewozowych.

Automatyzacja procesu zamówienia pozwala dystrybutorowi przyspieszyć realizację zleceń i wykonywać je w możliwe jak najszybszych terminach (oczekiwanych przez Klientów), eliminuje błędy ludzkie oraz zmniejsza niezbędne do działania nakłady pracy. W efekcie prowadzi to do satysfakcji Klientów sieciowych ze współpracy z dystrybutorem (od którego zawsze otrzymują towar na czas) i zwiększa rentowność prowadzenia firmy.

W celu wysłania towaru do swoich Klientów dystrybutorzy korzystają z różnych dróg transportu, wśród których najczęściej spotkać można spedycję za pomocą firm kurierskich. Przy znacznej ilości wysyłek ich obsługa (zamówienie kuriera, edycja danych listów przewozowych w programie spedytora lub ręcznie, itp.) zajmuje sporo czasu. Tego rodzaju – typowo administracyjne i powtarzalne działania – angażują w znacznym stopniu pracowników firmy, którzy zamiast tego mogliby zająć się pracą wymagającą faktycznie ludzkiej ingerencji czy nadzoru.

Dlatego warto automatyzować działania polegające na ewidencjonowaniu czy wypełnianiu dokumentacji. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest integracja systemu informatycznego – na którym pracuje dystrybutor – z oprogramowaniem spedytora. W takim przypadku następuje automatyczna wymiana danych z firmą kurierską, która bezpośrednio z systemu otrzymuje gotowe i zgodne z własną procedurą dokumenty przewozowe. System dystrybutora wydrukuje odpowiednie etykiety spedycyjne akceptowane przez systemy spedytora.

Operator systemu (specjalista ds. obsługi klienta czy sprzedawca) podczas przyjmowania zamówienia od Klienta zaznacza w systemie właściwą opcję transportu – co generuje odpowiedni druk przewozowy automatycznie wysyłany do firmy spedytorskiej. Spedytor natychmiast otrzymuje komplet informacji – wie kiedy, dokąd i po jakiej ilości oraz wielkości towar ma przyjechać.

Takie rozwiązanie niweluje zadania, które zamiast ludzi mogą realizować systemy informatyczne przeznaczone do obsługi dystrybucji czy zarządzania gospodarką magazynową. Sprzedawca zamiast zlecać kolejne przesyłki może w pełni zaangażować się w działania mogące przynieść firmie dochód, czyli po prostu w sprzedaż oferowanego asortymentu.

Importerzy produktów z Azji – w zależności od swojej branży – sprowadzają przeróżne rodzaje towaru. Niektóre kategorie asortymentu stanowią artykuły potencjalnie wrażliwe na uszkodzenia mechaniczne (np. elektronika, szkło i porcelana, artykuły papiernicze), z którym należy obchodzić się ostrożnie.

Często jednak dochodzi do sytuacji, w której pracownik magazynu kompletując przesyłkę ustawia poszczególne produkty na wózku bądź palecie jeden na drugim – bez żadnej refleksji – czy asortyment, który położył na wierzchu nie przygniecie artykułów umieszczonych na spodzie – mogąc je tym samym uszkodzić.

Dlatego w ramach nowoczesnej gospodarki magazynowej powstały rozwiązania minimalizujące ryzyko sytuacji, w których może dochodzić do uszkodzeń wynikających z nieprawidłowego kompletowania przesyłek. Takie rozwiązanie stanowi system informatyczny klasy WMS, który zarządza właściwą kolejnością pobierania z półki, a następnie pakowania przesyłki. Ma to miejsce zarówno w momencie kompletacji i przewiezienia do strefy pakowania, jak i następnie podczas samego przygotowania przesyłki do wysłania zgodnie z zamówieniem Klienta.

Odpowiednio przygotowany system podpowiada i wskazuje pracownikom magazynu, którą pozycję asortymentową powinien pobrać w pierwszej kolejności, a jaką następną. Pozwala to oczywiście uniknąć niepotrzebnych usterek mechanicznych sprzętu jeszcze w siedzibie dystrybutora, jak i – dzięki właściwemu jego spakowaniu – także podczas transportu do siedziby Klienta.

Wdrożenie w firmie dystrybutora narzędzi informatycznych mających za zadanie usprawnić i ułatwić działania zachodzące w firmie – np. w obszarach gospodarki magazynowej, dystrybucji czy rozliczeń księgowych – ma znaczący wpływ na tempo realizowanych zadań, umożliwia szybszy rozwój firmy oraz pozwala zwiększyć efektywność jej działania. Poprzez wprowadzenie funkcji sprawozdawczych i planistycznych zostają wyeliminowane mogące się pojawiać trudności oraz zostaje zapewniona ciągłość sprzedaży. Dzięki temu dystrybutorzy mogą obsługiwać swoich Klientów na czas i zgodnie z ich oczekiwaniami.