Zarządzanie personelem

Chcesz się dowiedzieć, jakie funkcje i moduły zawiera system Teneum X w obszarze Zarządzanie personelem?

Sprawdź funkcjonalność
Poznaj korzyści biznesowe w obszarze Zarządzanie personelem

Portal pracowniczy (Web) w systemie kadrowo-płacowym

Portal pracowniczy e-HRM to moduł zintegrowany z przeglądarką WWW, który umożliwia zatrudnionym w przedsiębiorstwie zarządzanie własnymi danymi oraz planami urlopowymi. Pozwala na podgląd własnych umów, wynagrodzeń czy rachunków oraz zapewnia możliwość składania wniosków. Dzięki wykorzystaniu portalu pracowniczego użytkownik może w sposób szybki i bezpieczny uzyskać dostęp do najważniejszych informacji kadrowych z dowolnego miejsca.

Kalendarz indywidualny i grupowy

Funkcjonalność umożliwiająca przeglądanie ustalonego czasu pracy na konkretny dzień, wykazu nieobecności, a także złożonych wniosków oraz planów urlopowych. Pracownik ma dostęp do dwóch wersji kalendarza: osobistego (indywidualnego) przedstawiającego personalia zalogowanego pracownika oraz grupowego pozwalającego na zestawienie kalendarzy większej liczby osób, co ułatwia np. zaplanowanie urlopu.

Plany i wnioski urlopowe

Moduł umożliwia zarządzanie własnymi urlopami przez pracowników, którzy mogą uzyskać informację na temat limitów urlopowych przysługujących im w danym roku kalendarzowych. Mogą złożyć wniosek o urlop, który trafia bezpośrednio do przełożonego (patrz wnioski podwładnych). Decyzja o akceptacji lub odrzuceniu wniosku przez przełożonego jest widoczna dla pracownika w systemie. Ponadto dzięki wykazowi nieobecności pracownik ma dostęp do informacji na temat własnych nieobecności zarejestrowanych w systemie. Funkcja daje pracownikom sposobność znalezienia informacji na temat rodzaju nieobecności, okresie jej trwania, liczby dni kalendarzowych oraz dni roboczych wybranej absencji.

Wnioski podwładnych

Funkcja ta umożliwia kierownikom przeglądanie wniosków i planów urlopowych złożonych przez ich podwładnych. Informacja o tych wnioskach może być wysyłana do przełożonych przy użyciu poczty e-mail. Przełożeni mogą zaakceptować lub odrzucić wnioski w systemie kadrowym.

Informacje kadrowe

Moduł pozwala na składanie wniosków o zmianę danych osobowych i adresowych (adres zameldowania, zamieszkania, korespondencji). Po zarejestrowaniu zmian informacja na ten temat trafia do użytkownika obszaru zarządzanie personelem, który może zatwierdzić lub odrzucić zmiany. Dopiero zatwierdzenie zmian przez odpowiedzialną za to osobę powoduje zmianę danych w systemie kadrowym. W zakresie umów pracowniczych moduł umożliwia przeglądanie własnych umów zawartych między pracownikiem a pracodawcą. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Umowy prezentowane są w formie listy, z której można przejść do widoku danych szczegółowych umowy. Wszystkie aneksy wystawione do umowy są widoczne w module. Pracownik może je przeglądać w postaci listy, za pomocą której może wyświetlić szczegółowe informacje w nich zawarte. Osoby zatrudnione w firmie na podstawie umowy cywilnoprawnej mają dostęp do wszystkich informacji zawartych na wystawionych przez niego rachunkach do tych umów.

Listy płac

Dzięki temu modułowi pracownik ma stały dostęp do informacji na temat własnych wynagrodzeń. Zalogowany użytkownik może uzyskać informację na temat wysokości składników płacowych naliczonych na poszczególnych listach płac. Moduł, przedstawiając składniki płacowe, dodatkowo prezentuje narastające w ciągu danego roku wartości dochodu oraz podstawy ZUS.

Wnioski do kadr

Rozwiązanie umożliwia pracownikom przesyłanie wniosków do Działu Kadr bezpośrednio przez stronę internetową. Wnioski te mogą dotyczyć między innymi wystawienia zaświadczenia i udzielenia informacji. Pracownik może przeglądać historię wszystkich złożonych dokumentów. Dzięki odpowiednim statusom każda zatrudniona osoba może monitorować, na jakim etapie znajduje się realizacja jego wniosku.

Umów się na rozmowę z konsultantem biznesowym.

Paweł Forystek

New Business Development Manager

FAQ – Portal pracowniczy e-HRM

Czym jest portal pracowniczy i jakie korzyści oferuje?

Portal e-HRM to intuicyjna platforma online umożliwiająca zatrudnionym dostęp do danych osobowych, ewidencji czasu pracy, informacji o wynagrodzeniach oraz elektroniczne składanie wniosków. Narzędzie to usprawnia codzienną współpracę z działem kadr i minimalizuje formalności. Z jego pomocą można szybko sprawdzić potrzebne informacje i wykonać podstawowe czynności bez wychodzenia z biura.

Jakie funkcje oferuje kalendarz w portalu pracowniczym?

Moduł kalendarza pozwala na przeglądanie indywidualnych i zespołowych grafików pracy oraz planowanych nieobecności. Użytkownik może zaplanować swój urlop, sprawdzając jednocześnie dostępność współpracowników. To praktyczne rozwiązanie dla zespołów, w których konieczna jest bieżąca koordynacja obecności.

Czy system daje możliwość składania wniosków urlopowych samodzielnie?

Tak, system umożliwia elektroniczne przesyłanie wniosków o urlop bezpośrednio z poziomu przeglądarki. Dokument trafia od razu do przełożonego, który może go zaakceptować lub odrzucić. Dzięki temu proces przebiega sprawnie, a pracownik ma pełną kontrolę nad statusem zgłoszenia.

Czy kierownicy mogą zarządzać wnioskami urlopowymi swoich pracowników?

Tak, osoby zarządzające zespołami mają w portalu dostęp do wniosków przesłanych przez swoich podwładnych. Wystarczy kilka kliknięć, aby przejrzeć szczegóły, zatwierdzić planowane nieobecności lub zgłosić uwagi. Taki system skraca czas reakcji i porządkuje obieg dokumentów.

Jak wygląda proces zmiany personaliów w portalu?

Wszelkie aktualizacje danych, takich jak adres zamieszkania czy informacje kontaktowe, można zgłaszać przez portal. Po złożeniu wniosku trafia on do odpowiedniej osoby z działu HR, która zatwierdza zmiany. Dzięki automatyzacji aktualizacja przebiega szybko i bez zbędnych opóźnień.

Czy przez portal mogę przeglądać moje umowy o pracę i cywilnoprawne?

Tak, każdy użytkownik ma dostęp do pełnej dokumentacji historii pracy – zarówno umów etatowych, jak i cywilnoprawnych. System umożliwia przeglądanie aneksów oraz wystawionych rachunków. Wszystkie dokumenty są zebrane w jednym miejscu i dostępne przez całą dobę.

Czy system umożliwia dostęp do historii wypłat i składników płacowych?

Tak, portal zawiera szczegółowe zestawienia list płac i składników wynagrodzenia, w tym informacje o narastających dochodach i podstawach ZUS. Pracownicy mogą samodzielnie pobierać potrzebne dokumenty, na przykład do rozliczenia PIT. To znacznie odciąża działy kadrowo-płacowe i upraszcza proces obsługi płacowej.

Czy portal oferuje dostęp do listy szkoleń?

W zależności od wdrożenia portal może zawierać katalog szkoleń dostępnych dla pracowników. Umożliwia on zapis na kursy, podgląd harmonogramów i przegląd historii szkoleń zrealizowanych przez użytkownika. Takie rozwiązanie wspiera rozwój kompetencji i pozwala ewidencjonować zdobyte kwalifikacje.

Czy mogę sprawdzić etap realizacji złożonego wniosku do działu kadr?

Tak, każdy złożony formularz otrzymuje odpowiedni status, który informuje, na jakim etapie jest jego przetwarzanie. Widoczna jest również historia działań oraz komentarze od działu HR. Aby uzyskać więcej informacji, należy otworzyć szczegóły zgłoszenia i zapoznać się z uwagami. W ten sposób wiele spraw można załatwić bez konieczności osobistego kontaktu z biurem.

Czy osoby zatrudnione na umowę cywilnoprawną również korzystają z portalu?

Tak, dostęp do platformy mają również osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych. Mogą one sprawdzać swoje umowy, rachunki oraz kontaktować się z działem HR. Portal zapewnia im te same możliwości w zakresie wglądu do informacji i wysyłania wniosków, co etatowcom.

Jakie są zalety wdrożenia portalu pracowniczego w firmie?

Do najważniejszych korzyści należą: oszczędność czasu, redukcja kosztów operacyjnych i lepszy przepływ informacji. Elektroniczne formularze i automatyczne powiadomienia upraszczają wiele procesów administracyjnych. Portal wspiera digitalizację dokumentów i poprawia jakość współpracy wewnątrz organizacji.

Czy korzystanie z portalu jest bezpieczne?

Tak, platforma działa bazując na nowoczesnych zabezpieczeniach technologicznych i szyfrowaniu transmisji danych. Wszystkie transmisje informacji odbywają się z wykorzystaniem bezpiecznych protokołów, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Uprawnienia są przydzielane indywidualnie, zgodnie z rolą użytkownika w organizacji. Dzięki temu każdy zatrudniony ma wgląd jedynie do tych informacji, które są dla niego przeznaczone, co zapewnia poufność danych osobowych i płacowych.