System ERP – co to jest? Przewodnik po funkcjonalności i korzyściach

Aktualizacja artykułu – styczeń 2025

Co to jest ERP? To pytanie, na które odpowiedzi szuka wielu przedsiębiorców, których firmy nie przeszły jeszcze procesu cyfryzacji. Taki system może być ogromnym wsparciem dla biznesu. Choć o korzyściach, kosztach i etapach wdrożenia tego oprogramowania napisano już tysiące artykułów, wiele osób szuka odpowiedzi na podstawowe pytanie, od którego warto zacząć zgłębianie tej tematyki. W poniższym artykule skupiam się nie tylko na odpowiedzi na pytanie, czym jest system ERP, ale też na wszystkie inne, które mogą pojawić się na kolejnych etapach studiowania zagadnienia wdrożeń systemów kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem.

Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning), to zintegrowane narzędzia do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Rozwiązania tej klasy, integrując wszystkie kluczowe procesy biznesowe, umożliwiają ich automatyzację i podnoszenie efektywności zarządzania nimi. W praktyce w jednym systemie można obsługiwać działania z obszarów produkcji, magazynowania i dystrybucji, logistyki, zasobów ludzkich, finansów i księgowości oraz wielu innych. Dopasowany system ERP pozwala dostosować swój zakres do specyficznych potrzeb i celów biznesowych konkretnej organizacji.

Platforma ERP nie tylko obsługuje procesy z poszczególnych działów firmy, ale także umożliwia płynny przepływ informacji, zapewnia spójność danych w całym przedsiębiorstwie, pomaga przygotowywać raporty na ich podstawie, a wreszcie za ich pomocą podejmować trafne decyzje – strategiczne, taktyczne i operacyjne.

Zatem co to jest system ERP i jaką rolę odgrywa w firmie, która z niego korzysta? Można powiedzieć, że stanowi układ nerwowy organizacji, łącząc wszystkie procesy, które w niej zachodzą. W nowoczesnym przedsiębiorstwie jest fundamentem, na którym warto budować strategię i planować kolejne działania.

Szukając odpowiedzi na pytanie, co to jest zintegrowany system informatyczny ERP, nie sposób nie poruszyć jego historii, która sięga rewolucji technologicznej lat 60. XX wieku. To wtedy zaczęto wprowadzać pierwsze proste narzędzia komputerowe dla firm, głównie do ewidencjonowania danych finansowych. Jednak tak naprawdę korzenie ERP sięgają jeszcze lat 50., kiedy to powstały systemy sterowania zapasami bazujące na obliczeniach statystycznych. Na przełomie lat 80. i 90. nastąpił gwałtowny rozwój takich narzędzi, prowadzący do powstania koncepcji zintegrowanego oprogramowania, które obejmuje różne funkcje i działy przedsiębiorstwa. Dzisiejsze systemy ERP, są nieodłączną częścią organizacji, umożliwiając efektywne kierowanie procesami, zasobami i informacjami na wszystkich poziomach. Co przyniesie przyszłość? Z całą pewnością rozwiązania oparte na technologiach, takich jak: uczenie maszynowe, czy sztuczna inteligencja.

Systemy ERP można podzielić na kilka rodzajów, w zależności od ich funkcjonalności i zastosowania. Najpopularniejszy podział ERP to ten według modelu dostępności. I tak wyróżnić można:

– SaaS (ang. Software as a Service) – system ERP jest wówczas udostępniany za pomocą chmury. Serwer, na którym są przechowywane dane, należy do dostawcy, więc Klient ma do nich dostęp jedynie na zasadzie wynajmu, ale jednocześnie nie musi inwestować w rozbudowę własnej infrastruktury technicznej. Istotnym plusem ERP w chmurze jest możliwość uzyskania dostępu do zasobów i informacji z dowolnego miejsca na świecie i brak ponoszenia kosztów związanych z inwestycją w zaplecze informatyczne.

– On-premise – w tym modelu system ERP jest instalowany na infrastrukturze informatycznej należącej do Klienta. Ponadto licencja na użytkowanie oprogramowania jest nabywana bezterminowo, a samo oprogramowanie staje się własnością kupującego. Jednym z podtypów modelu on-premise są hybrydowe rozwiązania ERP, takie jak najem. Wygląda łudząco podobnie do modelu on-premise (firma musi posiadać własne serwery, bo to na nich przechowuje wszystkie dane itd.), ale z punktu widzenia płatności przypomina model SaaS. To ciekawa propozycja dla tych, którzy chcą obniżyć koszty projektu (brak konieczności uiszczania opłaty za licencje bazowe i stanowiskowe w pełnej kwocie), ale chcą skorzystać z części zalet modelu on-premise.

Systemy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa można podzielić także według wielkości organizacji, które z takiego oprogramowania korzysta, i tak kolejno wyróżnia się: systemy ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw, systemy ERP dla dużych firm i systemy ERP dla branż specjalnych.

ERP umożliwia kompleksowe zarządzanie zasobami i procesami w firmie, integrując dane z różnych obszarów działalności w jednym miejscu. Dzięki nim przedsiębiorstwa mogą usprawnić zarządzanie m.in. finansami, logistyką, produkcją, magazynem, a także relacjami z klientami. Oprogramowanie tej klasy jest szczególnie przydatne w sektorach takich jak produkcja (wspiera planowanie i kontrolę procesów wytwórczych), handel (pomaga w zarządzaniu zapasami czy programami lojalnościowymi), czy dystrybucja (optymalizuje zarządzanie umowami z dostawcami, czy procesami sprzedażowymi). To narzędzie staje się kluczowe dla firm, które dążą do automatyzacji i lepszej kontroli swoich procesów biznesowych.

Systemy ERP, integrując kluczowe obszary działalności firmy (takie jak finanse, logistyka czy zarządzanie zasobami ludzkimi), umożliwiają spojrzenie na nią w jednym miejscu z tzw. lotu ptaka. Samo rozwiązanie natomiast składa się z modułów obsługujących konkretne procesy – ich dobór może być dopasowany do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Płynny przepływ informacji między nimi umożliwia zachowanie spójności, a to wszystko dzięki centralnej bazie danych. Konkretne moduły dodatkowo mogą zostać wyposażone w konkretne funkcje obsługujące wybrane procesy.

Zaawansowane systemy ERP są elastyczne i skalowalne, co pozwala na ich precyzyjne dostosowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki integracji wszystkich procesów w jednym narzędziu organizacje mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami i osiągać wyższą efektywność operacyjną.

Integracja ERP z innymi rozwiązaniami IT zwykle odbywa się przy pomocy interfejsu API, który umożliwia bezproblemowy przepływ danych między różnymi aplikacjami. Ponadto współczesne narzędzia informatyczne są wyposażone w dodatkowe elementy umożliwiające wymianę informacji, także z zewnętrznymi podmiotami, takie jak EDI.

System ERP umożliwia zarządzanie łańcuchem dostaw, od planowania zamówień, przez zarządzanie procesem wytwórczym, aż po dostawy towarów do klientów.

Narzędzie wspiera zarządzanie stanami magazynowymi, zamówieniami, zwrotami i reklamacjami, umożliwiając szybsze i bardziej efektywne kierowanie procesami sprzedaży, zarówno w modelu B2B, jak i B2C. Ponadto automatyzuje działania związane z planowaniem i realizacją zakupów, dzięki czemu firma może lepiej prognozować popyt i optymalizować poziomy zapasów.

Moduł finansów i księgowości automatyzuje procesy księgowe, zapewnia zgodność z przepisami prawnymi i umożliwia generowanie precyzyjnych raportów finansowych. System ERP pomaga zarządzać całym obszarem, od wprowadzania danych do sporządzania bilansów oraz rachunków zysków i strat.

System ERP umożliwia zarządzanie produkcją, od planowania samego procesu, aż po kontrolę jakości. To nie wszystko. Moduł zarządzania produkcją dostarcza szczegółowych informacji o przebiegu procesu wytwórczego, optymalizuje zużycie surowców i umożliwia dokładne planowanie oraz śledzenie postępów.

System ERP umożliwia efektywne zarządzanie relacjami z klientami, od obsługi klienta do analizy danych. Rozwiązanie usprawnia sprzedaż oraz marketing i pozwala na budowanie trwałych relacji biznesowych.

Oprogramowanie umożliwia tworzenie wielowymiarowych analiz i zaawansowanych raportów. Dzięki ERP cały proces staje się szybki, intuicyjny i skuteczny.

Przeczytaj, jak automatyzacja magazynu może wpłynąć na Twój biznes.

Systemy informatyczne dla firm, w tym ERP, niosą za sobą wiele korzyści, a na szczycie tych zalet należy wymienić zintegrowane zarządzanie wszystkimi kluczowymi procesami biznesowymi za pomocą jednej platformy, co pozwala na lepszą kontrolę i optymalizację planowania zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki oprogramowaniu tej klasy firmy mogą automatyzować wiele rutynowych zadań, co zwiększa efektywność operacyjną i redukuje ryzyko błędów ludzkich. System ERP umożliwia również lepsze raportowanie i analizę danych w czasie rzeczywistym, co w konsekwencji wspiera podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych i przekłada się na zmniejszenie kosztów. Ponadto narzędzie wspomaga współpracę między różnymi działami przedsiębiorstwa, poprawiając komunikację i koordynację działań, co prowadzi do zwiększenia ogólnej wydajności, poprawy produktywności i konkurencyjności organizacji.

Program ERP może poprawić efektywność przedsiębiorstwa, poprzez automatyzację procesów i eliminację niepotrzebnych czynności. Dodatkowo pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów dzięki integracji danych w czasie rzeczywistym, co ułatwia podejmowanie trafnych decyzji.

Wdrożenie ERP pozwala na automatyzację wielu rutynowych zadań, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na tych znacznie bardziej strategicznych działaniach. Integracja danych pochodzących z różnych działów eliminuje również potrzebę ręcznego przepisywania informacji, co znacząco skraca czas realizacji procesów.

Dzięki ERP przedsiębiorstwo zyskuje przejrzysty obraz wszystkich operacji w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji. Co więcej, narzędzia analityczne i raportujące pozwalają na nieustanne monitorowanie wydajności oraz szybkie wykrywanie nieprawidłowości w procesach.

System informatyczny ERP pozwala na optymalizację zasobów i eliminację zbędnych wydatków poprzez wspieranie lepszego zarządzania zapasami i procesami produkcyjnymi. Redukcja błędów oraz automatyzacja procesów minimalizują koszty operacyjne, co ostatecznie prowadzi do rosnącej rentowności firmy.

Wdrożenie systemu ERP to proces składający się z kilku kluczowych etapów, które zapewniają skuteczne i efektywne wprowadzenie tego narzędzia do przedsiębiorstwa.

Cały proces oczywiście zaczyna się w momencie, gdy kierownictwo firmy zauważa potrzebę wdrożenia (nowego) rozwiązania, rozmawia z dostawcami, porównuje oferty itd.

Kiedy natomiast rozpoczyna się już współpraca z firmą, która zaprojektuje i zaimplementuje system, pierwszym krokiem jest analiza potrzeb. Pozwala ona dokładnie określić, jakie funkcje systemu ERP są niezbędne do poprawy procesów biznesowych, wyznaczyć cele i zdefiniować mierniki ich realizacji. W zależności od metodyki ten etap to sprint analityczny (w przypadku projektów realizowanych zwinnie) lub analiza przedwdrożeniowa (jeżeli wdrożenie odbywa się klasycznie/ kaskadowo).

Następnie, korzystając z wniosków wyciągniętych na poprzednim etapie, rozpoczyna się praca nad samym oprogramowaniem (jeśli ma to być system dopasowany do potrzeb) lub od razu przechodzi do wdrożenia (jeżeli to tzw. rozwiązanie pudełkowe).

Dalej, w środowisku testowym, przeprowadza się konfigurację narzędzia. Krok po kroku porównuje się finalny produkt z wcześniej zdefiniowanymi wymaganiami. Po zakończeniu tego etapu następuje szkolenie pracowników, które jest tak naprawdę kluczowe, by realnie czerpać korzyści z wdrożenia. Efektywne wykorzystanie ERP wymaga, aby personel dobrze rozumiał, co to za system i jak go używać.

Poza tym przeprowadza się też ostateczne testy rozwiązania, migrację danych i wreszcie można powiedzieć: mamy to! Następuje uruchomienie systemu ERP.

Ostatecznie, nie można zapominać, że rozwiązania informatyczne wymagają ciągłej optymalizacji i aktualizacji, co zapewnia ich długoterminową efektywność i zgodność z dynamicznie zmieniającymi się potrzebami biznesu. Dzięki takiemu podejściu wdrożenie ERP przynosi wymierne korzyści, poprawiając wydajność i skuteczność operacyjną firmy. Wybierają partnera biznesowego, któremu powierzy się zaprojektowanie i implementację systemu, warto zwrócić uwagę na ten aspekt i upewnić się, że rozwiązanie będzie aktualizowane na bieżąco.

Oprogramowanie informatyczne w przedsiębiorstwie warto wdrożyć, gdy firma zauważa potrzebę poprawy efektywności działania oraz zwiększenia produktywności. Jeśli szukasz odpowiedzi na pytanie: system ERP, co to w ogóle jest, do czego służy, jakie korzyści może przynieść firmie?, warto wiedzieć, że takie narzędzie przede wszystkim pozwala osiągnąć pełną kontrolę nad procesami i zredukować koszty operacyjne. Wdrożenie jest szczególnie korzystne dla przedsiębiorstw, które chcą zintegrować wszystkie działy, usprawnić przepływ informacji i zoptymalizować zasoby. System ten może być zaimplementowany niezależnie od wielkości firmy czy branży, w której działa.

Wybór systemu ERP powinien być dokładnie dostosowany do potrzeb i wymagań konkretnego przedsiębiorstwa. Kluczowe jest zrozumienie, jakie funkcje systemu będą niezbędne do usprawnienia codziennych procesów, a także jakie cele chcesz zrealizować korzystając z niego. Na pewno warto wziąć pod uwagę wielkość i złożoność procesową organizacji, ponieważ inne rozwiązania sprawdzą się w małych przedsiębiorstwach, a inne w dużych i złożonych. Należy również uwzględnić specyfikę branży, w której działa firma, aby system odpowiadał jej unikalnym procesom i wymaganiom. Istotnym czynnikiem są także koszty wdrożenia oraz budżet, który chcesz przeznaczyć na zakup i utrzymanie systemu. Przemyślany wybór oprogramowania ERP zapewni maksymalną efektywność i długoterminowe korzyści dla przedsiębiorstwa.

Czas wdrożenia systemu ERP może się różnić w zależności od wielkości i złożoności przedsiębiorstwa, a także od wybranego rozwiązania. Zupełnie inaczej będzie to wyglądać w przypadku gotowego oprogramowania a inaczej, jeśli oprogramowanie ma być dopasowane do potrzeb tzn. uszyte na miarę danej firmy.

Odpowiedź na pytanie o koszt wdrożenia systemu ERP jest złożona i skomplikowana. Na ostateczną cenę rozwiązania składa się wiele czynników i bardzo dużo zależy od wielkości firmy, charakteru działalności, liczby użytkowników oprogramowania i wielu innych zmiennych. Szczegółowo omawiam ten temat na końcu artykułu.

Subskrypcja ERP to rozwiązanie, które możes szczególnie zainteresować przyszłych użytkowników systemu, którzy są na etapie planowania wdrożenia. Taki model obniża barierę wejścia do świata dopasowanych rozwiązań IT. Dzięki rozłożeniu kosztów pomiędzy opłatę początkową i cykliczne płatności, firmy (zwłaszcza te z sektora MŚP) nie muszą mierzyć się z koniecznością jednorazowego wydania ogromnej sumy, a nadal mogą korzystać ze wszystkich funkcji wdrażanego systemu.

Program ERP w praktyce to wszechstronne narzędzie, które znajduje zastosowanie w wielu branżach i różnych typach przedsiębiorstw, od produkcji po usługi. Dzięki jego modułowej budowie można dostosować go do specyficznych potrzeb konkretnej organizacji. Przykłady zastosowań ERP obejmują:

• Zarządzanie produkcją – planowanie zasobów, monitorowanie procesów produkcyjnych i optymalizacja kosztów wytwarzania.
• Zarządzanie łańcuchem dostaw – koordynacja dostawców, zarządzanie zapasami oraz optymalizacja logistyki.
• Zarządzanie finansami i księgowością – automatyzacja procesów księgowych, kontrola budżetu i raportowanie finansowe.
• Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) – gromadzenie danych o klientach, obsługa sprzedaży oraz budowanie długotrwałych relacji biznesowych.

Przykłady ERP w różnych branżach pokazują, jak wszechstronne może być to narzędzie i że można je wykorzystać niemależe w każdej organizacji. Oprogramowanie tego typu sprawdza się w wielu sektorach, usprawniając procesy zarządzania i zwiększając efektywność operacyjną. Przykłady zastosowań obejmują:

• Handel – zarządzanie stanami magazynowymi, automatyzacja procesów sprzedażowych, analiza danych sprzedażowych oraz optymalizacja łańcucha dostaw.
• Przemysł – planowanie produkcji, kontrola jakości, zarządzanie zasobami materiałowymi oraz harmonogramowanie dostaw.
• Usługi – planowanie zasobów ludzkich, zarządzanie projektami, automatyzacja procesów księgowych oraz monitorowanie realizacji usług.

System ERP i MRP (ang. Material Requirements Planning) różnią się przede wszystkim zakresem funkcji. Pierwszy z nich to rozbudowane narzędzie, które integruje wiele procesów w firmie, takich jak finanse, produkcja, sprzedaż i zarządzanie zasobami, za pomocą modułów współpracujących w jednej scentralizowanej bazie danych. Z kolei MRP to bardziej wyspecjalizowany system, skoncentrowany na planowaniu zapotrzebowania materiałowego i zarządzaniu produkcją. Podczas gdy ERP obejmuje szeroki zakres działów, MRP koncentruje się głównie na procesach produkcyjnych, kontrolowaniu zapasów i zapotrzebowaniu na surowce. Więcej informacji na temat różnic między systemem MRP a ERP znajdziesz w artykule: System ERP a MRP – najważniejsze różnice.

Oprogramowanie informatyczne w firmie to nie tylko narzędzie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, ale także istotny element w zapewnieniu bezpieczeństwa danych i procesów biznesowych. Nowoczesne systemy ERP są wyposażone w zaawansowane zabezpieczenia, które chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem i zagrożeniami zewnętrznymi. Jak wygląda to w praktyce? Bezpieczeństwo danych obejmuje m.in. szyfrowanie informacji, regularne wykonywanie automatycznych kopii zapasowych oraz zabezpieczenia przed utratą czy kradzieżą informacji. Funkcje bezpieczeństwa dostępu pozwalają na zarządzanie uprawnieniami użytkowników, dzięki czemu tylko upoważnione osoby mają dostęp do określonych modułów i funkcji systemu. Co więcej, dzisiejsze systemy ERP dbają o bezpieczeństwo transakcji, zapewniając integralność danych i pełne śledzenie operacji. Dzięki tym zabezpieczeniom przedsiębiorstwa mogą działać efektywnie, nie martwiąc się o ryzyko wycieku poufnych informacji czy zakłóceń w procesach.

Odpowiedź na pytanie „Ile kosztuje system ERP?” może być tylko jedna: to zależy. Na ostateczną cenę składa się wiele czynników. W przypadku wdrożenia w modelu tradycyjnym zwykle koszt wdrożenia platformy ERP zaczyna się od 120 do 150 tysięcy złotych, ale górna granica widełek w zasadzie nie istnieje. Wszystko zależy od skali projektu, objętości konkretnego rozwiązania i potrzeb (a tym samym: celów biznesowych) konkretnej organizacji.

Kwotę początkową, jaką trzeba zapłacić za rozwiązanie, zdecydowanie obniża natomiast system ERP w modelu subskrypcyjnym. Takie podejście pozwala dopasować się do sytuacji przedsiębiorstwa i skroić na miarę nie tylko zawartość narzędzia, ale i sposób finansowania.

Ostatecznie całościowe koszty wdrożenia systemu ERP zależą m.in. od takich czynników, jak: liczba licencji, wartość zaprojektowanego rozwiązania, czy moduły, z których oprogramowanie będzie się składać.

System ERP jest zintegrowanym oprogramowaniem służącym do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Umożliwiając automatyzację i integrację kluczowych procesów biznesowych, stanowi nieocenione wsparcie w podejmowaniu kluczowych decyzji strategicznych, taktycznych i operacyjnych. Wdrożenie ERP przynosi wiele korzyści, takich jak poprawa efektywności, lepsze raportowanie oraz optymalizacja zasobów. Nowoczesne systemy ERP są elastyczne i skalowalne, co pozwala dostosować je do specyficznych potrzeb każdej firmy.

Chcesz dowiedzieć się, jak system ERP może usprawnić procesy w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszym ekspertem, który odpowie na Twoje pytania, przedstawi dostępne rozwiązania i pomoże dopasować system ERP do potrzeb Twojego biznesu.