System ERP – co to jest?

ERP – co to jest? Taki system może być ogromnym wsparciem dla biznesu. Choć o korzyściach, kosztach i etapach wdrożenia tego oprogramowania napisano już tysiące artykułów, wiele osób szuka odpowiedzi na podstawowe pytanie, od którego warto zacząć zgłębianie tej tematyki. W poniższym artykule skupiam się nie tylko na odpowiedzi na  pytanie czym jest system ERP, ale też na wszystkie inne, które mogą pojawić się na kolejnych etapach studiowania zagadnienia wdrożeń systemów zarządzania przedsiębiorstwem.

Systemy ERP (ang. Enterprise Resources Planning), to zintegrowane narzędzia do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Rozwiązania tej klasy, integrując wszystkie kluczowe procesy biznesowe, umożliwiają ich automatyzację i podnoszenie efektywności zarządzania nimi. W praktyce w jednym systemie można obsługiwać działania z obszarów produkcji, magazynowania i dystrybucji, logistyki, zasobów ludzkich, finansów i księgowości oraz wielu innych. Dopasowany system ERP pozwala dostosować swój zakres do specyficznych potrzeb i celów biznesowych konkretnej organizacji.

Platforma ERP nie tylko obsługuje procesy z poszczególnych działów firmy, ale także umożliwia płynny przepływ informacji, zapewnia spójność danych w całym przedsiębiorstwie, pomaga przygotowywać raporty na ich podstawie, a wreszcie za ich pomocą podejmować trafne decyzje – strategiczne, taktyczne i operacyjne.

System ERP – co to i jaką rolę pełni w firmie, która z niego korzysta? Można powiedzieć, że stanowi układ nerwowy organizacji, łącząc wszystkie procesy, które w niej zachodzą. W nowoczesnym przedsiębiorstwie jest fundamentem, na którym warto budować strategię i planować kolejne działania.

Szukając odpowiedzi na pytanie, co to jest system ERP, nie sposób nie poruszyć jego historii, która sięga rewolucji technologicznej lat 60. XX wieku. To wtedy zaczęto wprowadzać pierwsze proste narzędzia informatyczne dla firm, głównie do ewidencjonowania danych finansowych. Jednak tak naprawdę korzenie ERP sięgają jeszcze lat 50., kiedy to powstały systemy sterowania zapasami bazujące na obliczeniach statystycznych. Na przełomie lat 80. i 90. nastąpił gwałtowny rozwój takich narzędzi, prowadzący do powstania koncepcji zintegrowanego oprogramowania, które obejmuje różne funkcje i działy przedsiębiorstwa. Dzisiejsze rozwiązania ERP, tak dalekie od pierwszych systemów zarządzania przedsiębiorstwem, są nieodłączną częścią organizacji, umożliwiając efektywne kierowanie procesami, zasobami i informacjami na wszystkich poziomach.

Systemy ERP, integrując kluczowe obszary działalności firmy (takie jak finanse, logistyka czy zarządzanie zasobami ludzkimi), umożliwiają spojrzenie na nią w jednym miejscu z tzw. lotu ptaka. Samo rozwiązanie natomiast składa się z modułów obsługujących konkretne procesy – ich dobór może być dopasowany do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Płynny przepływ informacji między nimi umożliwia zachowanie spójności, a to wszystko dzięki centralnej bazie danych. Konkretne moduły dodatkowo mogą zostać wyposażone w konkretne funkcje obsługujące wybrane procesy.

Moduł handlu i dystrybucji wspiera zarządzanie stanami magazynowymi, zamówieniami, zwrotami i reklamacjami, umożliwiając szybsze i bardziej efektywne kierowanie procesami sprzedaży, zarówno w modelu B2B, jak i B2C. 

Moduł zarządzania zaopatrzeniem automatyzuje procesy związane z planowaniem i realizacją zakupów, dzięki czemu firma może lepiej prognozować popyt i optymalizować poziomy zapasów. 

Moduł zarządzania produkcją dostarcza szczegółowych informacji o przebiegu procesu wytwórczego, optymalizuje zużycie surowców i umożliwia dokładne planowanie. 

Moduł finansów i księgowości automatyzuje procesy księgowe, zapewnia zgodność z przepisami prawnymi i umożliwia generowanie precyzyjnych raportów finansowych. 

Moduł zarządzania personelem umożliwia efektywne zarządzanie danymi pracowników, planowaniem urlopów i listami płac, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami. 

Workflow centralizuje zarządzanie przepływem dokumentów i zadań, usprawniając komunikację między działami. 

Zaawansowane systemy ERP są elastyczne i skalowalne, co pozwala na ich precyzyjne dostosowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki integracji wszystkich procesów w jednym systemie organizacje mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami i osiągać wyższą efektywność operacyjną.

Integracja ERP z innymi rozwiązaniami IT zwykle odbywa się przy pomocy interfejsu API, który umożliwia bezproblemowy przepływ danych między różnymi aplikacjami. Ponadto współczesne narzędzia informatyczne są wyposażone w dodatkowe elementy umożliwiające wymianę danych, także z zewnętrznymi podmiotami, takie jak EDI.

Systemy informatyczne dla firm, w tym ERP niosą za sobą wiele korzyści, a na szczycie tych zalet należy wymienić zintegrowane zarządzanie wszystkimi kluczowymi procesami biznesowymi w jednej platformie, co pozwala na lepszą kontrolę i optymalizację zasobów. Dzięki oprogramowaniu tej klasy firmy mogą automatyzować wiele rutynowych zadań, co zwiększa efektywność operacyjną i redukuje ryzyko błędów ludzkich. System ERP umożliwia również lepsze raportowanie i analizę danych w czasie rzeczywistym, co w konsekwencji wspiera podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych. Ponadto narzędzie wspomaga współpracę między różnymi działami przedsiębiorstwa, poprawiając komunikację i koordynację działań, co prowadzi do zwiększenia ogólnej wydajności i konkurencyjności organizacji.

Wdrożenie systemu ERP to proces składający się z kilku kluczowych etapów, które zapewniają skuteczne i efektywne wprowadzenie tego narzędzia do przedsiębiorstwa.

Cały proces oczywiście zaczyna się w momencie, gdy kierownictwo firmy zauważa potrzebę wdrożenia (nowego) rozwiązania, rozmawia z dostawcami, porównuje oferty itd.

Kiedy natomiast rozpoczyna się już współpraca z firmą, która zaprojektuje i zaimplementuje system, pierwszym krokiem jest analiza potrzeb. Pozwala ona dokładnie określić, jakie funkcje systemu ERP są niezbędne do poprawy procesów biznesowych, wyznaczyć cele i zdefiniować mierniki ich realizacji. W zależności od metodyki ten etap to sprint analityczny (w przypadku projektów realizowanych zwinnie) lub analiza przedwdrożeniowa (jeżeli wdrożenie odbywa się klasycznie/ kaskadowo).

Następnie, korzystając z wniosków wyciągniętych na poprzednim etapie, rozpoczyna się praca nad samym oprogramowaniem (jeśli ma to być system dopasowany do potrzeb) lub od razu przechodzi do wdrożenia (jeżeli to tzw. rozwiązanie pudełkowe).

Dalej, w środowisku testowym, przeprowadza się konfigurację narzędzia. Krok po kroku porównuje się finalny produkt z wcześniej zdefiniowanymi wymaganiami. Po zakończeniu tego etapu następuje szkolenie pracowników, które jest tak naprawdę kluczowe, by realnie czerpać korzyści z wdrożenia. Efektywne wykorzystanie ERP wymaga, aby personel dobrze rozumiał, co to za system i jak go używać.

Poza tym przeprowadza się też ostateczne testy rozwiązania, migrację danych i wreszcie można powiedzieć: mamy to! Następuje uruchomienie systemu ERP.

Ostatecznie, nie można zapominać, że rozwiązania informatyczne wymagają ciągłej optymalizacji i aktualizacji, co zapewnia ich długoterminową efektywność i zgodność z dynamicznie zmieniającymi się potrzebami biznesu. Dzięki takiemu podejściu wdrożenie ERP przynosi wymierne korzyści, poprawiając wydajność i skuteczność operacyjną firmy. Wybierają partnera biznesowego, któremu powierzy się zaprojektowanie i implementację systemu, warto zwrócić uwagę na ten aspekt i upewnić się, że rozwiązanie będzie aktualizowane na bieżąco.

Tradycyjnie, wdrożenie ERP, czy jakiegokolwiek innego systemu informatycznego, wiązało się z wysokimi kosztami początkowymi. Co z kolei bywało barierą dla wielu firm. Odpowiedzią na te wyzwania jest subskrypcja ERP, oferująca wszystkie korzyści tego narzędzia, ale na zupełnie nowych zasadach.

To sposób finansowania, w którym przedsiębiorstwo poza niewielką, ustaloną wcześniej kwotą początkową, płaci regularne, zazwyczaj miesięczne, opłaty za korzystanie z systemu. Dzięki temu rozwiązaniu firmy mogą korzystać z zaawansowanych funkcji ERP bez konieczności ponoszenia jednorazowych, wysokich kosztów. Takie podejście obniża barierę wejścia do świata dopasowanych rozwiązań informatycznych, dotychczas niemożliwą do osiągnięcia dla wielu organizacji, zwłaszcza tych z sektora MŚP.

Wdrożenie systemu ERP w modelu subskrypcyjnym to przyszłość zarządzania zasobami przedsiębiorstw. Elastyczność, wygoda i obniżenie bariery wejścia sprawiają, że coraz więcej firm może zdecydować na ten sposób finansowania, niezależnie od ich wielkości, skali działalności, czy branży.

Odpowiedź na pytanie „Ile kosztuje system ERP?” może być tylko jedna: to zależy. Na ostateczną cenę składa się wiele czynników. W przypadku wdrożenia w modelu tradycyjnym zwykle koszt wdrożenia platformy ERP zaczyna się od 120 do 150 tysięcy złotych, ale górna granica widełek w zasadzie nie istnieje. Wszystko zależy od skali projektu, objętości konkretnego rozwiązania i potrzeb (a tym samym: celów biznesowych) konkretnej organizacji.

Kwotę początkową, jaką trzeba zapłacić za rozwiązanie, zdecydowanie obniża natomiast system ERP w modelu subskrypcyjnym. Takie podejście pozwala dopasować się do sytuacji przedsiębiorstwa i skroić na miarę nie tylko zawartość narzędzia, ale i sposób finansowania. 

Ostatecznie całościowy koszt ERP zależy m.in. od takich czynników, jak: liczba licencji, wartość zaprojektowanego rozwiązania, czy moduły, z których będzie się składał.

System ERP jest zintegrowanym oprogramowaniem służącym do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Umożliwiając automatyzację i integrację kluczowych procesów biznesowych, stanowi nieocenione wsparcie w podejmowaniu kluczowych decyzji strategicznych, taktycznych i operacyjnych. Wdrożenie ERP przynosi wiele korzyści, takich jak poprawa efektywności, lepsze raportowanie oraz optymalizacja zasobów. Nowoczesne systemy ERP są elastyczne i skalowalne, co pozwala dostosować je do specyficznych potrzeb każdej firmy.