Zamień kartki na technologię – 5 powodów, dla których cyfryzacja magazynu się opłaca

Wraz z rozwojem firmy w magazynie może pojawić się chaos – coraz więcej klientów, coraz większe wolumeny sprzedaży i coraz więcej asortymentu. Jak uporządkować procesy magazynowe i poradzić sobie z wyzwaniami kryjącymi się za wzrostem? Czy wdrożenie nowoczesnych narzędzi technologicznych może być kluczem do zwiększenia efektywności i eliminacji błędów? W poniższym artykule prezentuję pięć powodów, dla których cyfryzacja magazynu się opłaca.

W swojej codziennej pracy spotykam wielu przedsiębiorców z branży handlowej. Każdy z nich ma swoją unikalną historię, ale zauważyłem, że wiele z tych opowieści łączy pewien wspólny wątek – wyzwania, które pojawiają się wraz z rozwojem biznesu. 

W pewnym momencie firma zaczyna się intensywnie rozwijać. Nowi klienci, większe obroty, coraz więcej towaru na stanie. Jednak im większy sukces, tym bardziej skomplikowana codzienność. Nagle to, co do tej pory działało bez zarzutu, zaczyna stawać się wyzwaniem.

Największą bolączką często okazują się procesy magazynowe. Chaos w dokumentacji, trudności w śledzeniu zapasów, pomyłki w wysyłkach – wszystko to zaczyna wpływać na zadowolenie klientów i reputację firmy. Przedsiębiorca czuje, że balansuje na cienkiej linie – z jednej strony chce wykorzystać potencjał rozwoju, z drugiej musi stawić czoła wyzwaniom, które zaczynają go przytłaczać.

To dobry moment, by pomyśleć o wdrożeniu narzędzia, które może zmienić zasady gry – nowoczesnej technologii, która nie tylko pozwoli opanować ten chaos, ale także da konkretne rozwiązania, by zarządzać firmą efektywniej niż kiedykolwiek wcześniej.

Takim rozwiązaniem jest wdrożenie systemu WMS – oprogramowania do zarządzania procesami w magazynie. O tym, jakie zmiany do firmy może wprowadzić takie narzędzie opowiem na przykładzie 5 obszarów, które system WMS usprawnia.

Przed wdrożeniem WMS:

Dużym zagrożeniem dla firm jest wiedza przechowywana jedynie w głowach pracowników. Zwykle to Ci najbardziej doświadczeni, którzy są w przedsiębiorstwie od lat, znają całe know-how. A co, kiedy ich zabraknie? Kiedy doświadczony magazynier posiadający wiedzę na temat całego procesu trafi np. na nieplanowane długie zwolnienie lekarskie, realizacja działań może wisieć na włosku. Co więcej, kiedy biznes się rozwija i pojawia się potrzeba zatrudniania nowych pracowników, ich wdrożenie i zaznajomienie z procesem również spoczywa na barkach tych samych osób. Doświadczeni magazynierzy z wieloletnim stażem, nie mogą skupić się na swojej pracy, ponieważ ich czas w dużej mierze pochłania wdrażanie nowych osób. Nowozatrudnieni członkowie załogi błądzą natomiast po magazynie, próbując zrozumieć systemy i złożone procesy. Jednym słowem: chaos. Dla nowego pracownika środowisko w magazynie to zwykle labirynt, którego zrozumienie wymaga poprowadzenia przez dobrego przewodnika. Standardowo rolę te pełni bardziej doświadczona osoba. Efekt? Dwóch magazynierów, którzy nie poświęcają się w 100% realizacji podstawowych działań – jeden jest dopiero wdrażany, drugi wdraża tego pierwszego. 

Po wdrożeniu WMS:

A co w sytuacji, gdy firma działa z systemem WMS? Rolę przewodnika przejmuje właśnie to oprogramowanie. Każdy magazynier otrzymuje do ręki terminal, który krok po kroku prowadzi go po magazynie podczas przygotowania zamówień. Dzięki temu nie musi uczyć się przestrzeni, towaru i jego lokalizacji na pamięć, a jedynie realizować działania zgodnie ze wskazówkami urządzenia.

U jednego z naszych Klientów z branży opakowań, który ma duży magazyn z wysokim składowanie, wdrażanie pracowników było dużym wyzwaniem, bo zajmowało zwykle kilka tygodni, do czasu aż samodzielnie zaczynali realizować zamówienia. Wdrożenie systemu WMS pozwoliło skrócić czas wdrożenia nowego pracownika magazynu z 3 tygodni do 3 godzin – teraz nowi magazynierzy bez dodatkowej pomocy kompletują towar już pierwszego dnia pracy.

Przed wdrożeniem WMS:

W rozwijających się firmach handlowych często jest tak, że po przyjęciu nowej dostawy towarów, trafiają one gdzieś na regały magazynu, bez żadnego śladu. Gdzie dokładnie się znajdują? To wiedzą tylko pracownicy, którzy je przyjmowali. Wtedy często dochodzi do sytuacji, gdy przychodzi nowe zamówienie i nikt z obecnych na zmianie nie wie, gdzie znaleźć produkty, które są potrzebne do jego realizacji. Co gorsza, kiedy trzeba zrobić inwentaryzację, najlepiej jest po prostu… zatrzymać sprzedaż na kilka dni, bo inaczej ciężko będzie odnaleźć się w tym chaosie. 

Po wdrożeniu WMS:

Po wdrożeniu systemu znana jest dokładna lokalizacja każdego produktu, który znajduje się w magazynie. Nie ma znaczenia czy magazynier wie, gdzie jest towar – nie musi tego wiedzieć, system poprowadzi go dokładnie tam, gdzie leży potrzebny produkt. Rozwiązanie śledzi ruchy każdego przedmiotu, co pozwala poradzić sobie ze standardową intensywnością w zakresie zamówień, jak i przygotować się na piki sprzedażowe, takie, jak np. Black Friday.

U jednego z naszych Klientów z branży militariów uporanie się z zamówieniami złożonymi w czasie Black Friday zajmowało dwa tygodnie. Po wdrożeniu systemu WMS czas ten został zredukowany do dwóch dni – magazynierzy są w stanie sprawnie kompletować zamówienia, nawet w okresach pików sprzedażowych.

Przed wdrożeniem WMS:

W większości firm do magazynu trafia stos kartek z zamówieniami do realizacji. Pracownicy zabierają się wówczas za kompletację swojej „części” i każdy robi to trochę inaczej – w swoim tempie i trybie. 

Zaczyna się bieganie po magazynie, a dystanse, które pokonują pracownicy niejednokrotnie potrafią przypominać przygotowania do maratonu. Kilka, kilkanaście kilometrów dziennie – tyle niekiedy zajmuje znalezienie wszystkich potrzebnych towarów. Przy tym chaosie łatwo o pomyłki – ktoś źle odczyta listę, ktoś inny się zagapi, a klient ostatecznie dostaje nie to, co zamówił. Efekt? Strata czasu, pieniędzy i, co najważniejsze, zaufania klientów.

Po wdrożeniu WMS:

Jak to wygląda w firmie, która korzysta z systemu WMS? Tu zaczyna się zupełnie inna historia. System prowadzi pracownika krok po kroku. Lokacja po lokacji. Każdy terminal wyświetla dokładną, najbardziej opłacalną trasę – od punktu A do punktu B. Dzięki temu magazynier nie musi zastanawiać się, gdzie szukać danego produktu. Co więcej, system potrafi optymalizować procesy, grupując zamówienia, które mogą być realizowane jednocześnie. W efekcie pracownik nie tylko oszczędza czas, ale i siły, co bezpośrednio przekłada się na jego efektywność.

Proces kompletacji po wdrożeniu WMS, często jest tym obszarem, w którym bardzo szybko widać największe efekty, a ich skala niejednokrotnie może zaskoczyć. U jednego z naszych Klientów z branży handlowej z 30 pozycji na godzinę osiąganych przed wdrożeniem systemu, liczba ta wzrosła aż do 130.

Przed wdrożeniem WMS:

Obszar wysyłek w firmie, która nie korzysta z systemu WMS, bywa nie lada wyzwaniem. Gdy zamówienia są już skompletowane, rozpoczyna się kolejny etap – przygotowanie paczek do wysyłki. Poza samymi produktami, do każdej przesyłki często trafiają także odpowiednie dokumenty, takie jak WZ, faktura, certyfikaty czy etykiety logistyczne. I tu zaczyna się chaos: pracownicy muszą wielokrotnie odwiedzać biuro w poszukiwaniu właściwych papierów. Powoduje to nie tylko stratę czasu, ale też wzrasta ryzyko pomyłek. Co więcej, kurier przyjeżdża o ściśle określonej godzinie, co wywołuje dodatkowy stres związany z koniecznością dotrzymania terminów i obniżeniem satysfakcji klientów, jeśli się to nie uda. Proces ten bywa prawdziwym wyzwaniem, szczególnie w momentach zwiększonej liczby zamówień.

Po wdrożeniu WMS:

W firmach, które korzystają z systemu WMS, wysyłka zamówień przebiega zupełnie inaczej. Przy stanowiskach pakowania wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć. System automatycznie generuje wszystkie niezbędne dokumenty, a ich kompletność jest zapewniona już w momencie pakowania przesyłki. Co więcej, WMS samodzielnie ustala kolejność przygotowywania zamówień, dopasowując ją do harmonogramu przyjazdów kurierów z różnych firm. Dzięki temu pracownicy nie muszą już martwić się, czy zdążą przygotować paczkę na czas, a cały proces wysyłki jest nie tylko szybszy, ale też pozbawiony zbędnych komplikacji i błędów.

Przed wdrożeniem WMS:

W firmach, które nie korzystają z oprogramowania do zarządzania magazynem, błędy zdarzają się na każdym etapie procesu. Decyduje tu przede wszystkim tzw. czynnik ludzki – każdy jest podatny na pomyłki, zwłaszcza w środowisku pełnym presji czasowej. Nawet jeśli przesyłka trafi do klienta, częste zdarzają się przypadki zwrotów, wynikających z różnych przyczyn: od wysyłki niewłaściwego produktu, przez brak wymaganych dokumentów, aż po zbyt długi czas realizacji zamówienia. Takie sytuacje prowadzą nie tylko do strat finansowych, ale przede wszystkim do utraty zaufania klientów.

Po wdrożeniu WMS:

System WMS eliminuje do promili ryzyko błędów. Dzięki automatyzacji wielu procesów, takich jak kompletacja czy generowanie dokumentów, każda paczka trafia do klienta zgodnie z zamówieniem. WMS kontroluje poprawność przygotowanych przesyłek na każdym etapie, a pracownicy są prowadzeni krok po kroku, co minimalizuje ryzyko pomyłek. W praktyce oznacza to znaczną redukcję liczby zwrotów i reklamacji, co bezpośrednio przekłada się na zwiększenie satysfakcji klientów i poprawę reputacji firmy.

Wdrożenie systemu WMS stanowi odpowiedź na kluczowe wyzwania, przed którymi stają rozwijające się firmy handlowe – dzięki nim cyfryzacja magazynu po prostu się opłaca. Spotykam wielu właścicieli firm handlowych, których firmy się rozwijają i w pewnym momencie skala działania i wyzwań sprawia, że decydują się oni wprowadzić technologię do magazynu. To oczywiście nie rozwiązuje wszystkich problemów szybko rozwijającej się firmy, ale ściąga z barków zarządzających wiele obciążeń. Zmiana jest tak duża, że mimo że WMS to inwestycja, to taka, która generuje tak wiele oszczędności w relatywnie krótkim czasie, że zamiast pytania, czy firmę stać na WMS pojawia się pytanie, czy stać ją na zarządzanie magazynem bez technologii. Odpowiedź brzmi: nie.