Korzyści z wdrożenia systemu WMS w firmie

Sprawne i bezbłędne zarządzanie magazynem to klucz do prawidłowego funkcjonowania logistyki przedsiębiorstwa. Ułatwia je system WMS. Jednym z podstawowych błędów młodych, małych firm jest ręczne prowadzenie stanów magazynowych. To rozwiązanie owszem, najtańsze i (w przypadku niewielkiej liczby produktów dostępnych w ofercie) mogące działać całkiem dobrze. Problem pojawia się, gdy przedsiębiorstwo rośnie w siłę, a wraz z nim asortyment składowany w magazynie. Aby utrzymać tempo pracy i nie pogubić się w trakcie liczenia, potrzebna jest automatyczna kontrola stanów magazynowych, którą oferuje system WMS.

WMS (ang. Warehouse Management System) to Magazynowy System Informatyczny, czyli program służący do zarządzania magazynem. Często stanowi on jeden z modułów systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning – systemu do zarządzania pracą całego przedsiębiorstwa), ale jest dostępny również jako osobne oprogramowanie. Wykorzystywany jest przede wszystkim w firmach logistycznych, prowadzących duże magazyny, obsługujące setki przyjęć i wydań towarów dziennie. Jednak jego funkcjonalność sprawdza się także np. u producentów.

Za pomocą WMS pracownicy przedsiębiorstwa mogą swobodnie kontrolować prace magazynowe, do których można zaliczyć:

• przyjmowanie towaru na magazyn,
• wydawanie towaru z magazynu,
• znajdowanie towaru w magazynie (znakowanie regałów, półek itd.),
• zarządzanie wysyłkami do klientów,
• monitorowanie stanów magazynowych i zgłaszanie zapotrzebowania na nowe, po osiągnięciu stanu alarmowego,
• wsparcie zamówień komponentów do działu produkcji,
• wsparcie pracy działu księgowego w firmie,
• wdrożenie automatyzacji funkcjonowania magazynu.

Wdrożenie systemu WMS ma więc realny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Szczególnie takiego, które bazuje na sprawnej pracy magazynu. WMS poprawia szybkość działania oraz dba o dokładność, co szczególnie ważne przy wielu przyjęciach i wydaniach. Pozwala bowiem uniknąć pomyłek, które z kolei mogą przełożyć się na straty finansowe i wizerunkowe organizacji. W końcu nie ma chyba niczego bardziej frustrującego niż brak możliwości zrealizowania zamówienia z powodu błędów w stanach magazynowych.

Omówiliśmy funkcje Magazynowego Systemu Informatycznego, pora zatem na bliższe przyjrzenie się jego największym zaletom.

To główna funkcja, a zarazem najbardziej istotna zaleta oprogramowania typu WMS. Wdrożenie systemu przede wszystkim znacząco przyśpiesza pracę, ponieważ ściąga obowiązek ręcznego wprowadzania każdej dostawy czy wydawania produktów. Dodatkowo przyśpiesza odnajdywanie towaru w magazynie, co ważne szczególnie wtedy, gdy artykułów jest dużo i mieszczą się one w wielkopowierzchniowym budynku. Co ważne, wszystkie te procesy zachodzą w czasie rzeczywistym, dlatego od razu po przyjęciu/wydaniu towar jest dodawany/usuwany z bazy danych magazynu.

Dobrze prowadzony magazyn przekłada się na dobrze prowadzony plan produkcyjny. Dział produkcji w przedsiębiorstwie może planować ją biorąc pod uwagę stany magazynowe oraz szybkość rotacji danego produktu. Na tej podstawie zamawia komponenty i wytwarza finalny produkt tak, by był dostępny w określonym dniu i w wymaganej ilości. 

System WMS pozwala na szybką rejestrację zapotrzebowania wysyłkowego, na podstawie którego pracownik przygotowuje zamówienie, a następnie szybko generuje dokument WZ, który aktualizuje stany magazynowe, a dodatkowo ułatwia klientowi wprowadzenie towaru na stan w swoim magazynie.

Zarządzanie stanami magazynowymi znacząco wpływa na obniżenie kosztów, przede wszystkim amortyzacji produktów oraz ich składowania. Mając stały podgląd ilości asortymentu przedsiębiorstwo unika generowania złogów. Odpowiednie zarządzanie stanem magazynowym, możliwe przez korzystanie z systemu WMS, pozwala na takie zaplanowanie tempa produkcji, aby finalny towar cechował się zawsze najwyższą jakością.

Wdrożenie systemu WMS zazwyczaj dzieli się na kilka etapów. Czas trwania każdego z nich zależy od stopnia skomplikowania i złożoności projektu.

Obecnie wdrożenia najczęściej są realizowane z pomocą jednej z dwóch metodyk: klasycznej lub zwinnej. Wybór sposobu prowadzenia projektu wdrożeniowego jest kwestią indywidualną. W zależności od tego, którą z nich wybierzesz, etapy wdrożenia WMS będą się od siebie nieco różnić.

Wdrożenie zazwyczaj rozpoczyna etap analityczny. Po nim przeprowadzane są prace projektowe, przeplatane licznymi testami, a finalnie projekt zostaje uruchomiony w wersji produkcyjnej. Na jego ostateczny przebieg wpływ mają przede wszystkim styl pracy dostawcy, jak i charakterystyka organizacji klienta.

Na pewnym etapie rozwoju firmy, przy zwiększającej się skali procesów magazynowych i coraz większej liczbie zamówień, wdrożenie systemu WMS jest wręcz konieczne. Korzyści, płynące z zastosowania takiego rozwiązania, to przede wszystkim zwiększenie wydajności i efektywności pracy magazynu, bez konieczności poszerzania kadry czy powiększania wykorzystywanej powierzchni magazynowej. Wdrożenie systemu WMS, który jest odpowiednio dostosowany do specyfiki zamówień i charakteru produktów, pozwala na systematyczne skalowanie liczby zamówień i minimalizowanie liczby błędów.

Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie systemu WMS, cenią sobie uwolnienie potencjału rozwojowego, który do tej pory był w magazynie niewykorzystywany. Jako zaletę wskazują również możliwość szybkiego wdrożenia nowego pracownika – bez względu na skomplikowanie produktów, znajdujących się na magazynie, nowa osoba jest w stanie szybko rozpocząć efektywną pracę, ponieważ nie musi „uczyć się magazynu” – jej pracą kieruje system magazynowy.