Korzyści z wdrożenia systemu WMS w firmie

Aktualizacja – kwiecień 2025

Sprawne i bezbłędne zarządzanie magazynem to klucz do prawidłowego funkcjonowania logistyki przedsiębiorstwa. Znacząco może ułatwić je system WMS. Jednym z podstawowych błędów popełnianych przez młode, ale i małe przedsiębiorstwa jest ręczne prowadzenie stanów magazynowych. Choć początkowo takie rozwiązanie może zdawać egzamin, problem pojawia się, gdy organizacja rozwija się i rośnie, a wraz z tym przybywa asortymentu. Aby utrzymać tempo pracy i nie pogubić się w trakcie realizacji operacji, potrzebna jest automatyczna kontrola stanów magazynowych, którą oferuje system WMS.

System WMS (ang. Warehouse Management System) to oprogramowanie informatyczne służące do zarządzania pracą magazynu. Program niekiedy stanowi jeden z modułów systemu klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning – oprogramowania do zarządzania pracą całego przedsiębiorstwa) lub działa zupełnie niezależnie. Wykorzystywany jest przede wszystkim w firmach logistycznych, prowadzących duże magazyny oraz obsługujących setki przyjęć i wydań towarów dziennie. Jednak jego funkcjonalność sprawdza się również w firmach e-Commerce, handlowych i dystrybucyjnych, czy produkcyjnych. Dzięki możliwościom konfiguracji oraz elastycznej architekturze możliwe jest dostosowanie systemu do indywidualnych procesów i potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.

Dowiedz się więcej o nowoczesnych systemach magazynowych: WMS – co to za system? Jakie ma funkcje?

WMS usprawnia codzienne procesy, zapewniając większą przejrzystość i porządek w operacjach logistycznych. Dzięki elastyczności możliwe jest dostosowanie go do specyfiki firm działających w różnych branżach, niezależnie od skali ich działalności. System może zostać odpowiednio skonfigurowany w zależności od indywidualnych potrzeb organizacji, co przekłada się na wyższą efektywność pracy magazynu. Ostatecznie, sprawna realizacja zamówień i brak błędów w kompletacji pozytywnie wpływają na zadowolenie klientów i buduje zaufanie do marki. Za pomocą WMS pracownicy przedsiębiorstwa mogą swobodnie kontrolować prace magazynowe, do których można zaliczyć:

System WMS wspiera proces przyjęcia towaru, automatyzując i porządkując wszystkie związane z tym działania. Pracownicy mogą szybko zidentyfikować produkty, przypisać je do odpowiednich lokalizacji i wygenerować dokumentację przyjęcia. Dzięki temu znacznie skraca się czas obsługi dostaw oraz eliminuje ryzyko błędów przy ręcznym rejestrowaniu danych. Proces staje się przejrzysty i możliwy do bieżącego monitorowania.

WMS pozwala na sprawną realizację wydań towarów, zgodnie z ustalonymi priorytetami i strategią kompletacji. System prowadzi magazyniera krok po kroku, wskazując optymalną ścieżkę zbierania produktów. Minimalizuje to liczbę pomyłek i przyspiesza obsługę zamówień, nawet przy rosnącej liczbie zleceń. Klient końcowy otrzymuje właściwy towar, na czas i w odpowiedniej ilości.

Dzięki funkcjom znakowania lokalizacji (regałów, półek, stref), WMS umożliwia łatwe i szybkie odnajdywanie produktów w magazynie. System przypisuje towarom konkretne miejsca składowania i aktualizuje je na bieżąco przy każdej operacji. Pracownicy nie muszą tracić czasu na ręczne poszukiwania ani uczyć się magazynu „na pamięć” – wszystko jest dostępne w systemie w czasie rzeczywistym. To znacznie podnosi efektywność pracy i skraca czas realizacji zleceń.

WMS wspiera kompleksowe zarządzanie wysyłkami, umożliwiając kontrolę nad przygotowaniem, pakowaniem i przekazaniem towaru do transportu. System zapewnia zgodność przesyłek z zamówieniem i pomaga w doborze odpowiedniego sposobu dostawy. Dzięki temu zmniejsza się liczba reklamacji i zwrotów, a klienci otrzymują przesyłki szybciej.

WMS umożliwia stałą kontrolę nad stanami magazynowymi oraz definiowanie tzw. stanów minimalnych. Gdy zapasy konkretnego produktu spadną poniżej ustalonego poziomu, system automatycznie wygeneruje powiadomienie lub złoży zamówienie do dostawcy. Takie rozwiązanie zapobiega brakom towarów i pozwala utrzymać ciągłość sprzedaży lub produkcji. Firma może dzięki temu skutecznie zarządzać zapasami i planować zakupy.

Dzięki integracji z ERP, system WMS dostarcza dokładne informacje o dostępności komponentów. Umożliwia to bieżące uzupełnianie materiałów w strefach produkcyjnych, zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem. System automatycznie kieruje komponenty do odpowiednich lokalizacji, co ogranicza przestoje i poprawia płynność produkcji. W efekcie cały łańcuch dostaw działa sprawniej.

System WMS dostarcza wiarygodnych i aktualnych danych o ruchach magazynowych, które mogą być automatycznie przekazywane do systemów finansowo-księgowych. Ułatwia to rozliczanie operacji magazynowych, prowadzenie inwentaryzacji i tworzenie raportów finansowych. Dział księgowy zyskuje pełną transparentność i może szybciej zamykać okresy rozliczeniowe. To także wsparcie w zakresie zgodności z przepisami i audytami.

Automatyzacja procesów magazynowych oparta na nowoczesnych rozwiązaniach informatycznych pozwala znacząco ograniczyć udział człowieka w rutynowych zadaniach. Dzięki integracji z urządzeniami, takimi jak skanery czy przenośniki, możliwe jest szybsze i dokładniejsze realizowanie operacji magazynowych. Takie podejście przekłada się na niższe koszty operacyjne i większą skalowalność działań. Zautomatyzowany magazyn staje się nowoczesnym zapleczem logistycznym, wspierającym rozwój całej organizacji. Minimalizacja błędów w stanach magazynowych pozwala uniknąć opóźnień w realizacji zamówień i poprawia jakość obsługi klienta. To wszystko ma bezpośredni wpływ na wizerunek firmy i jej konkurencyjność na rynku.

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi informatycznych proces inwentaryzacji staje się szybszy, dokładniejszy i znacznie mniej uciążliwy dla pracowników. System umożliwia prowadzenie inwentaryzacji częściowej lub całościowej bez konieczności wstrzymywania pracy magazynu. Dane są rejestrowane w czasie rzeczywistym, co eliminuje błędy wynikające z ręcznego liczenia i przepisywania informacji. Możliwość porównania stanu fizycznego z ewidencją systemową w jednym miejscu przyspiesza cały proces, a wygenerowane raporty wspierają analizę odchyleń i podejmowanie trafnych decyzji operacyjnych.

Po omówieniu kluczowych funkcji magazynowego systemu informatycznego, warto przyjrzeć się również korzyściom, jakie niesie jego wdrożenie w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Usprawnienie operacji logistycznych, lepsza organizacja pracy, a także większa przejrzystość i kontrola nad zasobami – to tylko niektóre z zalet, które mają bezpośredni wpływ na efektywność całej firmy. Zobacz, jak konkretnie przekładają się one na codzienną pracę i realizację celów biznesowych:

To główna funkcja, a zarazem najbardziej istotna zaleta oprogramowania typu WMS. Wdrożenie systemu przede wszystkim znacząco przyśpiesza pracę, ponieważ ściąga obowiązek ręcznego wprowadzania każdej dostawy czy wydawania produktów. Dodatkowo przyśpiesza odnajdywanie towaru w magazynie, co ważne szczególnie wtedy, gdy artykułów jest dużo i mieszczą się one w wielkopowierzchniowym budynku. Co ważne, wszystkie te procesy zachodzą w czasie rzeczywistym, dlatego od razu po przyjęciu/wydaniu towar jest dodawany/usuwany z bazy danych magazynu.

Dobrze prowadzony magazyn ma wpływ na dobrze prowadzony plan produkcyjny. Dział produkcji w przedsiębiorstwie może planować ją biorąc pod uwagę stany magazynowe oraz szybkość rotacji danego produktu. Na tej podstawie zamawia komponenty i wytwarza finalny produkt tak, by był dostępny w określonym dniu i w wymaganej ilości.

System WMS pozwala na szybką rejestrację zapotrzebowania wysyłkowego, na podstawie którego pracownik przygotowuje zamówienie, a następnie szybko generuje dokument WZ, który aktualizuje stany magazynowe, a dodatkowo ułatwia klientowi wprowadzenie towaru na stan w swoim magazynie.

Zarządzanie stanami magazynowymi znacząco wpływa na obniżenie kosztów, przede wszystkim amortyzacji produktów oraz ich składowania. Mając stały podgląd ilości asortymentu przedsiębiorstwo unika generowania złogów. Odpowiednie zarządzanie stanem magazynowym, możliwe przez korzystanie z systemu WMS, pozwala na takie zaplanowanie tempa produkcji, aby finalny towar cechował się zawsze najwyższą jakością.

Sprawdź, jakie korzyści daje WMS w handlu internetowym: WMS dla e-Commerce – jak wspiera biznes?

Wdrożenie systemu WMS zazwyczaj dzieli się na kilka etapów. Czas trwania każdego z nich zależy od stopnia skomplikowania i złożoności projektu.

Obecnie wdrożenia najczęściej są realizowane z pomocą jednej z dwóch metodyk: klasycznej lub zwinnej. W zależności od wyboru jednej z nich projekt rozpoczyna analiza przedwdrożeniowa lub sprint analityczny.

Wybór sposobu prowadzenia projektu wdrożeniowego jest kwestią indywidualną. W zależności od tego, którą z nich wybierzesz, etapy wdrożenia WMS będą się od siebie nieco różnić. Zwykle jednak po etapie analitycznym przeprowadzane są prace projektowe, przeplatane licznymi testami, a finalnie projekt zostaje uruchomiony w wersji produkcyjnej. Po nim natomiast przeprowadzane są szkolenia dla pracowników. Na jego ostateczny przebieg wdrożenia wpływ mają przede wszystkim styl pracy dostawcy, jak i charakterystyka organizacji klienta.

Sprawdź, jak system WMS może działać w Twojej firmie: Kiedy wdrożyć system WMS?

Na pewnym etapie rozwoju firmy, przy zwiększającej się skali procesów magazynowych i coraz większej liczbie zamówień, wdrożenie systemu WMS jest wręcz konieczne. Korzyści, płynące z zastosowania takiego rozwiązania, to przede wszystkim zwiększenie wydajności i efektywności pracy magazynu, bez konieczności poszerzania kadry czy powiększania wykorzystywanej powierzchni magazynowej. Wdrożenie systemu WMS, który jest odpowiednio dostosowany do specyfiki zamówień i charakteru produktów, pozwala na systematyczne skalowanie liczby zamówień i minimalizowanie liczby błędów.

Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie systemu WMS, cenią sobie uwolnienie potencjału rozwojowego, który do tej pory był w magazynie niewykorzystywany. Jako zaletę wskazują również możliwość szybkiego wdrożenia nowego pracownika – bez względu na skomplikowanie produktów, znajdujących się na magazynie, nowa osoba jest w stanie szybko rozpocząć efektywną pracę, ponieważ nie musi uczyć się magazynu „na pamięć” – jej pracą kieruje system magazynowy.

Wdrożenie systemu WMS (ang. Warehouse Management System) warto rozważyć w momencie, gdy firma zaczyna obsługiwać większą liczbę zamówień i rośnie skala operacji magazynowych. System ten automatyzuje procesy, minimalizuje błędy i zwiększa efektywność pracy. Szczególnie istotny staje się przy dynamicznym rozwoju firmy i rozbudowie asortymentu.

System zarządzania magazynem pozwala na pełną kontrolę nad przepływem towarów – od przyjęcia po wydanie. Ułatwia lokalizowanie produktów, redukuje czas obsługi oraz zwiększa dokładność realizacji zamówień. To przekłada się bezpośrednio na poprawę jakości obsługi klienta.

Wdrożenie systemu WMS znacząco zwiększa wydajność magazynu poprzez automatyzację procesów i eliminację ręcznych błędów. Skraca czas kompletacji zamówień i pozwala szybciej przyuczać nowych pracowników. Zwiększona efektywność oznacza oszczędności czasu i zasobów.

Tak, wiele rozwiązań klasy ERP oferuje moduł do zarządzania pracą magazynu, który może obejmować funkcje typowe dla systemu WMS. Możliwa jest także integracja dwóch osobnych rozwiązań.

Proces wdrożenia systemu WMS obejmuje analizę potrzeb, projektowanie rozwiązania, konfigurację, testy oraz uruchomienie produkcyjne. Kluczowe znaczenie ma także szkolenie użytkowników oraz wsparcie powdrożeniowe. Całość dopasowywana jest do specyfiki firmy.

Tak, oprogramowanie WMS może być zintegrowane z systemami ERP, systemami księgowymi, czy platformami e-Commerce. Integracja usprawnia przepływ informacji i pozwala na automatyczne aktualizowanie danych między systemami. To ważne dla zachowania spójności operacyjnej.

Oprogramowanie WMS oferuje znacznie bardziej zaawansowane możliwości niż arkusz kalkulacyjny – na bieżąco automatyzuje procesy i pozwala na monitorowanie zasobów magazynowych z dużą dokładnością. Arkusz może sprawdzić się przy małej skali, ale nie zapewnia tej samej wydajności.

Koszt wdrożenia systemu zarządzania magazynem zależy od skali projektu i specyfiki firmy, ale warto traktować to jako inwestycję w rozwój. Dobrze dobrane oprogramowanie szybko się zwraca – dzięki oszczędnościom, eliminacji błędów i przyspieszeniu procesów.

Średnie firmy produkcyjne powinny szukać elastycznego oprogramowania WMS, które można łatwo dopasować do ich potrzeb i zintegrować z systemem ERP. Ważne są funkcje śledzenia komponentów, obsługa produkcji just-in-time i kontrola stanów magazynowych.

Rozwiązania klasy ERP integrują dane z różnych obszarów działalności, w tym produkcji i magazynu. Umożliwiają planowanie zapasów, kontrolę zamówień i analizę wydajności. Dzięki temu firma działa bardziej przewidywalnie i może lepiej planować rozwój.

Oprogramowanie WMS umożliwia szybką kompletację zamówień, generowanie dokumentów WZ i aktualizację stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. To przekłada się na szybsze i dokładniejsze wysyłki, a tym samym – większą satysfakcję klienta.

Tak, wdrożenie systemu WMS pozwala na zwiększenie wydajności magazynu bez konieczności powiększania zespołu. Dzięki automatyzacji i lepszej organizacji pracy ten sam zespół może obsłużyć większą liczbę zamówień, szybciej i z mniejszą liczbą błędów.

Koszt wdrożenia systemu WMS zależy od wielu czynników, takich jak m.in.:​ zakres funkcjonalny, liczba użytkowników,​ stopień dostosowania do specyficznych procesów firmy,​ integracja z innymi systemami, wybrany model wdrożenia.​ Tradycyjnie, wdrożenie systemu WMS wiąże się z dużą inwestycją początkową. Jednak coraz częściej dostępne są modele subskrypcyjne, które pozwalają na rozłożenie kosztów na opłatę początkową oraz miesięczne płatności abonamentowe. WMS w subskrypcji obniża barierę wejścia i umożliwia elastyczne zarządzanie budżetem przeznaczonym na projekt wdrożeniowy.

Oprogramowanie WMS automatyzuje i porządkuje najważniejsze procesy w magazynie, co przekłada się na lepsze zarządzanie czasem i zasobami. Pracownicy mogą szybciej realizować zadania, a menedżerowie mają stały dostęp do danych wspierających podejmowanie decyzji. W efekcie rośnie nie tylko jakość obsługi, ale również zwiększa się efektywność operacyjna całego przedsiębiorstwa. To szczególnie istotne w firmach obsługujących dużą liczbę zamówień dziennie.

Tak, system zarządzania magazynem może być w pełni zintegrowany z innymi systemami, takimi jak ERP, systemy finansowe, e-Commerce czy kurierskie. Dzięki temu możliwy jest płynny przepływ danych pomiędzy poszczególnymi działami firmy, co eliminuje konieczność ich ręcznego przenoszenia. Integracja zwiększa spójność informacji i skraca czas realizacji operacji. To ważne dla firm, które chcą budować jednolitą i skalowalną infrastrukturę IT.

System WMS wspiera codzienną pracę operatorów, eliminując zbędne czynności i prowadząc ich krok po kroku przez realizację zadań. Dzięki temu rośnie wydajność pracowników magazynu, ponieważ mogą oni skupić się na działaniach o największej wartości dodanej. Dodatkowo nowe osoby szybciej wdrażają się do pracy, ponieważ procesy są zautomatyzowane i uporządkowane. To pozwala efektywnie zarządzać zespołem nawet przy dużej rotacji.