Wpływ transformacji w magazynach firm B2B na strukturę zamówień

Transformacja cyfrowa obejmuje wiele płaszczyzn, takich jak np. wprowadzenie nowych narzędzi informatycznych do procesów biznesowych firmy. Jednym z jej kluczowych elementów w B2B jest wdrożenie platformy e-commerce. Celem jest przeniesienie większości sprzedaży do kanału cyfrowego – na tym zwykle się koncentrujemy. Taka zmiana przynosi wiele korzyści firmie, ale zwykle mało myśli się o tym, jak wdrożenie nowego kanału sprzedaży wpłynie na strukturę zamówień. O szczegółach opowiadam w tym artykule.

Jeżeli wdrażasz e-commerce B2B w swojej firmie, przeniesienie klientów do kanału cyfrowego potencjalnie zwiększy sprzedaż i koszty obsługi. Twoi handlowcy nie będą musieli przyjmować zamówień, ponieważ nabywca sam zakupi towar przez internet. Wpłynie to jednak także na zmianę struktury zamówień. Odbije się to na wzroście kosztów obsługi magazynu – dlatego przed wdrożeniem należy sprawdzić, czy cały proces będzie Ci się opłacał. 

Częstym błędem wielu przedsiębiorstw jest niedostosowanie firmowych procesów do przyrostu zamówień. Więcej zleceń to także więcej pracy i potrzeba większego magazynu lub lepszego zarządzania dostępnym miejscem. Dlatego chcąc zwiększyć sprzedaż do pewnego poziomu, należy brać pod uwagę wszystkie możliwe zmiany, które będą miały miejsce w organizacji. 

Transformacja w magazynach firm B2B przynosi wiele zmian. Jedną z istotniejszych jest fakt, że koszty obsługi procesów magazynowych mogą wzrosnąć. Wyobraź sobie, że posiadasz przedsiębiorstwo handlowe B2B. Wcześniej firma wydawała całą paletę do hurtowni, a po wdrożeniu platformy e-commerce sprzedajesz paletę do 3-4 klientów B2B w transzach i wysyłasz ją kurierem – bo klienci składają zamówienia częściej, ale są one mniejsze. Koszt obsługi logistycznej takiego samego wolumenu produktu wzrasta kilkakrotnie. Więcej czynności do wykonania w tym samym czasie może  powodować opóźnienia. Dlatego, aby dobrze obsłużyć wyzwania wynikające ze zmiany struktury  zamówień, trzeba przemodelować większość procesów. Jeśli do tej pory magazynier wykonywał 3 przejazdy, a w nowej strukturze musi ich wykonać 30, to należy jak najszybciej zmniejszyć ich liczbę. Warto zadać sobie pytania: czy obecny system WMS będzie odpowiednim wsparciem w obliczu nowych wyzwań?

Aby łatwiej było dostosować procesy do nowych okoliczności, potrzebujesz elastycznych narzędzi IT w magazynie. Podczas wdrażania zmian w jednym obszarze – np. sprzedaży i wdrożeniu e-commerce B2B – zastanów się, jaki wpływ mogą mieć na pozostałe. Dzięki temu będziesz w stanie zaplanować wszystko oraz wiarygodnie ocenić potencjalne korzyści i koszty transformacji. 

Czego potrzebujesz, aby dobrze obsługiwać zamówienia e-commerce B2B? Poniżej najważniejsze cechy, jakie powinien posiadać system WMS, aby wspomagać zarządzanie zleceniami.  

System WMS powinien być zintegrowany z pozostałymi rozwiązaniami w firmie, a przede wszystkim z platformą B2B – czy to bezpośrednio, czy to za pośrednictwem systemu ERP. Dzięki temu jesteś w stanie kontrolować wszystkie procesy z jednego poziomu. Integracja z e-commerce umożliwia klientom zorientowanie się, ile sztuk danego towaru zostało w magazynie – to jedno z kryteriów, na które zwracają uwagę. Szczególnie jeśli w innych firmach handlowych B2B w danym momencie brakuje tego samego produktu. 

Integracja pomaga także zminimalizować manualną obsługę zamówień. Przesyłanie informacji o zleceniu bezpośrednio do systemu WMS, zamiast przepisywanie go ręcznie, zwiększa szansę na wyeliminowanie błędów. 

Multipicking to metoda kompletacji zamówień, która może być bardzo pomocna. Zwłaszcza gdy wzrasta liczba zamówień, które składają się z niewielu pozycji. System rozplanowuje pracę w taki sposób, aby magazynier realizował zbiórkę wielu zleceń jednocześnie. To model, który bardzo pomaga efektywniej zarządzać czasem pracy. Bardzo przyspiesza tempo realizacji, a to wpływa na zadowolenie klienta. 

Czasem klienci B2B zamawiają pojedynczą sztukę danego towaru, aby go np. przetestować. W momencie uruchomienia platformy e-commerce takich zamówień zaczyna pojawiać się coraz więcej. Pojedyncze zbieranie tego rodzaju zleceń jest nieefektywne i może zwiększać czas realizacji. Jeżeli więc Twój system nie posiada opcji multipickingu, dobrym zamiennikiem będzie moduł umożliwiający wspólną zbiórkę pojedynczych zleceń.

Panel pakowania ma na celu przyspieszenie procesu związanego z pakowaniem zamówień. Oprócz zwiększenia tempa realizacji zamówień, to też miejsce, w którym występuje drugi punkt kontroli skompletowanych zleceń: czy są poprawne, czy niczego w nich nie brakuje, a także czy można je przekazać do doręczenia przez firmę kurierską.

To, w jaki dokładnie sposób zmieni się struktura zamówień, trudno jest przewidzieć. Można snuć hipotezy, ale w praktyce zależy to od tak wielu czynników, że zwykle dowiadujemy się tego dopiero po uruchomieniu nowego kanału sprzedaży. Dlatego tak ważne jest, aby system WMS, z którego korzystasz lub którego wdrożenie rozważasz, był otwarty na modyfikacje i rozwój. Dzięki temu każde wyzwanie związane z reorganizacją procesów magazynowych będzie mogło być obsłużone w systemie, a Ty będziesz mógł proaktywnie reagować na każdą zmianę, wynikającą z transformacji sprzedaży. 

Prowadzenie firmy można porównać do gry w szachy. Każdy ruch niesie ze sobą konsekwencje. Dlatego też należy zawsze pamiętać, że implementacja nowych rozwiązań IT w jednym obszarze może przynieść wiele korzyści, ale jednocześnie może zaburzyć funkcjonowanie innej części biznesu. Jeśli jednak weźmiesz pod uwagę wszystkie możliwe scenariusze i odpowiednio się na nie przygotujesz, to będziesz w stanie poradzić sobie z wszelkimi konsekwencjami transformacji i w pełni cieszyć się z korzyści, które z niej wynikną.