Obsługa zamówień i sprzedaży w systemie ERP

Mechanizm zamówień jest jednym z najbardziej zaawansowanych podsystemów w Teneum X, wyróżniającym program spośród innych rozwiązań dostępnych na rynku. Oparty jest o definiowalne rejestry zamówień, które odpowiadają poszczególnym etapom lub stanom przetwarzania, w jakich mogą znajdować się zamówienia.

W poszczególnych rejestrach dostępne są określone operacje, podczas których mogą być wykonywane m.in. takie działania, jak:

• Blokowanie towarów na potrzeby zamówienia

W momencie, kiedy klient złoży zamówienie poprzez dowolny kanał sprzedaży (za pośrednictwem platformy B2B, mailowo, poprzez kontakt z handlowcem), towar może zostać zablokowany na jego potrzeby. Blokada sprawia, że do czasu jej zdjęcia lub sfinalizowania transakcji, towar nie będzie udostępniony do sprzedaży nikomu innemu. Takie rozwiązanie pozwala panować nad dostępnością towarów oraz daje pewność, że żaden z klientów nie złoży zamówienia na produkty, których fizycznie nie może kupić.

• Realizacje częściowe

Moduł pozwala na częściową realizację złożonego zamówienia, zgodnie z preferencjami konkretnego klienta. Realizacje częściowe mogą wynikać również z oczekiwania na towar, wymagany do skompletowania zamówienia w całości. Decyzje o tym, czy zamówienie powinno zostać zrealizowane w części podejmuje operator.

• Generowanie dokumentów magazynowych, sprzedaży

Rozwiązanie usprawnia i automatyzuje proces generowania dokumentów magazynowych oraz sprzedażowych. Podczas realizacji zamówienia, na odpowiednich jego etapach, system samodzielnie wystawia potrzebne dokumenty oraz uzupełnia wymagane dane. Jeśli w systemie brakuje informacji o koniecznych do wystawienia dokumentu danych, to operator zostaje o tym poinformowany. Po uzupełnieniu brakujących informacji, proces ponownie przebiega automatycznie. Dzięki temu pracownicy oszczędzają czas potrzebny na ręcznie uzupełnianie i wystawianie dokumentów. Eliminowane są również pomyłki – system przeprowadza operacje w sposób ustandaryzowany i powtarzalny.

• Generowanie zleceń produkcyjnych lub zamówień do dostawców

Zamówienia sprzedaży, które trafiają do systemu są ewidencjonowane oraz procedowane. Na ich podstawie mogą być generowane zlecenia produkcyjne (w przypadku przedsiębiorstw wytwórczych) oraz zamień do dostawców. Sposób i tempo generowania zleceń i zamówień może zostać dostosowany do potrzeb konkretnej firmy. Takie rozwiązania sprawia, że towary i produkty potrzebne do realizacji bieżących zleceń od klientów są płynnie zamawiane lub doprodukowywane.

• Rejestracja zapłaty

System wspiera zarządzanie procesem rejestrowania płatności. Kiedy klient dokona zapłaty za swoje zamówienie, system automatycznie księguje płatność. Dane dotyczące zapłaty są następnie umieszczane na dokumentach sprzedaży i fakturach.

• Przypisanie do zlecenia transportowego

Zamówienie lub grupa zamówień może zostać przypisana do konkretnego zlecenia transportowego. Takie rozwiązanie pozwala uporządkować procesy wysyłki zamówień i optymalizować wykorzystanie dostępnych środków transportu. System ponadto pozwala czuwać nad efektywnością obsługi zamówień od poszczególnych klientów. Jeśli np. jeden z nich założy kilka zamówień na przestrzeni dwóch dni, to możliwe jest przypisanie ich łącznie do jednego transportu.

• Generowanie wiadomości e-mail i komunikatów dla operatorów

Rozwiązanie usprawnia i ułatwia pracę operatorów odpowiedzialnych za obsługę zamówień sprzedaży. System na bieżąco przekazuje pracownikom informacje w postaci alertów i maili o istotnych zmianach w zamówieniach, które są do nich przypisane. Jeśli brakuje jakiejś informacji, kiedy dane są niepełne lub w momencie, kiedy procedowanie zamówienia jest z jakiegoś powodu wstrzymane, odpowiedni operator otrzymuje na ten temat informacje i może wykonać wymaganą akcję.

• Kontrola wprowadzanych danych oraz stanu należności Klienta

Dane wprowadzane do systemu przez operatorów są na bieżąco monitorowane przez system. Jeśli jakieś informacje odbiegają od przyjętego standardu, brakuje standardowo występujących elementów – rozwiązanie informuje o tym operatora. Jednocześnie rozwiązanie monitoruje stan należności poszczególnych klientów. Kiedy pracownik będzie dodawał do systemu nowe zamówienie dla firmy, która zalega z płatnościami, również dostanie na ten temat komunikat. Decyzję o kolejnych krokach w związku z taką sytuację podejmuje operator, ale dzięki informacjom dostarczanym przez system obsługi sprzedaży, ma bieżące dane o wiarygodności klienta.