15 pytań, które warto sobie zadać przed, w trakcie i po wdrożeniu ERP

W obecnych czasach wiele firm cyfryzuje swoje procesy biznesowe. Jednym z elementów digitalizacji może być wdrożenie ERP. Z takiej zmiany wynikają różne korzyści, szczególnie związane z optymalizacją pracy i zwiększeniem wydajności w organizacji. Jednak wdrożenie systemu ERP to skomplikowany projekt, który wymaga wcześniejszego przygotowania. Aby dobrze do niego podejść, warto skupić się na najważniejszych faktach związanych z wybranym przez Ciebie rozwiązaniem. Zadając sobie poniższe pytania przed, w trakcie i po implementacji, wzrasta szansa powodzenia tej inwestycji. 

Dobre planowanie to klucz do sukcesu w każdym projekcie. Wybór dostawcy i odpowiedniego oprogramowania ERP przyniesie efekty na wiele lat. Dlatego ważne jest, aby przed rozpoczęciem projektu, dokładnie się zastanowić i przeanalizować wszystkie możliwości.

Kluczowe pytanie, na które musisz znać odpowiedź, dotyczy celów wdrożenia systemu ERP. Dobrą praktyką jest wyznaczenie ich z góry. Bez tej wiedzy trudno będzie Ci porównać oferty, a później zweryfikować, czy oprogramowanie przyniosło spodziewane efekty. Cele można ustalić na wiele sposobów. Popularna jest np. metoda SMART, o której można przeczytać w osobnym artykule. 

Samodzielne definiowanie celów może być trudne. Zawsze lepiej jest skorzystać z pomocy innych, którzy mogą wnieść świeże spojrzenie na sytuację. Aby proces był jak najbardziej efektywny, możesz wypróbować jedną z poniższych opcji. Zastanów się, która z nich będzie dla Ciebie najlepsza. 

• Wiedza pracowników – osoby zatrudnione w firmie wiedzą, czego potrzebują w codziennej pracy. Być może znajdziesz wśród nich kogoś z kompetencjami, które mogą przydać się przy określaniu celów biznesowych. 
• Konsultanci zewnętrzni – wiedza ekspercka i doświadczenie w jednym. Firmy konsultingowe to dobry wybór, jeśli potrzebujesz obiektywnych wskazówek. Możesz w ten sposób poznać najważniejsze pola, które potrzebują usprawnień w Twojej organizacji. 
• Dostawca oprogramowania – jeżeli firma wdrażająca system ERP posiada już doświadczenie w Twojej branży, lepiej zrozumie Twoje potrzeby. Wiedza, którą zebrała przy poprzednich projektach, może okazać się bezcenna. 

Powyższe metody można oczywiście łączyć. Dzięki temu będziesz mieć pełny wgląd w projekt i ułatwisz sobie definiowanie celów.

Systemy ERP można podzielić na gotowe (pudełkowe) oraz dedykowane. Różnią się między sobą przede wszystkim tym, że koszt tych pierwszych jest zwykle o wiele niższy, a czas wdrożenia krótszy. Niestety nie mają zbyt wielu możliwości rozbudowy. Z kolei rozwiązania „szyte na miarę” są dokładnie dopasowywane do potrzeb firmy. W przypadku niestandardowych procesów biznesowych lepiej wspierają organizację, a do tego można je rozbudowywać wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. 

Skąd wiadomo, który rodzaj ERP wybrać? Przede wszystkim po ustaleniu celów wdrożenia, zapoznaj się dokładnie z ofertami różnych dostawców. Zastanów się, które funkcje są kluczowe do codziennych zadań, a które pomogą zrealizować ustalone cele. To bardzo ważna decyzja, która wpływa na to, jak dobrze to oprogramowanie będzie Ci służyć i czy inwestycja zwróci się w dłuższej perspektywie.

Podczas ustalania rodzaju i dostawcy systemu ERP, pomyśl o tym, z jakimi platformami działającymi w przedsiębiorstwie chcesz go zintegrować, aby polepszyć przepływ informacji między nimi i wyeliminować wszelkie nieścisłości. Dokładnie zweryfikuj otrzymane oferty – czy firmy proponują tego rodzaju integracje oraz w jaki sposób rozwiązały to technologicznie. Dzięki temu unikniesz wielu nieścisłości i będziesz w stanie ocenić, czy dane rozwiązanie spełni Twoje potrzeby biznesowe.

Koszty wdrożenia systemu ERP zwykle są wysokie, natomiast warto pamiętać, że jest on inwestycją, która przy odpowiednim podejściu i przeprowadzeniu, przyniesie firmie korzyści. Przy galopującej inflacji oraz kryzysach atakujących przedsiębiorstwa z każdej strony, może się wydawać, że to nie jest dobry czas na wydatki. Nic bardziej mylnego – oczywiście projekt można pokryć budżetem firmowym, ale istnieją także inne sposoby finansowania implementacji rozwiązań IT:

1. Podzielenie projektu na mniejsze etapy – to rozwiązanie pozwala rozłożyć koszty wdrożenia w czasie. 
2. Leasing oprogramowania – dobry sposób na rozbicie kosztów na mniejsze części. 
3. Wynajem licencji na oprogramowanie zamiast kupna – zamiast jednej dużej opłaty, firma ponosi mniejsze koszty, które rozłożone są na wiele miesięcy. 
4. Zewnętrzne źródła finansowania – wszelkiego rodzaju dotacje to duża pomoc dla portfela firmy, jednak zazwyczaj występują one w formie refundacji. Oznacza to, że najpierw musisz zabezpieczyć pełną kwotę, a dopiero później jest ona zwracana. 
5. Fundusze europejskie – to bardzo dobry sposób finansowania, o który warto się postarać, ale aby je dostać, należy spełnić wiele warunków.

Wdrożenie systemu ERP obejmuje szereg zmian w organizacji. Dlatego w trakcie projektu podejmuje się decyzje na wielu etapach. Zastanów się, czy masz wystarczająco dużo przestrzeni na pełne zaangażowanie się w przedsięwzięcie. Jeżeli nie, dobrym pomysłem będzie wyznaczenie osoby decyzyjnej, np. Project Ownera. Taka osoba będzie kontrolowała przebieg całego procesu implementacji dzięki temu, że pośredniczy między przedsiębiorstwem a dostawcą.

Jeżeli wybierzesz już osobę decyzyjną, w następnej kolejności zdecyduj o tym, kto jeszcze wejdzie w skład zespołu projektowego. Nie mogą być to przypadkowe osoby – najlepszym wyborem będą ci, którzy rozumieją procesy biznesowe firmy, są otwarci na wszelkie zmiany. Muszą także nie mieć problemów z partnerską komunikacją wewnątrz firmy i z dostawcą systemu ERP. Zwróć także uwagę na wzajemne relacje członków zespołu – wszelkie konflikty między nimi, mogą wpłynąć na niepowodzenie implementacji. 

Wybór metodyki wdrożenia to istotna część przygotowania do wdrożenia. Obecnie najczęściej stosowane jest podejście zwinne. Zakłada ono pracę w krótszych przedziałach czasu, aby szybciej dostarczyć mniejsze części systemu. Jednak to nie jedyna dostępna opcja – wiele firm decyduje się na tzw. podejście klasyczne, które jest równie dobre, jak zwinne. Zapoznaj się z metodykami proponowanymi przez przedsiębiorstwa, które oferują wdrożenie systemu ERP w Twojej organizacji. Dostawcy będą w stanie pomóc w podjęciu decyzji, po uwzględnieniu specyfiki implementacji i jej celów.

Jeżeli wybierzesz dedykowane rozwiązanie ERP, wdrożenie może zająć od kilku do kilkunastu miesięcy. Już samo planowanie potrafi zajmować tygodnie, a to dopiero początek całego procesu. Dlatego jeśli Twój grafik jest napięty i wiesz, że nie będziesz mieć możliwości, aby w pełni uczestniczyć w projekcie, musisz wyznaczyć Project Managera i zaangażować go w większość operacji.

Wyobraź sobie, że jesteś w trakcie wdrożenia rozwiązania ERP w firmie. Pomimo że najtrudniejsza część za Tobą, to na pewno wciąż pojawiają się w Twojej głowie pytania.

W zależności od tego, czy planujesz podzielić projekt na mniejsze części i wdrażać go w życie etapami, czy zakładasz uruchomienie całości w późniejszym czasie, musisz ustalić datę startu nowego systemu. To ostatni moment na wyznaczenie tego terminu. Pamiętaj, że musi on współgrać z innymi czynnikami, takimi jak np. sezon – odpalenie nowego rozwiązania w okresie urlopowym, lub w trakcie piku sprzedażowego, to nie najlepszy pomysł.

System ERP jest w trakcie wdrożenia, pracownicy są gotowi do nauki obsługi nowego oprogramowania, lecz nagle okazuje się, że budżet został już przekroczony, choć rozwiązanie nie jest jeszcze gotowe. Co robić? Przede wszystkim jeśli nie chcesz dopuścić do takiej sytuacji, to musisz uświadomić sobie, że prawidłowe prowadzenie projektu pomoże Ci uniknąć tego problemu. Dostawca powinien regularnie dostarczać informacje o tym, czy któreś z zadań przy implementacji potrzebuje więcej czasu lub zasobów. Świadome decydowanie o nieprzewidzianych wcześniej dodatkowych modułach pozwoli na lepszą kontrolę nad projektem.

Ryzyko niepowodzenia wdrożenia systemu ERP istnieje zawsze – nawet jeśli wybierzesz najlepszego dostawcę na rynku, przygotujesz najlepszy na świecie plan i wybierzesz najbardziej odpowiedzialnych ludzi do zespołu wdrożeniowego. Czasem firma ma poczucie niezadowolenia z ostatecznego kosztu, innym razem to opóźnienia w starcie są punktem zapalnym. Dlatego bardzo ważne jest, aby mieć „plan B”, czyli przewidziany scenariusz w razie gdyby implementacja się nie udała. Jeżeli dostrzegasz jakieś zagrożenia, to jeszcze przed wdrożeniem określ, jak możesz ich uniknąć, a także przygotuj się na ich ewentualne wystąpienie. Eliminując słabe strony przed rozpoczęciem przedsięwzięcia, zwiększy szansę na sukces, a także da Ci czas na odpowiednią reakcję w razie wystąpienia problemów.

Przenieśmy się myślami na koniec projektu. Jesteś już po wdrożeniu, pracownicy korzystają z systemu, a Ty możesz podsumować całe przedsięwzięcie.

Okres po implementacji to dobry moment na zweryfikowanie, czy cele, zakładane na początku, zostały zrealizowane. Część z nich zmierzysz od razu, ale na weryfikację pozostałych trzeba poczekać, szczególnie jeśli chcesz porównać dane z różnych okresów. Rozłóż retrospekcję projektu i ocenę efektów na kilka części: krótko po wdrożeniu, kwartał po wdrożeniu, rok po wdrożeniu.

Choć to pytanie może wydawać się zbędne, to pamiętaj, że to na pewno nie ostatni projekt, który realizujesz w organizacji. Dlatego zastanowienie się – co Ci odpowiadało, co poszło dobrze, a czego lepiej nie powielać, to dobry sposób na polepszenie tego doświadczenia w przyszłości. Wymień informacje z dostawcą, aby dać mu znać, czego potrzebujesz, a co dobrze współgrało w Waszej współpracy.

Choć projekt wdrożeniowy został zakończony, a system ERP działa w Twoim przedsiębiorstwie, warto pozostać w kontakcie i partnerskiej współpracy z dostawcą oprogramowania. Dzięki temu zyskasz pewność, że rozwiązanie pomoże rozwinąć się Twojemu biznesowi w perspektywie pół roku, dwóch czy nawet pięciu lat. Pamiętaj, że droga transformacji cyfrowej nie kończy się po implementacji, a towarzyszy firmie cały czas. 

Teraz znasz odpowiedzi na kilka bardzo ważnych pytań związanych z projektem wdrożeniowym rozwiązania ERP. Na pewno jednak to nie wszystko, co chcesz wiedzieć. Dlatego zachęcam do przeczytania naszej publikacji: „39 pytań, które musisz sobie zadać przed, w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP”. To obszerny materiał, zawierający mnóstwo wskazówek opartych o doświadczenie, które posiadamy w zakresie implementacji systemów. 

Przeczytaj publikację pod tym adresem: https://sente.pl/publikacja-39-pytan-ktore-musisz-sobie-zadac-przed-w-trakcie-i-po-wdrozeniu-systemu-erp/