Handel i dystrybucja

Chcesz się dowiedzieć, jakie funkcje i moduły zawiera system Teneum X w obszarze Handel i dystrybucja?

Sprawdź funkcjonalność
Poznaj korzyści biznesowe w obszarze Handel i dystrybucja

Gospodarka magazynowa

Program magazynowy

To jeden z głównych modułów obszaru handlu i dystrybucji. W nim skupione są wszelkie funkcjonalności związane z ewidencją obrotu magazynowego, wyceną zapasów magazynowych, zarządzanie obrotem towarowym i stanami magazynowymi. Program do obsługi magazynu stanowi kompletne wsparcie procesów intralogistycznych w firmach handlowych.

Rejestrowanie dokumentów

Program magazynowy pozwala ewidencjonować wszelkie dokumenty magazynowe przychodowe i rozchodowe, a także korygujące. Umożliwia rozliczanie wartościowe magazynu według cen ewidencyjnych, FIFO, LIFO, a także cen średnich ważonych. Dokumenty mogą być rejestrowane ręcznie lub generowane automatycznie do zamówień lub faktur.

Jednostki miar

Program do obsługi magazynu daje możliwość operowania jednostkami zbiorczymi i przeliczeniami, zarówno dla jednostek logistycznych (np. palety), jak i jednostek cenowych. Może przeliczać różnego typu sekcje (np. m2 na sztuki), z zastosowaniem przeliczników stałych lub zmiennych.

Zarządzanie stanami magazynowymi

System magazynowy pozwala na przeglądanie stanów towarów, z możliwością wglądu w historię przeszłych i prognozę przyszłych obrotów oraz tworzenie zbiorczych zestawień w ramach oddziałów lub całej firmy. Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie stanami magazynowymi.

Noty magazynowe wartościowe

W przypadku zmiany ceny zakupu towaru program do obsługi magazynu daje sposobność zarejestrowania noty magazynowej generującą zmianę wartości dokumentu zakupu. Powoduje to automatyczną zmianę wartości magazynu (jeśli towar jest na stanie) lub zmianę wartości wszystkich dokumentów, na których ten towar był wydany. Zmiana wartości jest propagowana kaskadowo, jeśli towar ten został przyjęty do innego magazynu, bądź jeśli jest surowcem w procesie produkcji. Rozwiązanie pozwala na księgowanie not magazynowych wg daty ich powstania, toteż nie naruszają wartości w zamkniętych okresach księgowych.

Numery seryjne

W trakcie redagowania dokumentów możliwe jest ewidencjonowanie numerów seryjnych towarów przyjmowanych lub wydawanych, co umożliwia pełne śledzenie ruchu każdego z nich w firmie.

Partie magazynowe

W trakcie redagowania dokumentów przychodowych możliwe jest określenie symbolu przyjmowanej partii, a podczas opracowywania rozchodowych – wybór z listy dostępnych partii. Program do zarządzania stanami magazynowymi pozwala na prześledzenie, w jaki sposób towar z danej partii został rozchodowany. Partie magazynowe mogą posiadać dodatkowe atrybuty, redagowane na dokumentach zakupu, dzięki czemu program pozwala na pełną ewidencję charakterystyki danej partii.

Towary z określonym terminem ważności

Za pomocą programu magazynowego możliwe jest redagowanie terminu ważności partii w momencie przyjęcia dostawy, a także kontrolę towarów w magazynie, dla których zbliża się termin ważności.

Stany minimalne i maksymalne

W programie magazynowym możliwe jest automatyczne lub ręczne tworzenie tabel kontrolnych stanów minimalnych i maksymalnych na podstawie analiz obrotów magazynowych lub innych danych systemu. Pozwala to na planowanie zapasów, np.: w okresach trwania promocji czy zmian sezonowych.

Inwentaryzacja

Automatyzacja procesu generowania arkuszy inwentaryzacyjnych, łączenia ich, a także wystawiania dokumentów korygujących usprawnia inwentaryzację magazynów – wszystko to jest możliwe w programie do obsługi magazynu. Wykorzystanie czytnika kodów kreskowych dodatkowo ułatwia proces spisu z natury.

Zamówienia wewnętrzne

System magazynowy umożliwia ewidencję zamówień wewnętrznych przepływu asortymentu pomiędzy działami i oddziałami firmy. Ich obsługa jest analogiczna jak dla zamówień sprzedaży lub zakupu.

Opakowania zwrotne

Program do zarządzania gospodarką magazynową umożliwia przeglądanie stanów ilościowych opakowań, zarówno przekazanych do klientów, jak i pobranych od dostawców. Możliwe jest rejestrowanie dokumentów magazynowych ewidencjonujących obrót opakowań wraz z automatycznym naliczeniem kaucji, a także jej rozliczenie.

Kompletacja i montaż

Program magazynowy pozwala na automatyczne generowanie zleceń montażu do zamówień klientów oraz obsługuje proces montażu poprzez modelowanie przepływu zleceń przez odpowiednie rejestry.

Receptury montażu

Każda pozycja asortymentowa zdefiniowana jako „produkt” może posiadać jedną lub więcej receptur montażu. Określa ona jakie surowce i w jakich ilościach wchodzą w skład produktu.

Rejestry zamówień kompletacji / montażu

Program do obsługi magazynu jest wyposażony w zaawansowany mechanizm obsługi zleceń montażu umożliwiający ich prostą ewidencję, a także śledzenie postępu ich realizacji. Proces realizacji zamówienia i poszczególne jego kroki są w pełni definiowalne.

Przykładowe operacje możliwe do przeprowadzenia na zamówieniach kompletacji / montażu to:

  • akceptacja zamówienia montażu
  • wydruk zamówienia
  • pobranie surowców (wygenerowanie RW)
  • wykonanie montażu (wygenerowanie PW)
    anulowanie zlecenia
  • rezerwacja towaru, itp.

Automatyczna kompletacja

Podczas prowadzenia sprzedaży program magazynowy wykrywa niedobory poszczególnych produktów i w przypadku możliwości ich kompletacji z surowców pozwala na automatyczne wygenerowanie niezbędnych zamówień kompletacji.

Umów się na rozmowę z konsultantem biznesowym.

Paweł Forystek

New Business Development Manager

FAQ – najczęściej zadawane pytania o gospodarkę i dokumenty magazynowe

Czym jest program do gospodarki magazynowej?

To system informatyczny wspierający zarządzanie ruchem towarów w magazynie, ich ewidencję, kontrolę stanów oraz dokumentację. Gospodarka magazynowa – dokumenty, które generuje system, pozwalają zachować porządek i pełną przejrzystość operacji. Narzędzie jest szczególnie przydatne w firmach handlowych i produkcyjnych.

Jakie funkcje oferuje program magazynowy?

System magazynowy umożliwia rejestrowanie dokumentacji magazynowej, zarządzanie zapasami, obsługę jednostek miar oraz prowadzenie inwentaryzacji. Dodatkowo wspiera procesy magazynowe takie jak kompletacja, montaż i kontrola partii magazynowych. Przeczytaj ten artykuł, żeby sprawdzić, „Jak program magazynowy usprawnia pracę?”.

Do czego służy ewidencja dokumentów przychodowych i rozchodowych?

Dokumenty przychodowe i rozchodowe są podstawą rejestrowania przyjęć i wydań towarów. Program umożliwia ich ręczne wystawienie lub automatyczne generowanie na podstawie zamówień. Każde wydanie towaru wymaga odpowiedniego potwierdzenia w systemie.

Jakie są zasady dokumentowania obrotu magazynowego?

Dokumentowanie obrotu magazynowego opiera się na precyzyjnym rejestrowaniu operacji przyjęcia i wydania towaru. Każda operacja powinna być udokumentowana datą, ilością, wartością oraz podpisem osoby upoważnionej. W przypadku zmiany ceny stosuje się noty magazynowe wartościowe.

Czym są dokumenty przychodowe w magazynie?

Dokumenty przychodowe to dokumenty potwierdzające przyjęcie towaru do magazynu. Wystawiane są na przykład przy dostawie od dostawcy, zwrocie towaru lub przyjęciu wewnętrznym z innej jednostki danego przedsiębiorstwa.

Jak rejestrowane są dokumenty magazynowe?

Dokumenty magazynowe mogą być dodawane ręcznie przez pracownika magazynu lub generowane automatycznie w systemie. Ich wystawienia dokumentu dokonuje się zwykle na podstawie dokumentów potwierdzających zamówienie lub dostawę.

Kiedy stosuje się przyjęcie wewnętrzne?

Przyjęcie wewnętrzne stosuje się przy przesunięciach towarów między działami, np. między oddziałami jednej firmy. Ten typ dokumentu umożliwia ewidencję wewnętrznych przepływów towaru bez udziału zewnętrznych kontrahentów.

Co oznacza wydanie zewnętrzne z magazynu?

Wydanie zewnętrzne to proces fizycznego i formalnego przekazania towaru klientowi lub innemu odbiorcy. Odbywa się ono na podstawie dokumentów rozchodowych i zawsze musi być udokumentowane przez osobę upoważnioną.

Czy można kontrolować terminy ważności towarów?

Tak, program pozwala przypisać termin ważności do każdej partii przy przyjęciu towaru. Dzięki temu można monitorować, które produkty zbliżają się do końca daty przydatności i podejmować działania zapobiegawcze.

Jak program obsługuje kompletację i montaż?

System automatycznie generuje zlecenia montażu do zamówień klientów. Proces obejmuje pobranie surowców, wykonanie montażu oraz wygenerowanie odpowiednich dokumentów RW i PW.

Czy można śledzić numery seryjne towarów?

Tak, program umożliwia rejestrację i śledzenie numerów seryjnych podczas przyjęcia i wydania towaru. Dzięki temu możliwa jest pełna kontrola nad każdym egzemplarzem produktu.

Jak wygląda ewidencja partii magazynowych?

Dla każdej partii można przypisać indywidualne cechy, jak termin ważności czy kraj pochodzenia. Podczas wydania towaru można wybrać konkretną partię, co zapewnia dokładność i pełną identyfikowalność.

Co oznacza automatyczna kompletacja?

Jeśli podczas sprzedaży brakuje gotowego produktu, system może automatycznie sprawdzić dostępność surowców i wygenerować zlecenie kompletacji. Pozwala to na bieżące uzupełnianie zapasów i szybszą realizację zamówień.

W jaki sposób program wspiera planowanie stanów magazynowych?

System umożliwia definiowanie stanów minimalnych i maksymalnych na podstawie historii obrotów. Funkcja ta pomaga utrzymać optymalne zapasy i zapobiegać brakowi towaru.

Czy możliwe jest tworzenie zestawień stanów magazynowych?

Tak, użytkownik może generować szczegółowe zestawienia stanów według oddziałów lub całej firmy. Dostępna jest również analiza historyczna i prognozy przyszłych obrotów.

Jakie dane zawiera dokument przyjęcia towaru?

Dokument przyjęcia towaru zawiera informacje o dacie przyjęcia towaru, rodzaju i ilości produktów, dostawcy oraz osobie zatwierdzającej. Stanowi formalny zapis wprowadzenia towaru do magazynu.

Czym jest wystawienie dokumentu rozchodowego?

To proces formalnego potwierdzenia, że towar opuszcza magazyn. Dokument może zostać wygenerowany automatycznie na podstawie zamówienia klienta i zatwierdzony przez pracownika magazynu.

Jak system obsługuje opakowania zwrotne?

Program prowadzi ewidencję ilościową opakowań przekazanych i zwróconych przez klientów. Możliwe jest automatyczne naliczenie i rozliczenie kaucji związanej z opakowaniami.

W jaki sposób rejestrowane są zamówienia wewnętrzne?

Zamówienia wewnętrzne umożliwiają przekazywanie asortymentu między działami. Ich obsługa jest podobna do klasycznego procesu zamówienia – możliwa jest rezerwacja towaru oraz śledzenie jego realizacji.

Co daje kontrola przez pracownika magazynu?

Obecność pracownika magazynu przy procesach przyjęcia i wydania pozwala na dokładne potwierdzenie fizycznych operacji. Osoba ta odpowiada również za poprawność danych na dokumentach.

Kiedy wymagany jest podpis osoby upoważnionej?

Podpis osoby upoważnionej jest wymagany podczas zatwierdzania dokumentów magazynowych, zwłaszcza przy wydaniach zewnętrznych i przyjęciach towaru. Jest to zabezpieczenie prawne i organizacyjne.

Z jakimi systemami można zintegrować program do gospodarki magazynowej?

Program może być zintegrowany z różnorodnymi systemami IT, takimi jak ERP, CRM, platformy e-commerce, systemy finansowo-księgowe czy aplikacje kurierskie. Taka integracja pozwala na automatyczną wymianę danych, eliminację błędów przy ręcznym wprowadzaniu informacji oraz zwiększenie efektywności operacyjnej. Dzięki temu możliwa jest pełna synchronizacja procesów magazynowych z działaniami sprzedażowymi, zakupowymi, logistycznymi i księgowymi. System może również wspierać wymianę danych z zewnętrznymi partnerami za pomocą EDI lub API.

Czy można analizować dane na podstawie konkretnych dokumentów?

Tak, wszystkie raporty i zestawienia mogą być tworzone na podstawie dokumentów potwierdzających przyjęcia, wydania czy kompletację. Dzięki temu analizy są dokładne i zgodne z rzeczywistością operacyjną.